Fursa_S_ya_Teoriya_Notarialnogo_Protsesu_2012

облік для того, щоб нотаріальна діяльність не втратила юридичної вірогідності. Тому загалом можна погодитись з великим значенням комп'ютеризації нотаріальної діяльності148, але при умові значних гарантій достовірності інформації та неможливості впливу на банк даних сторонніх осіб.

Хоча нотаріальне діловодство є самостійним інститутом нотаріального процесу, воно відноситься до загальнодержавної системи документації, оскільки вона охоплює всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Термін діловодство також можна дефініціювати як сукупність процесів, які забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Щодо нотаріального діловодства, то Наказом Міністерства юстиції від 22.12.2010 року № 3253/5 для вдосконалення ведення діловодства, затверджені нові Правила ведення нотаріального діловодства (далі - Правила), які діють з 1 січня 2011 року. Але визначення нотаріального діловодства не закріплено ні в цих правилах, ні в інших нормативноправових актах, що регулюють питання ведення нотаріального діловодства. Тому заслуговує на увагу надане вченим СЯ. Фурсою визначення нотаріального діловодства під яким слід розуміти сукупність робіт щодо документування діяльності нотаріальних органів і осіб, які вчиняють нотаріальні дії, та здійснення документообігу.

Законодавством України встановлені однакові вимоги щодо ведення діловодства як в державних нотаріальних конторах та державних нотаріальних архівах, так і приватними нотаріусами і за невиконання цього обов'язку до нотаріуса застосовуються санкції передбачені законодавством.

Відповідальність за організацію діловодства у державній нотаріальній конторі чи архіві несуть завідувачі. В свою чергу, завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ.

В односкладовій конторі відповідальним за організацію діловодства та архіву є завідувач державної нотаріальної контори.

У багатоскладової контори, архіву відповідальними за додержання порядку ведення, користування та зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у їх провадженні є державні нотаріуси.

Відповідальним за організацію діловодства та архіву при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності є сам нотаріус, і хоча приватний нотаріус може покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах, це не знімає з нього такої відповідальності.

Таким чином, ведення нотаріального діловодства та архіву нотаріуса є обов'язком нотаріуса, який закріплений у ст. 5 Закону України "Про нотаріат".

Викликає необхідність правового тлумачення питання про використання службових документів у засобах масової інформації, оскільки Правилами пропонується його

вирішувати з дозволу завідуючого державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса.

Але, на думку авторів, це питання слід розглядати з різних боків. Власником права на розповсюдження інформації щодо нотаріально посвідчених документів є особи, щодо інтересів яких вчинене нотаріальне провадження, всіх інших посадових осіб стосується обов'язок щодо дотримання нотаріальної таємниці (ст. 8 Закону). Щодо інформації внутрішнього користування (накази, обговорення питань на зборах, нарадах тощо), то, на думку авторів, вона не може мати будь-якої секретності, а тому її розповсюдження не може залежати від дозволу визначених вище осіб. Обмеження розповсюдження службових документів в засобах масової інформації може стосуватись відомостей щодо осіб визнаних недієздатними, випадків, коли виявлені правопорушення або злочинні дії, що передбачають певні форми передання, а не розповсюдження відомостей тощо.

9.8.2. Мова нотаріального діловодства

Необхідно дослідити питання щодо визначення мови, якою ведеться нотаріальне діловодство, оскільки від цього залежить можливість особи скористатися послугами нотаріуса, а відтак і можливістю особи скористатися цілою низкою прав та свобод.

Відповідно до ст. 10 Конституції України державною мовою в Україні є українська мова. Але разом з тим Держава гарантує вільний розвиток, використання і захист російської, інших мов національних меншин України.

Оскільки виникла практична необхідність в офіційній інтерпретації положень статті 10 Конституції України, Конституційний Суд вирішив, що положення частини першої статті 10 Конституції України, за яким "державною мовою в Україні є українська мова", треба розуміти так, що українська мова як державна є обов'язковим засобом спілкування на всій території України при здійсненні повноважень органами державної влади та органами місцевого самоврядування (мова актів, роботи, діловодства, документації тощо), а також в інших публічних сферах суспільного життя, які визначаються законом (частина п'ята статті 10 Конституції України). Поряд з державною мовою при здійсненні повноважень місцевими органами виконавчої влади, органами Автономної Республіки Крим та органами місцевого самоврядування можуть використовуватися російська та інші мови національних меншин у межах і порядку, що визначаються законами України.

