1.6. Принципи створення ксбо. Системний підхід.

Основним при проектуванні бухгалтерських інформаційних систем є принцип системного підходу. Його сутність полягає в тому, що КСБО розглядається як система, в якій всі її складові елементи й процеси, що відбуваються, взаємопов'язані з урахуванням як внутрішніх, так і зовнішніх факторів. Згідно з системним підходом об'єкт розглядається як єдине ціле, а не як сукупність складових його частин. Запроваджуючи і далі цей принцип,. специфічні властивості об'єкта можна оцінити тільки з позицій усієї системи. Тобто, спочатку треба обумовити цілі і критерії системи, а потім структурувати систему для виявлення комплексу технічних, економічних та організаційних питань, розв'язання яких необхідне для того, щоб проектовані системи відповідали певним цілям і критеріям. Без комплексного і всебічного вирішення цих питань ефект від впровадження КСБО значно знижується.

Принцип системного підходу передбачає в процесі проектування бухгалтерських інформаційних систем проведення аналізу об'єкта управління в цілому і системи управління ним, а також визначення загальних цілей і критеріїв функціонування об'єкта в умовах його автоматизації. Даний принцип передбачає однократне введення інформації в систему і багаторазове її використання, наявність єдиної інформаційної бази, комплексне програмне забезпечення.

Принцип системного підходу є не тільки основним при створенні КСБО, а й значною мірою впливає на інші принципи, визначаючи їх успішну реалізацію.

Крім цього, створення КСБО повинно базуватись на наступних принципах: економічної доцільності, гнучкості, контролю, захисту та безпеки даних, сумісності та універсальності, безперервності розвитку.

Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід.

Гнучкість. Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерської системи є такі можливості: 1) зміна (налагодження) Плану рахунків; 2) ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками; 3) зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій; 4) зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами, що створюються користувачем.

Контроль. Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного та забезпечують достовірність облікових даних. Таке ведення облікових записів забезпечує своєчасне виявлення відхилень, після чого бухгалтер працює не з усім інформаційним масивом, а тільки з даними відхиленнями. Тому електронний обліковий регістр (журнал операцій) не виправляється, а зберігається в невИправленому вигляді. Всі помилки, які виникають при подальшій роботі з регістром, виправляються бухгалтером від руки прямо в самому регістрі, або фіксуються ним в окремому журналі виправлення помилок. В цьому випадку протягом всього облікового циклу (як правило, місяця) дані, зафіксовані в запам'ятовуючому пристрої комп'ютера, не виправляються. По закінченні місяця бухгалтер отримує два регістри - безперервний, суцільний основний регістр, що містить помилкові записи, і скоригований, який містить виправлення. В цьому випадку залишається "слід", що чітко показує всі виправлення, які вносить бухгалтер. Останній точно знає підсумок і при цьому, що дуже важливо, втрачає можливість безпосередньо виправляти початковий запис. Але, якщо вимоги до контролю облікової інформації не дуже суворі, то слід поєднувати окремі ділянки обліку таким чином, щоб факти надходження по одній ділянці (наприклад, по складу) і вибуття по другій (наприклад, за договором постачання) реєструвалися як одна операція, що проходить по двох ділянках, і тим самим виключалась можливість розбіжності.

Захист і безпека даних. Система, що проектується, повинна сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання і забезпечувати надійність та безпеку інформації в системі. Якісна комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних: 1) поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем; 2) шифрування даних; 3) наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу; 4) контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації.

Сумісність. Принцип сумісності означає, що система повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів і програм. Під, організаційними особливостями підприємства найчастіше розуміють способи взаємодії окремих працівників та підрозділів. Необхідно також перевірити сумісність нової комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку з вже наявним обладнанням і програмним забезпеченням.

Універсальність. Програмна система повинна вирішувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури і обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної. Тому при складанні алгоритму слід звертати увагу на масові операції і процедури. Розробник повинен зібрати статистичні дані про типи господарських операцій та їх частоту на конкретному підприємстві. Після цього слід поділити інформаційний масив на стандартні і нестандартні операції. Алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але передбачати обробку й немасових. Останнє досягається двома способами: або операціями, що рідко виконуються (нестандартні) і передбачаються в алгоритмі, або такими операціями, що зовсім виключаються із загального циклу комп'ютеризованої обробки даних, а в процесі роботи підлягають індивідуальному коригуванню.

