Создание формы
В Access на вкладке Создать есть несколько инструментов для быстрого создания форм, каждый из которых позволяет создать форму одним щелчком мыши.
Мастером форм лучше воспользоваться, если необходимо выбрать поля для отображения на форме. В мастере также можно определить группировку и сортировку данных и использовать поля из одной или нескольких таблиц или запросов (при условии предварительного указания связей между таблицами и запросами).
Инструмент «Форма» используется для быстрого создания формы отдельной таблицы. В форме данного типа отображаются сведения об одной записи.
Режим конструктора. Режим конструктора обеспечивает более подробное представление структуры формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просмотреть соответствующие данные. Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, например следующие:
добавление в форму дополнительных элементов управления, таких как границы привязанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;
изменение источников элемента управления "текстовое поле" непосредственно в самом поле, без использования окна свойств;
изменение размеров разделов формы, таких как "Заголовок формы" или "Область данных";
изменение определенных свойств формы, которые нельзя изменить в режиме макета.
Для создания формы в режиме Конструктор необходимо на вкладке Создание нажать кнопку Конструктор форм. В результате будет создана заготовка формы с пустой областью данных.
Можно изменить размер формы, перетаскивая ее границы. Можно изменить макет формы (размер, цвет и т.п.) в окне свойств формы. Для его вызова щелкните ПКМ на форме и в раскрывшемся окне свойств выберите Тип выделенного элемента Форма (см. рис. 2.2).
Рис. 2.2. Окно свойств для объекта Форма
Свяжите форму с таблицей базы данных, для заполнения или отображения которой она используется. Для этого в окне свойства на вкладе Данные в строке Источник записей выберите нужную таблицу. Например, если мы создаем форму для заполнения таблицы Студенты, выбираем из списка таблицу Студенты.
Сохранить созданную форму можно двумя путями:
Нажать пиктограмму Сохранение и задать имя формы.
Закрыть окно формы и задать имя формы.
Для дальнейшей работы откройте форму:
в режиме Конструктор – для изменения и добавления элементов;
в режиме Форма - для редактирования или просмотра содержимого базы данных
Размещение элементов управления на форме
Для добавления элементов управления необходимо в режиме Конструктор выделить выбранный элемент управления, а затем переместить курсор на рабочее поле формы. После этого можно изменять размер и местоположение элемента управления по вашему усмотрению. Эти действия аналогичны действиям с окнами. Для удаления элемента его необходимо выделить и нажать клавишу Del.
В процессе создания формы вы можете перемещать, удалять или изменять размеры объектов, а также их свойства.
Для изменений свойств объекта необходимо:
выделить объект;
нажать правую клавишу мыши;
в раскрывшемся списке выбрать пункт Свойства (см. рис. 2.2).
В результате на экране появится окно диалога со свойствами и событиями выбранного объекта. В верхней части окна диалога находятся ярлычки вкладок с перечнем сгруппированных по типам свойств и событий. Назначение свойств по группам приведено в табл. 2.2.
Таблица 2.2.
Группы свойств объектов
|
Вкладка |
Назначение |
|
Макет |
Содержит свойства объекта, связанные с его оформлением |
|
Данные |
Содержит свойства объекта, связанные с источником данных |
|
События |
Содержит список всех событий объекта |
|
Другие |
В данную вкладку собраны все свойства, не вошедшие во вкладки Данные, Макет и События |
|
Все |
Содержит список всех свойств и событий формы в алфавитном порядке |
Надпись. Этот элемент управления используется для размещения надписей на форме. Перетащите этот элемент на форму и введите в этот элемент текст. Отформатируйте текст и элемент с помощью его свойств.
Поле. Этот элемент управления используется для ввода/отображения данных в поле таблицы. Перетащите этот элемент на форму и свяжите его с нужным полем таблицы. Для этого в окне свойств созданного элемента Поле на вкладке Данные в строке Данные выберите из списка нужное поле таблицы. Например, если мы создаем на форме элемент управления Поле для заполнения поля ФИО таблицы Студенты, выбираем из списка поле ФИО. Текст Свободный в созданном элементе Поле будет заменен на ФИО. Обратите внимание на создание связи формы с таблицей Студенты (см. Создание формы).