Досліджуючи це питання, слід насамперед зазначити ст. 15 Закону України "Про нотаріат", яка зазначає, що мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української PCP "Про мови в Українській PCP". А статтею 20 Закону Української PCP "Про мови в Українській PCP", визначено, що нотаріальне діловодство в державних нотаріальних конторах і виконавчих комітетах міських, селищних і сільських Рад народних депутатів ведеться тією мовою, якою в даній місцевості здійснюється судочинство. Згідно ст. 7 ЦПК, цивільне судочинство здійснюється державною мовою.

Нотаріуси або посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, у своїй діяльності, згідно ст. 7 Закону України "Про нотаріат", керуються не тільки законами України, а й наказами Міністра юстиції України. А тому, відповідно до пункту 2.1 "Правил ведення нотаріального діловодства" ведення діловодства здійснюється виключно українською мовою.

Таким чином, вимога щодо використання української мови стосується як вчинення нотаріальних дій так і ведення діловодства. Якщо особа, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі. Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає. Згідно з цим положенням у нотаріуса виникає обов'язок щодо залучення перекладача для вчинення нотаріального провадження, а отже і для реалізації і захисту прав громадян.

9.8.3. Організація нотаріального діловодства

До нотаріального діловодства в органах нотаріату України Правилами віднесено:

1. Ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог порядку, установленого Мін'юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії.

Законодавцем визначається типова номенклатура, яка установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів, і має на меті надання практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів для знищення. Але незалежно від наявності Типової номенклатури справ кожна державна нотаріальна контора і приватний нотаріус повинні мати індивідуальну номенклатуру справ, але не допускається включення до номенклатури справ, не передбачених Типовою номенклатурою.

2. Зберігання, облік, видачу і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії.

На нотаріуса покладається обов'язок вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил, дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса та не допускати їх пошкодження чи знищення.

Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, та документи або копії з них, які необхідні для вчинення нотаріальної дії, обов'язково долучаються до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса (гл. 7 Порядку вчинення нотаріальних дій).

Оригінали документів повертаються особам, які їх подали, а в нотаріуса залишаються копії (фотокопії).

Документи, за якими встановлено особу громадянина, в інтересах якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника або представника юридичної особи, повертаються особам, що їх подали. У реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записуються назва документа, серія, номер, дата його видачі і найменування установи, яка його видала. Копія цього документа долучається до справ нотаріуса.

3. Складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів з витребування і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги.

Право нотаріуса витребувати від підприємств, установі організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій зафіксовано у статті 4 Закону України "Про нотаріат".

У статтях 43 та 44 містить вимоги про те, які саме документи має витребувати нотаріус для встановлення особи та обсяг цивільної дієздатності учасника цивільних відносин, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії та її представників.

При перевірці цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи нотаріус зобов'язаний ознайомитися з установчими документами, свідоцтвом про державну реєстрацію і витягом з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб, підприємців цієї юридичної особи, і перевірити, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, обсягу її цивільної правоздатності та дієздатності. У разі наявності у нотаріуса сумнівів щодо поданих документів він може витребувати від цієї юридичної особи, державного реєстратора, органів державної податкової служби, інших органів, установ та фізичних осіб додаткові відомості або документи.

Нотаріуси або посадові особи, які вчиняє нотаріальні дії, має право витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії або відмови у її вчиненні.

4. Реєстрацію, облік, зберігання та передачу конторою, архівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, у тому числі відомостей, переданих до органів державної податкової служби про посвідчені договори, видані свідоцтва про право на спадщину тощо.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом:

o фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.;

o СУДУ. прокуратурі, органам дізнання і досудового слідства як обґрунтовану письмову вимогу по справах, що знаходяться впровадженні цих органів;

o органам державної податкової служби днів на обґрунтовану письмову вимогу про суму нотаріально посвідчених договорів для встановлення додержання законодавства з питань оподаткування.

Також нотаріус видає витяг зі Спадкового реєстру про наявність складеного заповіту, але тільки заповідачу, і тільки після смерті заповідача - будь-якій особі, яка пред'явила свідоцтво про смерть або інший документ, що підтверджує факт смерті заповідача (одного із заповідачів).