Безперервність розвитку передбачає постійне вдосконалення всіх видів його забезпечення (технічного, програмного, інформаційного та ін.). Це зумовлено тим, що з розвитком підприємств виникають нові завдання управління, удосконалюються та змінюються старі. З цією метою необхідно передбачити можливість заміни застарілих технічних та програмних засобів новими, більш продуктивними. На принцип безперервного розвитку впливає принцип гнучкості, який зумовлює пристосованість системи до можливих перебудов, що забезпечується модульністю побудови всіх підсистем і стандартністю їх взаємозв'язку.

7. Бухгалтерський облік в умовах функціонування ІС

Перед впровадженням комп'ютерної системи бухгалтерського обліку на підприємстві необхідно провести реінжиніринг бізнес-процесів, тобто переосмислення та перепроектування діяльності підприємства для досягнення суттєвих покращань в таких ключових для сучасного бізнесу показниках, як прибуток, якість, рівень обслуговування та оперативність.

Після прийняття рішення про реорганізацію підприємства проводиться комплексне обстеження схеми його фінансово-господарської діяльності та складається проект реорганізаційних заходів. Підприємство повинно налаштовуватись на систему, а система, яка несе в собі технологію управління та досвід попередніх впроваджень, адаптується до конкретного бізнесу.

Застосування комп'ютерних технологій в бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність створення на підприємстві КСБО. Це питання дуже важливе, оскільки' вибір способу обробки облікової інформації є ключовим в організації бухгалтерського обліку, яка повинна відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства. В принципі на підприємствах можна організувати облік і без застосування комп'ютерів, але за умови належної організації управління підприємством в цілому. Бухгалтерія великого підприємства може бути організована порівняно задовільно навіть у тому випадку, якщо вона ведеться з використанням застарілих технічних прийомів, але обов'язковою при цьому є наявність раціональної організації управління підприємством в цілому. Створення та використання комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку здатне не тільки прискорити процес обробки інформації на підприємствах, де облік організований добре, але й суттєво покращити його організацію на підприємствах, де у веденні бухгалтерського обліку панує безлад. Така можливість зумовлена тим, що комп'ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що впорядковує порядок виконання обов'язків працівниками обліку.

Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов. Серед них можна виділити наступні:

1. детальне вивчення технології виробництва;

2. висока кваліфікація головного бухгалтера.

При комп'ютеризації бухгалтерського обліку підприємств можна виділити дві передумови, характерні для організації комп'ютерного обліку:

1. наявність грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи;

2. зацікавленість керівника та головного бухгалтера підприємства.

Бухгалтерська інформаційна система великого підприємства створюється на основі комплексу автоматизованих робочих місць (АРМ) облікових працівників, які працюють в мережі з централізованим управлінням.

7. Етапи розробки та принципи організації ІСП

Стадії й етапи розробки інформаційних систем визначені відповідним державним стандартом (ГОСТ 34.601—90). У цьому стандарті наводиться повний перелік стадій і етапів створення інформаційних систем. У конкретних умовах ці стадії й етапи можна об'єднувати або взагалі не виконувати, залежно від особ­ливостей інформаційних систем, які створюються, а також від угоди, укладеної між розробником системи та її замовником.

Наведені в державних стандартах етапи можна об'єднати в три основних:

• вивчення особливостей господарської діяльності підприєм­ства;

• проектування системи й узгодження проекту;

• впровадження й удосконалення системи.

На етапі вивчення особливостей господарської діяльності силами самого підприємства проводиться експрес-обстеження стану підприємства і визначення попереднього бюджету ство­рення комп'ютерної інформаційної системи, а також укладаєть­ся договір з генеральним підрядником.

Мета цього етапу створення КСБО — отримати об'єктивну інформацію про діяльність підприємства й обґрунтувати не­обхідність створення КСБО.

На етапі проектування системи й узгодження проекту кон­салтингова фірма — системний інтегратор на основі матеріалів системного проекту спільно із спеціалізованим підрозділом підприємства виконує роботи з реорганізації діяльності підприємства, а також розробляє системний проект КСБО.

На етапі впровадження й удосконалення системи відбува­ються укладання угод та поставка технічних інструментальних програмних засобів для служби підтримки нової системи, а та­кож організація навчання спеціалістів.