- •Академия управления при Президенте Республики Беларусь Система открытого образования
- •Делопроизводство
- •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса 12
- •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов 23
- •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства 42
- •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов 58
- •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов 89
- •Тема 11. Системы электронного документооборота 200
- •Введение
- •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса
- •Контрольные вопросы к теме 1
- •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов
- •Понятие документа
- •Функции документов
- •Способы документирования
- •Текстовое документирование
- •Техническое документирование
- •Фото-, кино-, видеодокументирование
- •Документы на машинных носителях
- •Материальные носители информации
- •Свойства документа
- •Классификация документов по различным признакам
- •Контрольные вопросы к теме 2
- •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне Государственные стандарты на документацию
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
- •Государственные стандарты на документацию
- •Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Ведомственные нормативные акты
- •Унификация и стандартизация
- •Контрольные вопросы к теме 3
- •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств Реквизиты организационно- распорядительных документов
- •Особенности оформления отдельных реквизитов
- •Контрольные вопросы к теме 4
- •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов
- •Организационно-распорядительная документация
- •Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
- •Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
- •Информационно-справочные документы
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Система плановой документации
- •Система отчетной документации
- •Кадровая документация
- •Основные виды документов по
- •Система бухгалтерской документации
- •Регистры бухгалтерского учета
- •Контрольные вопросы к теме 5
- •Тема 6. Организация работы с документами
- •Понятие «документооборот» и его развитие
- •Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)
- •Входящие документы
- •Исходящие документы
- •Внутренние документы
- •Учет объема документооборота
- •Регистрация документов Общие правила регистрации документов
- •Индексация документов
- •Формы регистрации документов и порядок их заполнения
- •Форма журнальной регистрации исходящих документов
- •Форма журнальной регистрации входящих документов
- •Контроль исполнения документов
- •Контрольные вопросы к теме 6
- •Тема 7. Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности
- •Номенклатура дел
- •Виды номенклатур дел
- •Требования к составлению номенклатуры
- •Заголовки и их составление в номенклатуре дел
- •Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
- •Требования к заполнению формы номенклатуры дел
- •Графа первая – «Индекс дела».
- •Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».
- •Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».
- •Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню».
- •Графа пятая – «Примечание».
- •Установление сроков хранения дел
- •Контрольные вопросы к теме 7
- •Тема 8. Формирование и текущее хранение дел
- •Формирование и оформление дел
- •Организация оперативного хранения дел
- •Контрольные вопросы к теме 8
- •Тема 9. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
- •Экспертиза ценности документов
- •Проведение экспертизы ценности
- •Оформление дел
- •Оформление обложки дела
- •Составление описей
- •Порядок передачи документов на хранение в архив
- •Контрольные вопросы к теме 9
- •Тема 10. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа
- •Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
- •Права доступа к конфиденциальным документам организации
- •Прием регистрация конфиденциальных документов
- •Печатание, размножение и рассылка документов
- •Группировка исполненных документов в дела
- •Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа
- •Контрольные вопросы к теме 10
- •Тема 11. Системы электронного документооборота
- •Электронный и бумажный документооборот
- •Электронно–цифровая подпись
- •Иок (pki) – инфраструктура открытых ключей
- •Организация систем электронного документооборота
- •Основные понятия о системах электронного документооборота Назначение сэд
- •Основные свойства сэд Открытость
- •Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением
- •Особенности хранения документов
- •Особенности маршрутизации документов
- •Разграничение доступа
- •Отслеживание версий и подверсий документов
- •Наличие утилит просмотра документов разных форматов
- •Аннотирование документов
- •Поддержка различных клиентских программ
- •Общая классификация сэд Концепция есм
- •Примеры реализации систем электронного документооборота
- •Общее описание
- •Основные функции системы
- •Документ в системе
- •Контрольные вопросы к теме 11
- •Глоссарий
- •Вопросы к зачету
- •Литература Литература:
- •Делопроизводство в государственной службе
- •220007, Г. Минск, ул. Московская, 17.
Иок (pki) – инфраструктура открытых ключей
Сегодня имеет смысл говорить уже не просто о удостоверяющем центре, а о целой комплексной структуре – PKI (ИОК– инфраструктура открытых ключей).