Також ст.8 Закону України "Про нотаріат" встановлено, що на вимогу Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі з метою регулювання організації нотаріальної діяльності нотаріуси видають підписані ними копії документів та витяги з них, а також пояснення нотаріусів у строк, встановлений цими органами.

5.Розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій у строки, визначені законодавством. Зокрема, саме дотримання статтей 41-42 Закону України "Про нотаріат" забезпечує виконання цієї функції.

6.Тимчасове зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання до державного нотаріального архіву.

Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.

9.8.4. Система засобів оформлення нотаріального діловодства

Відокремлення засобів оформлення нотаріального діловодства від правил ведення нотаріального діловодства зумовлено значною державною увагою в останні роки до подальшого поглиблення охоронної властивості нотаріального процесу. Запобіжні заходи щодо оформлення нотаріального процесу з метою надати нотаріально оформлюваним документам певних гарантій їх достовірності - це постійна та кропітка робота, яка буде супроводжувати нотаріальний процес з метою його подальшого розвитку та вдосконалення. При цьому ненадійне зберігання бланків, печаток стає в нагоді злочинцям. Ці умови мають ініціювати самостійний розвиток запобіжних заходів у нотаріальному процесі. Після об'єднання всіх нотаріусів в єдину комп'ютерну мережу буде можливість кодувати кожну нотаріальну дію за її класифікаційною ознакою та відповідним номером тощо. Вже зараз країни , які є членами Міжнародного союзу нотаріату працюють над запровадженням нових технологій у нотаріальний процес, зокрема розробкою спеціальних картриджі для принтерів, на яких виготовлятимуться нотаріальні документи, спеціальних чорнил, які будуть застосовуватись лише в нотаріальній практиці для заповнення нотаріусами документів, нових видів міжнародних електронних реєстрів тощо.

Впровадження комп'ютерної техніки, інформаційних технологій, створення єдиного банку даних найважливіших нотаріальних проваджень - це новий етап в нотаріальному процесі, який зумовлений вимогами часу. Наступним етапом має бути створення єдиної комп'ютерної мережі нотаріальних органів, яка буде не тільки надавати окрему інформацію про нотаріуса чи нотаріальну дію, а й можливість співпрацювати нотаріусам на міжнародному рівні. Усе це позбавлятиме нотаріальний процес певних вад та надаватиме надійний захист інформації щодо вчинюваних нотаріальних дій Останнім на цьому шляху, має бути об'єднання в єдину комп'ютерну мережу всіх правоохоронних та правозахисних органів та їх співпраця.

Говорячи про нотаріальне діловодство неможливо не звернути увагу на засоби, які використовуються для надання нотаріальному процесу юридичної достовірності, які продемонструємо на рис. 1.

З метою максимального захисту прав суб'єктів нотаріального процесу та запобігання підробленню нотаріальних документів використовується система засобів оформлення нотаріального діловодства, які зображено на рис. 1

Вважаємо за доцільне зупинитися на аналізі перерахованих засобів.

Автори не віднесли до засобів оформлення комп'ютери, папір тощо, оскільки до цього часу вони не мають спеціальних характерних особливостей. Комп'ютер сам по собі не має на сьогодні певних особливостей, тому лише комп'ютерна мережа Міністерства юстиції віднесена до засобів оформлення нотаріального діловодства. Хоча в нотаріальному діловодстві використовується папір лише формату А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210), але називати це положення характерною особливістю нотаріального діловодства не доцільно.

Оформлення нотаріального документа включає його підписання нотаріусом та особами, які беруть участь у нотаріальному процесі.

Щодо власноручного підпис нотаріуса з одного боку це гарантія, що нотаріус особисто вчинив нотаріальну дію, взяв на себе відповідальність за правильність вчиненої нотаріальної дії та відповідність її вимогам закону, а з іншого - це характерна ознака оформленого ним особисто документу, додатковий засіб, що має забезпечувати йому складність підробки.

Рис. 1. Засоби оформлення нотаріального діловодства

Підписання нотаріально посвідчуваних документів не може розцінюватись лише як формальність, а тому можна погодитись з великим значенням, яке надається також особистому підпису особи, яка бере участь в нотаріальному провадженні. Так, заслуговує уваги позиція Єрух A.M., Козьякова Ю.М., Круковес Н.В., які однозначно доводять неможливість застосовувати факсиміле - кліше-печатку для відтворення власноручного підпису як нотаріусом, так й іншими учасниками нотаріального процесу.

