Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов 89

Организационно-распорядительная документация 91

Информационно-справочные документы 100

Документирование деятельности коллегиальных органов 106

Система плановой документации 107

Система отчетной документации 110

Кадровая документация 112

Основные виды документов по 115

Система бухгалтерской документации 121

Контрольные вопросы к теме 5 123

ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 124

Понятие «документооборот» и его развитие 124

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении) 125

Схема движения и технология обработки документов 128

Учет объема документооборота 133

Регистрация документов 134

Контроль исполнения документов 140

Контрольные вопросы к теме 6 142

ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 143

Номенклатура дел 143

Виды номенклатур дел 145

Требования к составлению номенклатуры 146

Заголовки и их составление в номенклатуре дел 147

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 150

Требования к заполнению формы номенклатуры дел 152

Установление сроков хранения дел 156

Контрольные вопросы к теме 7 157

ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 159

Формирование и оформление дел 159

Организация оперативного хранения дел 162

Контрольные вопросы к теме 8 164

ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ 165

Экспертиза ценности документов 166

Проведение экспертизы ценности 172

Оформление дел 174

Оформление обложки дела 177

Составление описей 179

Порядок передачи документов на хранение в архив 182

Контрольные вопросы к теме 9 183

ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 184

Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам 186

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию 189

Права доступа к конфиденциальным документам организации 191

Прием регистрация конфиденциальных документов 192

Печатание, размножение и рассылка документов 193

Группировка исполненных документов в дела 195

Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа 197

Контрольные вопросы к теме 10 198

Тема 11. Системы электронного документооборота 200

Электронный и бумажный документооборот 202

Электронно–цифровая подпись 202

ИОК (PKI) – инфраструктура открытых ключей 206

Организация систем электронного документооборота 208

Основные понятия о системах электронного документооборота 210

Основные свойства СЭД 211

Общая классификация СЭД 218

Примеры реализации систем электронного документооборота 222

Контрольные вопросы к теме 11 228

ГЛОССАРИЙ 230

Вопросы к зачету 236

ЛИТЕРАТУРА 238

Введение

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями, столь существенны, что качественная организация этих процессов становится первостепенной. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов.

Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.

Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т.п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие структурных подразделений, организаций, предприятий, фирм. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по кадрам (личному составу), отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями Трудового Кодекса и Инструкции по ведению трудовых книжек.

Документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т.п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации.

Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управленческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете:

• получить представление о современных подходах к организации делопроизводства;

• познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать;

• научиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами и требованиями к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов;

• получить общее понятие о современном состоянии и передовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом.