Пошук та відбір даних Лабораторна робота № 19 План

1. Пошук даних.

2. Сортування записів.

3. Фільтрація даних.

4. Створення запитів.

Методичні вказівки

1. Для пошуку записів необхідно:

• відкрити потрібну таблицю і мишею клацнути в будь-якому місці поля, за яким шукають записи;

• виконати команду Правка=>Найти;

• в полі Образец ввести значення поля, за яким шукають записи;

• у рядку Совпадение вибирають тип співпадання: Поля целиком, С начала поля, С любой частью поля;

• тут же можна вказати ознаку С учетом регистра (вказує на те, чи розрізняти малі і великі букви при пошуку) та вказати напрям по­шуку в списку Просмотр.

Це вікно дозволяє здійснювати і заміну значень полів в записах.

2. Для сортування записів вибирають поле сортування (досить кур­сор помістити у поле на довільний запис), після цього натискають кно­пку сортування на панелі інструментів або користуються командою Записи=> Сортировка. Якщо да­ні сортують за декількома полями, то виділяють декілька стовпців і на­тискають кнопку сортування. В результаті записи відсортовуються спочатку за першим стовпцем, потім за другим і т.д.

3. Фільтри та запити використовуються для пошуку записів, що за­довольняють певну вимогу. Фільтри використовуються у випадку не­складних умов пошуку. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати по команді Записи=> Фильтр (або скористатися відповідни­ми кнопками на панелі інструментів).

Під час експериментів із фільтрами необхідно використовувати команду Видалить фильтр із меню Записи, щоб повернути початко­ве відображення таблиці.

Для завдання простого фільтра виконують команду Записи=> Фильтр=> Изменить фильтр. На екрані з'явиться вікно із списком полів таблиці. Обирають необхідне поле і кнопкою розкриття списку „ відкривають всі значення цього поля. Далі вказують на значення поля, за яким будуть фільтрувати записи і задають команду Фильтр=> Применить фильтр. Для простого фільтра можна використовувати ко­манду Записи=> Фильтр=> Фильтр по выделенному, попередньо ви­діливши курсором значення поля, за яким відбуватиметься фільтрація.

Для завдання розширеного фільтра виконуємо команду Записи=> фильтр=> Расширенный фильтр. З'явиться діалогове вікно побудови розширеного фільтра. У верхній частині вікна із списку полів таблиці вибирають потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле нижньої частини вікна. У нижній частині в рядку Условие отбора треба задати умови на ці поля. Тут можна вказати і спосіб сортування (рядок Сортировка). Після завдання фільтра виконуємо команду Применить фильтр. Умови на поля можна будувати, якщо в контекстному меню рядка Условие отбора вибрати команду Построить. З'явиться вікно "Посторитель выражений".

4. Запит - це відшукання необхідних записів і створення на їх основі нових таблиць. Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з таблиці записи. Такі запити не змінюють таблиць бази даних. Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи використову­ють запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таб­лицею). Запити створюють вручну в режимі конструктора або за допо­могою майстра запиту, на базі деякої таблиці чи декількох таблиць.

Щоб створити запит вручну, потрібно відкрити діалогове вікно За-прос на выборку. Для цього необхідно:

• у вікні бланка бази даних активізувати вкладку Запросы;

• клацнути мишею по кнопці Создать - в результаті з'явиться вікно "Новый запрос" з переліком способів побудови запиту;

• вибрати опцію Конструктор - відкриється вікно Добавление таб-лицы. У цьому вікні відображаються всі створені таблиці та запити у цій базі даних;

• вибрати необхідну таблицю і натиснути кнопку Добавить, а потім Закрыть - в результаті чого з'явиться вікно "Запрос на выборку", де у верхній частині вікна будуть відображені вибрані таблиці із їх поля­ми.

Викликати діалогове вікно "Новый запрос" можна за допомогою ко­манди Вставка=> Запрос. Добавити таблицю у вікно "Запрос на выборку" можна командою Запрос=> Добавить таблицу або за допо­могою контекстного меню верхнього поля вікна "Запрос на выборку".

У вікні "Запрос на выборку" конструюють запит. Для цього анало­гічно створенню фільтра, в рядок Поле перетягують мишею необхідні поля (або двічі клацаємо мишею по потрібному полі таблиці). Щоб вилучити поле з рядка Поле виділяють його мишею і натискають кла­вішу <Del>, або виконують команду Правка=> Удалить. Вилучити всі поля з рядка Поле можна командою Правка=> Очистить бланк. У ря­дку Вывод на экран встановлюють ознаки на тих полях, які будуть виводитись на екран при виконанні запитів (за замовчуванням ознаки встановлюються на всіх полях). Ознаку сортування задають в рядку Сортировка. В рядку Условия отбора задають умови відбору записів в запит.