Тому при посвідченні правочинів та вчиненні інших нотаріальних проваджень перевіряється справжність підписів учасників нотаріального процесу. Це положення зумовлюється тим значенням, яке має власноручний підпис, наприклад, сторони угоди. Так, з підписанням договору пов'язують волевиявлення сторін на його укладання відповідності до якого у цих сторін виникають відповідні права, обов'язки, відповідальність.

Чинним порядком передбачено, що за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби або будь-яких інших причин не може підписати документи (договір, заяву, тощо) власноручно, підписується інший громадянин, а нотаріус встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальному провадженні, і особу громадянина, який підписується за нього, з вказівкою причин в силу яких документ не може бути підписаний власноручно, про що зазначається в посвідчувальному написі (ст. 45 Закону). Тобто характер дій особи, що підписується за іншу, яка має фізичні вади, та зміст цих правовідносин свідчить про своєрідний механізм засвідчення факту неможливості здійснення власноручного підпису. На нашу думку, нотаріус має роз'яснити особі щодо якої вчиняється нотаріальна дія, що її підпис повинен бути здійснений розбірливо із власноручною вказівкою повного прізвища та ініціалів (розшифровкою підпису). Ніяких "хрестики замість підписів не опускаються на офіційних документах. Особливо це стосується правочинів, оскільки в противному разі у сторони угоди з'явиться реальна можливість оспорювати власноручний підпис з усіма негативними наслідками як для контрагента, так і для нотаріуса. Невідповідність підпису на офіційному документі і тому, що був зроблений в нотаріальній конторі, може в наступному також розцінюватись як підстава для визнання правочину недійсним.

Важливим нині для теорії нотаріального процесу, зокрема нотаріального діловодства та практики є питання пов'язанні із юридичною природою та застосуванням у діяльності нотаріусів електронного підпису. Юридичне значення електронного підпису пов'язане з дотриманням ряду вимог як технічного, так і юридичного характеру. Юридична дійсність електронного підпису визначається у момент її пред'явлення заінтересованій особі залежно від її технічних параметрів (безпеки) та мети використання. Кожний електронний підпис використовується у певній галузі, тому її використання не за призначенням викликає серйозні сумніви щодо дійсності відповідного документа. Електронний підпис прирівнюється до власноручного, але іде й далі, оскільки встановлює презумпцію його надійності. Це правило має юридичне значення у разі оспорювання достовірності документу, підтвердженого електронним підписом. Така презумпція перерозподіляє обов'язок доказування на особу, яка поставила під сумнів надійність електронного підпису. Використання нотаріусами електронного підпису при посвідченні правочинів є надійним засобом, який гарантує при певних умовах ідентифікацію автора документу і незмінність його змісту, але його застосування у нотаріальній практиці можливе за умови наявності методики нотаріального посвідчення електронних правочинів. Необхідність вирішення цього питанням поставлена на порядок денний російськими вченими.

Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою. Печатка проставляється на документі, оформленому у зв'язку з вчиненням нотаріальної дії, а також на запитах про витребування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до Пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставляння відбитка печатки е обов'язковим.

Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером. Приватний нотаріус має печатку теж із зображенням Державного Герба України, але яка містить слова "приватний нотаріус", його прізвище, ім'я та по батькові, назву нотаріального округу. Печатка приватного нотаріуса виготовляється за єдиним зразком та описом, встановленими Міністерством юстиції України. Посадові особи органів державної влади та місцевого самоврядування при вчиненні нотаріальних дій мають застосовувати гербову печатку відповідного виконавчого комітету. Посадові особи, які посвідчують заповіти та доручення на підставі ст. 40 Закону, мають скріплювати документи печаткою, яка застосовується для офіційних документів. Наприклад, судновою печаткою, печаткою з умовним найменування місця позбавлення волі, печаткою експедиції, але при цьому не дозволяється користуватись печаткою, яка має певне призначення (для рецептів, листків непрацездатності, довідок, пакетів тощо).

Невід'ємною складовою нотаріального діловодства та документаційного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, які вперше були запровадженні у обіг наказом Міністра юстиції України від 09.10,97 р. "Про запровадження спеціальних бланків нотаріальних документів", відповідним Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів від 01.07.97 року (із змінами) Суттєвих змін зазнав Порядок запровадження спеціальних бланків нотаріальних документів із введенням спеціальних бланків нового зразка, який було введено наказом міністерства юстиції України від 22 січня 1998 року № 7/5. Нотаріуси нині у своїй діяльності керуються Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 05.08.2009 № 812, а також створено Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів. Серія та номер використаного бланку зазначається в реєстрі нотаріальних дій у графі "Зміст нотаріальної дії".

