Оформление документов на основании гост р6.30-2003

План:

1. Оформление реквизитов

2. Оформление распорядительных документов

3. Оформление информационно-справочных документов

4. Оформление организационных документов

Реквизиты:

1. Герб

2. Герб субъектов РФ и муниципальных образований

3. Эмблема организации (торговый знак)

4. Код организации

5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)

6. ИНН и КПП

7. Код формы документа

8. Наименование организации, являющейся автором документа (над именованием организации может указываться вышестоящая организация, которой подчиняется данная организация)

9. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер

н/п: 03-27/64

03 – отдел

27 – номер по номенклатуре

64 – регистрационный номер

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа – указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименования организации или справочных данных об организации

15. Адресат

16. Гриф утверждения

17. Резолюция, содержащая решения вопроса

18. Заголовок

19. Отметка о контроле за исполнением документа

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Опись

23. Гриф согласования

24. Виза согласования – для документа, подлинник которого отправляется из организации, виза ставится в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если подлинник остается в организации, виза ставится в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии

27. Отметка об исполнители – может располагаться на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа

Распорядительные документы

К ним относятся приказы, распоряжения, указы, решения, постановления и т.д. от вышестоящих органов к подчиненным.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности, в целях разрешения производственных задач

Приказы делятся на 2 группы:

1. По личному составу – оформляются кадровыми службами, все в унифицированной форме

2. По основной деятельности организации

Текст приказа состоит из 2 частей:

1. Констатирующий – указываются основания издания приказа (что послужило основанием). Основанием может быть:

• Нормативно-правовые документы вышестоящего органа или ранее изданные собственные документы обязательно с указанием названия этого документа, автора, даты и номера

• Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов и событий, послуживших причиной издания приказа

Словосочетания:

• В соответствие с приказом, распоряжением, постановлением и т.д.

• Во исполнении

• В целях улучшения, необходимости, экономии

• В связи с возможностью, необходимостью

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в объяснении.

2. Распорядительный – начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ

• Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глаголов неопределенной форме

• Если действие предполагает конкретного исполнителя, то пункт должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже

Если проект приказа отменяет в какой-либо части ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ или пункт документа с указанием наименования документа, его даты и номера. Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению или дополнению, то в проекте нового приказа вносится пункт в откорректированном виде.

Постановления и распоряжения – документы коллегиальных органов.

6