1.2. Варианты ведения претензионной работы, общие методы и приемы претензионной работы, ее организационные формы

Как правило, претензионная работа организуется по одному из двух основных вариантов.

При первом варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юрисконсульта в данном случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления.

Второй вариант предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристу соответствующие документы.

В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.

Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности, от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.

Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.

Практика юридических служб определила общие методы и приемы претензионной работы, ее организационные формы. На каждом предприятии должен быть издан приказ или инструкция о порядке организации и ведения претензионно работы, где определялись бы подразделение или должностное лицо, должен готовить претензию в случае нарушения договора. Это подразделение или должностное лицо вправе требовать от других подразделений материалы, необходимые для предъявления претензий или подготовки ответа на нее.

В функции юридической службы входят контроль за правильностью предъявления претензий и ответов на них; обобщение результатов претензионной работы, подготовка руководству предложений по устранению недостатков в претензионной работе подразделений и должностных лиц.

На каждом предприятии должна организовываться надлежащая регистрация и учет претензий и исков, что, во-первых, обеспечивает хранение документов, а во-вторых, позволяет периодически анализировать состояние дел на предприятии: устанавливать причины предъявления претензий, уровень их удовлетворения и на этой основе разрабатывать необходимые предложения и мероприятия по их устранению. Как правило, на предприятии регистрируют претензии и иски юридические службы путем журнальной формы ведения учета. В одном журнале ведется учет претензий и исков, предъявленных предприятием, во втором – выдвинутых к предприятию.

Общим вопросом является также сроки выдвижения и рассмотрения претензий. Несоблюдение установленных сроков может лишить предприятие права на подачу иска, приведет к значительным потерям. И наоборот, соблюдение установленных сроков выдвижения и рассмотрения претензий чаще защищает предприятие от рассмотрения споров в арбитражных судах и денежных затрат на выплату государственной пошлины, командировочные и т.д.

Претензия подлежит рассмотрению в месячный срок со дня его получения. Если обязательными для обеих сторон правилами или договором предусмотрено право проверки забраковано продукции предприятием-изготовителем, претензии, связанные с качеством и комплектностью продукции, рассматриваются в течение двух месяцев.

Если отсутствуют отдельные необходимые для рассмотрения претензии документы, их испрашивается у заявителя с указанием срока их представления, но не менее пяти дней, не считая времени на почтовую пересылку. При этом рассмотрение претензии приостанавливается до получения этих документов или окончания срока их представления. Если затребованные документы не поступили в срок, претензия рассматривается по имеющимся документам⁴.

Правильное выдвижения претензии делает своевременное урегулирование споров, восстановления нарушенных прав и интересов предприятия.

Необходимые для выдвижения претензии материалы готовят заинтересованные подразделения (отдел снабжения, бухгалтерия и др.) и передают в подразделения, выполняющие претензионную работу; последние должны проверить наличие права на выдвижение претензии, полноту полученных материалов и их надлежащее оформление.

В случае необходимости от отделов требуются необходимые дополнительные материалы, а оформлены ненадлежащим образом возвращаются к ним для доработки в установленный срок.