У Законі України "Про нотаріат" міститься перелік нотаріальних дій, оформлення яких неможливе без використання спеціальних бланків. Так, згідно зі статтею 34 з обов'язковим використанням таких бланків викладаються тексти: 1) договорів, 2) заповітів, 3) довіреностей, 4) свідоцтв, 5) актів про морські протести та протести векселів, 6) перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу,

7)заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису,

8)дублікатів нотаріальних документів. Зазначені нотаріальні дії, вчинені без використання спеціальних бланків нотаріальних документів, є нечинними.

Спеціальні бланки нотаріальних документів виготовляються відповідно до зразка та опису, затверджених Міністерством юстиції України та належать до документів суворої звітності.

Бланк мас багато захисних елементів, які описані в Порядку, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 05.08.2009

№ 812ім. Одним із таких захисних елементів е можливість перевірки справжності бланка. Для цього необхідно натиснути пальцем, або будь-яким чином нагріти бланк. Малюнок зверху має тимчасово зникнути, у нижніх кутах тимчасово з'явитися. У смужці, що розташована внизу, має з'явитися слово "ДІЙСНИЙ".

Отже, нотаріальні бланки є одним із засобів оформлення нотаріального діловодства та необхідною складовою нотаріального процесу. Вони можуть бути використані лише нотаріусами і тільки для виготовлення нотаріальних документів.

Згідно ст. 48 Закону при посвідченні угод, засвідчені вірності копій документів та виписок із них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідчені часу пред'явлення документів на відповідних документах вчиняються посвідчу вальні написи. Вони оформляються у вигляді штампа, зміст і форма яких для конкретної нотаріальної дії має відповідати Правилам ведення нотаріального діловодства (Додаток 25), якими також передбачається процедура вчинення виконавчого напису на документі. Посвідчувальні написи надають документам певних специфічних ознак, тобто шляхом його вчинення на документі нотаріус засвідчує або посвідчує наявність (відсутність) певних юридичних фактів, достовірність яких ним встановлена за допомогою нотаріальної процедури. Вчинення посвідчувального напису на нотаріальному документів свідчить про закінчення нотаріального провадження, він є квінтесенцією нотаріального процесу, остаточною фазою оформлення нотаріального акту та надання його законної сили.

Нотаріальні дії реєструються у спеціальних реєстрах вчинюваних нотаріальних дій на паперових носіях, які є своєрідним забезпечувальним засобом та гарантією прав особи на отримання дублікату втраченого нотаріального документу.

При вчиненні нотаріальної дії нотаріус зобов'язаний роз'яснювати особам їх права і обов'язки, попереджати їх про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду. Але як в майбутньому, коли виникне спір довести такий факт, що нотаріус зробив такі роз'яснення ? Або навпаки як свідчить нотаріальна практика такі роз'яснення в багатьох випадках нотаріусами не надаються. Тому пропонується до реєстру ввести окрему графу в якій особа має розписуватись після роз'яснення їй прав і обов'язків та наслідків вчинюваних нотаріальних

дій. Така умова надасть процесуального змісту обов'язку нотаріуса щодо роз'яснення прав та процесуальних наслідків вчинення нотаріального провадження, які на сьогодні не визначені законом, а тільки декларативно ним проголошені.

Про значимість реєстрів нотаріальних дій свідчить також положення ч. 4 ст. 8-1 Закону згідно якої вилучення (виїмка) реєстрів вчинюваних нотаріальних дій, а також печатки нотаріуса не допускається. Реєстри та печатка можуть бути надані суду лише за вмотивованою його постановою тільки для огляду, після чого повинні бути негайно повернуті нотаріусу.

Для ефективного захисту прав та законних інтересів громадян, юридичних осіб та держави, створена єдина електронна база (Єдині електроні реєстри) , яка містить відповідну інформацію, необхідну для користувача реєстру.

В Україні діють наступні Єдині реєстри:

1.Спадковий реєстр;

2.Єдиний реєстр довіреностей;

3.Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна;

4.Єдиний реєстр нотаріусів;

5.Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів.