Список. Этот элемент управления используется для ввода данных в поле таблицы из списка, который определяется содержимым другой таблицы базы данных. Например, на рис 2.3 приведена схема базы данных Контингент. Для ввода кода группы в поле КодГр таблицы Студенты на форму надо добавить элемент управления Список, в котором будет отображаться список всех групп базы данных и из которого при заполнении таблицы необходимо будет выбрать нужную группу. В результате в таблицу Студенты будет занесен соответствующий код группы из поля счетчик таблицы Группы.
Порядок создания Списка следующий:
Включить Мастер (нажать соответствующую кнопку - см. табл. 2.1).
Перетащить элемент Список на форму.
В раскрывшемся окне Создание списков выбрать переключатель Объект "Список" получит значение из другой таблицы и нажать Далее.
Выбрать из списка таблиц нужную таблицу Группы и нажать Далее.
Из списка доступных полей таблицы выбрать КодГр (для подстановки в таблицу Студенты) и ШифрГр (для отображения списка групп на форме). Нажать Далее.
В следующем окне задать сортировку шифра групп по возрастанию.
В следующем окне отображается режим вывода списка на форму.
В следующем окне в списке полей выделяется поле, содержимое которого заносится из таблицы Группы в таблицу Студенты. В нашем случае это поле КодГр.
В следующем окне установить Переключатель в строке Сохранить в поле.
Из списка полей таблицы Студенты (она связана с формой при создании) выбрать поле КодГр.
В следующем окне задайте подпись списка на форме, например, Код группы и нажмите кнопку Готово.
Сохраните форму и откройте ее в режиме Форма.
Используя список групп в элементе Список, можно выбирать нужные группы для записе студентов в таблице Студенты.
Пользователь базы данных может выбрать или ввести данные на основе значений, доступных в списке. В списке отображаются значения, введенные при создании элемента управления. Значения могут быть взяты из одного или нескольких полей в таблице или из результата запроса
Прокрутите список элементов и выберите из них требуемый
Чтобы зафиксировать сделанный выбор в базе данных, переместите курсор в другое поле.
Поля со списком похожи на списки, за тем исключением, что в поле со списком есть текстовое поле и раскрывающийся список. Используя поле со списком можно сэкономить место на форме.
Рис. 2.3. Схема базы данных Контингент
Флажок используется для ввода и отображения данных, которые имеют два состояния, например, пол мужской и женский.
Группа переключателей используется для ввода одного из нескольких числовых значений, например, номер общежития или номер склада.
Ввод пустых значений. Если определенные данные отсутствуют или не существуют, можно ввести пустое значение. В Access есть два типа пустых значений: значения NULL и пустые строки. Значения NULL обозначают неизвестные значения, а пустые строки — поля, которые содержат пустое значение. Например, в таблице с полем номера факса это поле можно оставить пустым, если соответствующие сведения отсутствуют; при этом будет введено значение NULL (если структура базы данных допускает значения NULL). Кроме того, в поле можно ввести пустую строку, чтобы показать, что для этого поля нет значения.
На рис 2.4 изображен процесс создания формы в режиме Конструктор. Элементы формы:
Надпись "Форма для заполнения таблицы Студенты".
Поле ФИО, связанное с полем ФИО таблицы Студенты.
Поле ШифрЗК, связанное с полем ШифрЗК таблицы Студенты.
Список шифров групп из таблицы Группы базы данных Контингент. Для подстановки в таблицу Студенты используется КодГр из таблицы Группы.
Поле 11, созданное но не связанное с таблицей Студенты (об этом говорит надпись Свободный).
Рис. 2.4. Создание формы в режиме Конструктор
На рис 2.5 изображена в режиме просмотра формы сохраненная и открытая форма рис. 2.4 под именем Форма Студенты. На этой форме в поле Фамилия выведена фамилия первого студента из таблицы Студенты (внизу формы указано "Запись 1 из 7), в поле Шифр зачетной книжки выведен его шифр книжки, в списке Шифр группы выделена строка с его номером группы. Можно из списка выбрать другую строку с другим номером группы. В Поле 11, которое не было связано с таблицей Студенты, ничего не отображается.
Рис. 2.5. Просмотр формы в режиме Форма