PKI – это комплексная система, обеспечивающая все необходимые сервисы для использования технологии с открытыми ключами. Цель PKI состоит в управлении ключами и сертификатами, посредством которого корпорация может поддерживать надежную сетевую среду. PKI позволяет использовать сервисы шифрования и выработки цифровой подписи согласованно с широким кругом приложений, функционирующих в среде с открытыми ключами.
Эффективная PKI должна включать следующие компоненты:
центр сертификации;
центр регистрации;
архив сертификатов;
систему аннулирования сертификатов;
систему создания резервных копий и восстановления ключей;
систему поддержки невозможности отказа от цифровых подписей;
систему автоматической корректировки пар ключей и сертификатов;
систему управления «историей» ключей;
систему поддержки взаимной сертификации;
конечных пользователей и клиентское программное обеспечение, взаимодействующее со всеми этими подсистемами безопасным, согласованным и надежным способом.
Удостоверяющий Центр– основная управляющая компонента PKI, предназначенная для формирования электронных сертификатов подчиненных Центров и конечных пользователей. Кроме сертификатов, УС формирует список отозванных сертификатов X.509 CRL (СОС) с регулярностью, определенной Регламентом системы.
К основным функция ЦС относятся:
формирование собственного секретного ключа и сертификата ЦС;
формирование сертификатов подчиненных Центров;
формирование сертификатов открытых ключей конечных пользователей;
формирование списка отозванных сертификатов;
ведение базы всех изготовленных сертификатов и списков отозванных сертификатов.
Центр Регистрации– опциональная компонента PKI, предназначенная для регистрации конечных пользователей. Основная задача ЦР – регистрация пользователей и обеспечение их взаимодействия с ЦС. В задачи ЦР может также входить публикация сертификатов и СОС в сетевом справочнике LDAP.
Пользователи– Пользователь, приложение или система, являющиеся Владельцами сертификата и использующие PKI.
Сертификация в инфраструктуре с открытыми ключами строится по двум основным типам архитектуры (рисунок 11.2): иерархической (сверху вниз) и взаимной сертификации (разделенное доверие). В иерархической модели в сертификации участвуют следующие субъекты.
Рисунок 11.2. Архитектура сертификации.
Организация систем электронного документооборота
Поскольку ЭЦП и инфраструктура открытых ключей позволяет сделать электронный документ юридически значимым, появляется возможность перехода государственных учреждений на АСДОУ нового поколения, снабженные средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это позволяет придавать той электронной версии, которая создается в АСДОУ интегрированными офисными приложениями (такими как MicrosoftWordилиExcel), статус полноценногоэлектронного документа. Правовую основу для такого перехода создал Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», введенный в действие с января 2000 г. Он придает таким документам равную юридическую силу с бумажными при условии наличия ЭЦП, средства создания которой прошли национальную сертификацию. В 1999 году разработаны и приняты национальные стандарты Республики Беларусь для защиты электронных документов (СТБ 1176.1–99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования», СТБ 1176.2–99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»). Наиболее общие требования по организации работы с электронными документами изложены в стандарте «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» (СТБ 1221–2000), который вступил в силу с 1 сентября 2000 г.
В Республике Беларусь реальный процесс перехода на электронные документы начался после создания системы сертификации средств ЭЦП. Органом по сертификации средств защиты информации, аккредитованным Госстандартом Республики Беларусь в 1997 г., является Государственный центр безопасности информации при Президенте Республики Беларусь (ГЦБИ). В настоящее время создана и аккредитована испытательная лаборатория в Национальном научно-исследовательском центре прикладных проблем математики и информатики при БГУ. С 2003 г. в Национальной системе сертификации Республики Беларусь были выданы 12 сертификатов на средства ЭЦП отечественного производства. Среди них решения, разработанные ЗАО «НТЦ Контакт», ООО «Энигма». Уже несколько лет такие средства реально используются в сфере межбанковских расчетов.
Многие органы государственного управления технически и организационно готовы к внедрению таких систем либо уже имеют системы, в которых интеграция средств ЭЦП может быть реализована в ближайшее время.