Документационное обеспечение управления (доу)

Ирина Анатольевна Ерзылева

Общая характеристика документационного обеспечения управления

План:

1. Предмет делопроизводства и его история развития в России

2. Основные понятия ДОУ

• Документы и его функции

• Понятие реквизит документа

• Формуляр документа

• Бланк документа

3. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

4. Нормативно-правовая база ДОУ

Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организация их движения, учета и хранения

1 этап: 10-15 века – определенная форма документации (от вышестоящих исходили документы (указы), закрепляли права граждан (грамоты), договора (Русь и Византия)). Определенных правил не было, каждое княжество само решало, как ему заполнять документы

2 этап: 16 – 17 века - приказное делопроизводство (приказ возглавлял приказной судья, в подчинении которого были дьяки). При получении документа стали ставить дату получения. Дьяк проверял правильность составления документа и редактировал его, затем отдавался младшему подъячному, который переписывал его. Копия или черновик (отпуск) оставлялся в приказе. В конце документа делали отметку младшие подъячные, как отметка об исполнении. Юридическую силу документу придавала подпись дьяка. Текст был сплошной, ничего не выделялось

3 этап: 18 век – калежское делопроизводство (калегии). 1720 г. – Петр I ввел генеральный регламент (введены должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, прописаны вся работа с документацией, введена обязательная регистрация документов, вводились журналы для регистрации). 3 года хранились документы в калегии, затем они передавались в архив. Появляется протокол. Делопроизводство было поставлено на законодательной основе (единые законы для всей страны)

4 этап: 19 век - начало 20 века – министерское делопроизводство при Александре I. На смену калегии пришли министерства. Документы передавались от нижестоящему к вышестоящему. 1811 г. – общее учреждение министерств (порядок рассмотрения документов, оформление, движение, подписание, контроль, хранение и т.д.). Копии документов оставлялись в министерстве. Зависимость юридической силы от правильности оформления документов. Создание бланка организации (название, выходные данные)

5 этап: октябрь 1917 год – по сегодняшний день - советский период. Созданы 2 учреждения, занимающиеся делопроизводством, ликвидированы 1932 г. В 1940 г. – глав архив стал центральным звеном делопроизводства, создавший единый срок хранения документов. В 1965 г. создан институт, занимающийся оформлением бланков. В 1973 г. и в 1988 г. – редакция делопроизводства

Документ – в переводе с латинского – свидетельство, способ, доказательство – ФЗ «Об информации и защите информации» зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Документы бывают:

1. Личного происхождения

2. Официального происхождения (по определенным правилам)

Документы делятся также по степени подлинности:

1. Подлинник (1 экземпляр, имеющий юридическую силу)

2. Дубликаты

3. Копия (если заверена, тогда имеет юридическую силу)

Функции:

1. Информационная - фиксируются события, факторы, которые несут в себе информацию

2. Коммуникативная – средство обмена информации

3. Организационная – происходит воздействие на людей

4. Правовая – как доказательство в суде, может быть источником права

5. Научно-историческая – в архивах остаются научное и культурное наследие

6. Воспитательная – дисциплинирует организатора

Документ тесно связан с понятием реквизит.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (подпись, текст, название, дата и т.д.) ( по ГОСТу 30 реквизитов)

По способу оформления:

1. Графические (эмблема организации, герб, печать)

2. Текстовые

Реквизиты бывают:

1. Переменные (вносятся в процессе подготовки и оформлении документа) (текст, дата, регистрационный номер)

2. Постоянные (неизменяемая часть документа, наносимая при его изготовлении)

3. Обязательные (зависит юридическая сила документа) (дата, подпись)

4. Необязательные (отметка об исполнении)

Бланк организации – прописан в уставе и ни одна организация не может без них существовать – стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации

Размеры полей по ГОСТу: справа 10 мл, остальные 2 мл

2 варианта расположения реквизитов на бланке:

1. Продольный – реквизиты располагаются воль верхнего поля документа

2. Угловой – реквизиты располагаются в верхнем левом углу

Существует 3 вида бланка для создания документов:

1. Общий бланк – для изготовления любых документов, кроме писем

2. Бланк для письма – указываются справочные данные и реквизитом 15 «адресом получателя» с правой стороны

3. Специальный бланк (конкретный) – на основании общего бланка и дополняется реквизитом 10 «вид документа» (акт, протокол и т.д.)

Формуляр документа – совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения

Формуляр образец документа – графическая модель построения документа, устанавливающая область применения форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характернее именно для этой группы документов

Основными направлениями развития делопроизводства является стандартизация и унификация.

Унификация – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и метом его обработки

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке

Унифицированная система документации (УСД) – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданные по единым правилам и требованиям и применяемые в определенной области деятельности

Стандартизация – высшая ступень унификации, разрабатывает министерство ведомства – процесс установления и применения стандартов, под которым понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ним других подобных объектов

Суть стандартизации – возведение в норму обязательную для применения в общегосударственном масштабе

Правовые документы:

1. Конституция РФ

2. Кодексы (трудовой, налоговый, административный)

3. ФЗ

4. Указы президента, постановления правительства РФ

5. ОКТЭСИ – общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

ОКПО, ОКУД

ГОСТ Р6.30 – 2003 – унифицированная система организационно-распорядительной документации

ГОСТ 17914 – 72 – обложка дел длительного хранения

ИСО 15489-1 2007 г. – система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу – регулирует процессы управления документами

Основные правила работы архивов организации (изданы в 2002 г.)

6. Другие нормативно-правовые нормы

ФЗ:

1. от 01.06.2005 г. ФЗ № 53 «О государственном языке РФ»

2. от 25.10.1991 г. № 1807-1 ФЗ «О языках народа РФ»

3. от 30.06.2003 г. № 1 ФЗ «О государственном гербе»

4. от 21.07.1993 г. № 5485-1 ФЗ «О государственной тайне»

5. от 29.07.2004 г. № 98 ФЗ «О коммерческой тайне»

6. от 27.06.2005 г. № 152 ФЗ «О персональных данных»

7. от 16.02.1995 г. № 129 ФЗ «О почтовой связи»

8. от 23.09.1992 г. № 3523 – 1 ФЗ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных»

9. от 10.01.2002 г. № 1 ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

10. от 27.07.2006 г. № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

11. от 22.10.2002 г. № 125 ФЗ «Об архивном деле в РФ»