У нотаріальній практиці використовуються також і державні реєстри. До державних реєстрів, з якими працюють нотаріуси відносяться:

1.Державний реєстр іпотек;

2.Державний реєстр правочинів;

3.Державний реєстр обтяжень рухомого майна. Держателем Єдиних та Державних реєстрів є Міністерство юстиції України, яке забезпечує їх функціонування. Адміністратором - є державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції, яке здійснює технічне та технологічне створення та супровід програмного забезпечення, забезпечує збереження та захист даних цих реєстрів.

Для оформлення вхідних документів проставляється реєстраційний штамп у правому нижньому куті першої сторінки.

У штампі вказуються найменування контори, архіву або назва нотаріального округу, прізвище, ініціали приватного нотаріуса, дата надходження документа та його реєстраційний індекс, який визначається з порядкового номеру за реєстраційним журналом та номером справи (наряду) за номенклатурою справ.

9.8.5. Електронний підпис в діяльності нотаріусів

Нині важливим як для самих нотаріусів, так і для вчених, які займаються дослідженнями нотаріального процесу є питання про необхідність оптимізації документообігу шляхом використання електронного підпису, модифікації законів України, які присвячені цьому питанню та приведення їх у відповідність нормам міжнародного права.

Питання застосування електронного підпису при нотаріальному посвідченні правочину піднімались вченими при коментуванні норм Цивільного кодексу у контексті вимог до письмової форми правочину, але такі коментарі досить короткі і в них має місце лише відсилка до Закону України "Про електронний підпис" . Питанням застосування нотаріусами електронного підпису в Україні присвячувалися роботи українських вчених, зокрема, Фурси С.Я, Волкова А., іноземних - Козье Д., Красиковой Г.В. та ін.

У XXI ст. електронна комунікація завдяки вільному доступу до мережі Інтернету набуває значних розмірів. Новітні інформаційні технології проникають у всі сфери діяльності людини, у тому числі й в регулювання правових відносин. Тут йдеться про технології та інформацію, що доступні всім адресатам у будь-який момент і не є обмеженими жодними просторово-часовими чи фізичними факторами. У зв'язку з цим, економічна, соціальна та культурна сфери мають пережити потужну хвилю перетворень. Вочевидь, це стосується і галузі права, яка повинна оновлюватися відповідно до вимог часу для того, щоб дати відповідь новим нагальним питанням і вкотре засвідчити цінність основних принципів свободи, солідарності та справедливості у взаєминах між суспільством та урядом. Отже, правова діяльність загалом і нотаріальна система, зокрема, поступово вливаються в сучасну схему комп'ютеризованого суспільства, даючи шлях новому поколінню систематизованих процесів, які щоразу далі відходять від паперу як базового елементу нотаріальної діяльності дотепер. Можемо зазначити, що такий розвиток подій був передбачений науковцями, адже ще на кінці 70-х йшлося про "установи без паперів" як природний щабель технологічної еволюції. Проте кроки у зазначеному напрямку в комерційних, адміністративних та міжособових стосунках є складною проблемою, у якій задіяні численні фактори юридичного, організаційного, культурного та технічного характеру.

Інтернет та електронні засоби дозволяють нам набагато ефективніше здійснювати взаємний обмін інформацією, укладати договори та інші правочини. Проте, надійність адміністративного акту, здійсненого виключно електронними методами, вимагає захисту цілісності, достовірності, доступності та конфіденційності електронного документу, так само як і встановлення дієвих механізмів засвідчення особи сторін-учасників. Перешкоди на шляху застосування новітніх технологій у нотаріальній діяльності зумовлені невпевненістю, пов'язаною з використанням відкритих мереж: дійсність документів може бути заперечена, особові дані учасників можуть діставатися незаконним шляхом, уся електронна комунікація може бути використана з нелегальними цілями. Отже, необхідно сформувати надійну інфраструктуру, яка б дозволила створення електронної інформаційної спільноти, здатної захистити інтереси своїх громадян, з одного боку, а з іншого - розвинути електронну торговельну мережу, основою якої були б гарантії на кшталт тих, що є дійсними для обміну офіційними документами на паперових носіях. Одним із вироблених суспільством регулятивних захисних заходів і виступає електронний підпис, ключовою властивістю якого є надання юридичної сили повідомленням, здійсненим в електронному вигляді. Електронний підпис (далі ЕП) - це реквізит електронного документа, призначений для його захисту від підробки, який дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також засвідчити відсутність неточностей в інформації електронного документа. Власником сертифіката ключа підпису