Для збереження запиту після завершення його формування, закривають вікно конструктора запитів, надаючи запиту ім'я, або виконують команду Файл=> Закрыть.

Для виведення результатів запиту необхідно у вікні бланка бази даних вибрати вкладку Запрос, відмітити потрібний запит і клацнути кнопку Открыть або двічі клацнути мишею на вибраному запиті.

В запиті можна здійснювати і обчислення. Для цього замість імені поля записують формулу, наприклад, Вартість: [ціна]*[кількість]. Імена полів таблиці беруть у [ ]. Щоб побачити формулу в полі запиту натискають клавіші <Shift-F2>.

Практичні завдання

1. Відкрити створену базу даних з таблицею Студент - в діалоговому вікні вибрати базу даних і натиснути ОК.

2. Відкрити таблицю Студент - у вікні бланка бази даних вибрати вкладку Таблицы, вибрати таблицю Студент і натиснути кнопку Открыть.

3. Відсортувати записи таблиці в алфавітному порядку прізвищ студентів - клацнути мишею на полі Прізвище і натиснути кнопку на панелі інструментів або виконати команду Записи=> Сортировка=> Сортировка по возрастанию.

4. Здійсніть пошук записів, що відносяться до студентів, що народились в 1987 році - для цього:

• клацнути на полі рік народження;

• виконати команду Правка=> Найти=> Поиск;

• у вікні Поиск и замена задати взірець 1987;

• натиснути кнопку Найти далее.

5. Змінити в усіх записах групу 201 на групу А. - Виконати команду Правка=> Найти=> Замена, установивши курсор в полі група.

6. Вивести на екран (відфільтувати) записи про студентів чоловічої статі. - Для цього курсор розміщуємо на значення поля Стать, яке нас цікавить і задаємо команду Записи=> Фильтр по выделенному.

7. Вилучити фільтр. - Команда Записи=> Удалить фільтр.

8. Вивести на екран (відфільтувати) записи про студентів, які народи­лися в цьому місяці. -Для цього виконують команду Записи=> Фильтр=> Расширенний фильтр. У вікні Фильтр в рядку Условие отбора задають Like (*/03/*), що забезпечить відбір потрібних записів. Для відбору записів виконують команду Фильтр=> Применить Фильтр.

9. Вилучити фільтр. - Команда Записи=> Удалить фильтр.

10. Проекспериментуйте з командою Записи=>Фильтр=>Изменить фильтр (не забувайте вилучати фільтр).

11. Виведіть на екран (відфільтруйте) записи про студентів, які навчаються в вашій групі. Використайте різні способи.

12. Створіть новий запит на вибірку записів про студентів жіночої статі, прізвища яких починаються з букви "М". В запит включити тільки поля імені та дату народження. - Для цього:

• у вікні бланка бази даних включити вкладку Запрос і натиснути кнопку Создать;

• у вікні "Новый запрос" вибрати режим Конструктор;

• добавити таблиці для створення запиту (кнопка Добавить потім Закрыть);

• перетягнути потрібні поля в рядок Поле;

• в рядку Вывод на зкран поставити або зняти ознаку виведення на екран поля в запиті;

• задати умови відбору в рядку Условие отбора: (Like (М*) - в полі Прізвище і жін - в полі Стать);

• виконати запит за допомогою команди Запрос=> Запуск;

• зберегти запит - команда Файл=> Сохранить, ввести ім'я запиту;

13.Створити інші запити (на свій смак).

14. Закрити базу даних.

Контрольні запитання

1. Як здійснити пошук записів з певними значеннями деякого поля?

2. Як здійснити сортування записів?

3. Поля яких типів можна сортувати?

4. Які є види сортування?

5. Як відбувається сортування записів по декількох полях?

6. Що таке фільтр, для чого він використовується?

7. Як задати простий фільтр?

8. Для чого призначена команда Применить фильтр?

9. Що можна задати в діалоговому вікні розширеного фільтра?

10. Для чого виконується команда Удалить фильтр?

11.Як працює команда Фильтр по выделенному?

12. Для чого використовують запити?

13.Яка різниця між запитом та фільтром?

14.Які є типи запитів?

15.Що таке запит на вибірку?

16.Що таке запит на перетворення?

17.Як створити запит в режимі Конструктор?

18.Як створити запит в режимі Мастер?

19. Як перемістити поля із таблиці в запит?

20.Як редагувати рядок Поле у вікні конструктора запиту?

21.Для чого служить рядок Условие отбора?

22.Як зберегти запит? Як вивести результати запиту?

23.Як створити запит з обчислювальним полем?

24.Як відшукати і вилучити з таблиці записи, що повторюються?

25.Напишіть деяку умову вибірки записів про студентів.