Контрольные вопросы к теме 2

1. Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

2. Какое определение понятия «документ» дано в законе «Об информатизации» и в ГОСТ 16487–83?

3. Как развивалось понятие «документ»?

4. Почему информационная функция присуща всем документам?

5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?

6. Почему документ полифункционален?

7. Какие способы документирования можете назвать?

8. Какие новые носители информации Вы знаете?

9. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

10. Какие классификации документа, и по каким признакам можно дать?

11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства

Основные понятия:

Нормативно-методическая база делопроизводства; Общегосударственный классификатор управленческой документации; унификация документов; стандартизация документов

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Основные задачи Департамента:

• разработка и реализация единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;

• формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, обеспечение сохранности документов, организация их государственного учета и использования;

• осуществление государственного надзора за соблюдением законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства;

• участие в документационном обеспечении управления в республиканских органах государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органах и иных организациях;

• создание совместно с заинтересованными республиканскими органами государственного управления, научными организациями условий, обеспечивающих внедрение автоматизированных технологий электронного документооборота;

• руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования;

• контроль разработки и использования официальных геральдических символов Республики Беларусь;

• организация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу, делопроизводству и специальным историческим дисциплинам;

• организация научно-исследовательской работы в области документоведения, архивоведения, археографии, электронного документирования, обеспечение внедрения научно-методических разработок в практику работы учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов и иных организаций;

• международное сотрудничество в сфере архивного дела и делопроизводства.

Департамент, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома составляют единую систему органов Государственной архивной службы Республики Беларусь.

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводствавключает в себя:

• указы, распоряжения Президента Республики Беларусь;

• постановления и распоряжения Правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне;

• правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документацию;

• классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

• законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации;

• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.