3. Основні види аналітико-синтетичної обробки документів

Аналіз і синтез мають велике значення в пізнавальному процесі і відбуваються на всіх його етапах. У процесі аналітичної діяльності думка рухається від складного до простого, від випадкового до необхідного, від різноманіття до тотожності і єдності. Мета аналізу - пізнання частин як елементів складного цілого. Синтез, навпаки, це процес об'єднання в єдине ціле частин, властивостей, відношень, виділених за допомогою аналізу. Йдучи від тотожності, суттєвості до різниці і розмаїтості, він об'єднує спільне й одиничне, єдність і розмаїтість в одне ціле. Синтез доповнює аналіз і знаходиться з ним у нерозривній єдності. Тому будь-яке дослідження можна інтерпретувати як процес аналітико-синтетичної переробки деякої кількості документів і інформації.

Головна мета аналітико-синтетичної переробки інформації, що міститься в певній кількості документів або текстів, - виявлення нових фактів і відомостей, що у цих документах не виражені в явному вигляді, а логічно виводяться з існуючої в них інформації.

Аналітично-інформаційна діяльність - групування, порівняння, оцінка й узагальнення тієї інформації, що міститься в документах, а також представлення інформації в компактному вигляді, зручному для її практичного використання.

У процесі опису фактів у сфері міжнародних відносин основна задача аналізу - виділення таких ознак подій, які необхідно взяти за основу для групування, систематизації і розміщення фактів у відповідному порядку (хронологічному, функціональному, структурному й ін.), що характеризує певний аспект розвитку досліджуваної події. Основна задача синтезу - установлення зв'язків між фактами і їх об'єднання в класи, групи, підгрупи тощо.

Розрізняють такі основні види аналітико-синтетичної переробки документів і інформації:

• бібліографічний опис;

• індексування;

• анотування;

• реферування;

• переклад;

• збір, критична оцінка, систематизація й узагальнення даних;

• огляд джерел інформації.

Бібліографічний опис документа

Бібліографічним описом документа називається процес і результат упорядкування відомостей про будь-який документ. Ці відомості необхідні і достатні для загальної характеристики й ідентифікації документа.

При бібліографічному описі документ аналізується як сукупність логічної цілісності тексту, що містить у собі певну інформацію, і матеріального носія, на якому закріплена ця інформація. Головним об'єктом аналізу є зовнішні пізнавальні ознаки документа, а не зміст тексту і не самий текст.

Індексування документів

Індексуванням називають процес висвітлення центральної теми або предмета документа в поняттях інформаційної мови, що використовується.

Опис змісту будь-якого документа деякою інформаційно-пошуковою мовою називають пошуковим образом документа. У якості пошукового образу використовують індекси будь-якої класифікації, довідкові заголовки або ключове слово (дескриптори).

Анотування в інформаційній діяльності

Анотацією називають зв'язний текст, що коротко розкриває центральну тему або предмет деякого документа. Обсяг анотації не залежить від обсягу первинного документа й у середньому не перевищує 150-200 знаків.

Анотування процес перетворення документальної інформації, мета якого - одержати узагальнені характеристики документа, що розкривають його логічну структуру і найбільше важливі сторони змісту.

Анотація містить відомості про автора, зміст, характеризує основну тему, проблему, об'єкт, мету і результати, новизну документа в порівнянні з іншими, близькими по темі і цільовому призначенню.

За функціональним призначенням анотації поділяють на описові (довідкові) і рекомендаційні. Описові анотації дають загальне представлення про документ. У рекомендаційній анотації характеризується тематика змісту документа під певним кутом зору. У інформаційній сфері найбільше часто застосовується описова анотація.

У залежності від тематичного охоплення змісту документа анотації поділяють на загальні і спеціалізовані (або аналітичні). Загальні анотації характеризують документ у цілому, вони не орієнтовані на обумовлене коло користувачів. У спеціалізованих анотаціях відображаються тільки ті частини, ті аспекти змісту документа, що цікавлять користувачів певної інформаційної системи. У інформаційній практиці використовують, як правило, спеціалізовані анотації, розраховані на інформування фахівців певної сфери наукової і практичної діяльності.

Анотування - достатньо складний творчий процес. Від якості анотації, правильного вибору її виду, виконання вимог, поставлених її упоряднику, залежить практичне використання того або іншого документа. Тому упорядник анотації відповідає перед користувачем за правильність характеристики документа і повноту розкриття його змісту. Ознайомившись з особливістю аналізу тексту анотованого документа, упорядник: знайомиться зі структурою документа; переглядає зміст, передмову, післямову (висновки) і інші інформативні елементи документа; вивчає характер викладу матеріалу в основних розділах. На завершальному етапі анотування на основі якісного добору й аналізу матеріалу складається узагальнений виклад документа.

Укладаючи анотацію, упорядник повинен чітко притримуватися єдності у використанні термінології, логічного викладення обраного матеріалу, літературного стилю, узвичаєних скорочень і одиниць. Анотація повинна бути стислою, чітко викладеною і легко сприйматися при першому перегляді.

Реферування

Реферування - процес аналізу й узагальнення відомостей одного або декількох первинних документів, а також створення нового документа - реферату.

Реферат - скорочений виклад змісту первинного документа або його частини з основними фактичними відомостями і висновками. Обсяг реферату залежить від значимості й обсягу первинного документа, у середньому складає 1000-2500 знаків.

Найважливішими вимогами до рефератів є повнота і точність інформації.