Міністерство аграрної політики України

Подільський державний аграрно-технічний університет

кафедра інформаційних технологій

Дулепа В.І.

методичні вказівки

та лабораторні роботи

з навчальної дисципліни

«Комп’ютери та комп’ютерні технології»

для студентів спеціальності

6.100202 «Процеси машини і обладнання

в агропромисловому виробництві»

л.р. № 18-21

Субд ms access

м.Кам’янець-подільський

2010

УДК 004:378.14

Затверджено на засіданні кафедри інформаційних технологій.

(протокол № 5 від 25.03 2010 р.)

Затверджено комплексною методичною комісією Інституту бізнесу і фінансів (протокол № 3 від 30.03 2010 р.)

Затверджено комплексною методичною комісією ІМЕСГ.

(протокол № 6 від 20.04 2010 р.)

Затверджено Вченою Радою Подільського державного аграрно-технічного університету (протокол № 5 від 22.04 2010 р.)

Рецензенти: Смалько Олена Аркадіївна

Кам’янець-Подільський національний університет

ім. І.Огієнка, Доцент, кандидат педагогічних наук

Печенюк А.В., к.е.н, доцент

завідувач кафедри інформаційних технологій

Подільського державного аграрно технічного університету.

Дулепа в.І.

Методичні рекомендації

Для проведення лабораторних занять з навчальної дисципліни «Комп’ютери та комп’ютерні технології» для студентів спеціальності 6.100202 «процеси машини і обладнання агропромислового виробництва»

Кам`янець Подільський: 2010. – 24 с.

Методичні рекомендації дозволяють ознайомитися з базами даних, сучасною СУБД MS ACCESS, що широко використовуються для пошуку потрібної інформації, розглянуто основні прийоми роботи з реляційною СУБД АССЕSS. Лабораторний практикум рекомендується використовувати для підготовки спеціалістів технічних спеціальностей.

© Дулепа В.І.

Бази даних Системи управління базами даних

Бази даних та їх типи

Інформація завжди відігравала в житті людини дуже важливу роль. Будь-яка діяльність - це процес збору, перетворення інформації прийняття на її основі рішень та їх виконання.

Постійна зміна параметрів суспільних явищ, вдосконалення технологій зумовлює значне збільшення обсягів використовуваних даних. Для впорядкування їх об’єднують в певні групи за класифікаційними ознаками, зокрема, тематикою, сферою застосування тощо.

Окремі блоки інформації, які пов’язані між собою і утворюють структури, називають базами даних (БД).У загальному розумінні «база даних» (database) можна застосовувати до будь-якої сукупності зв’язаної інформації, яка об’єднана за деякою ознакою. Як приклад бази даних може бути розклад занять чи руху транспорту, телефонний довідник, прайс-лист фірми тощо. Найчастіше під базою даних будь-який набір взаємозв’язаних даних, які зберігаються комп’ютером.

Однією із характеристик бази даних є наявність зв’язків між елементами в ній. За способом встановлення таких зв’язків бази даних поділяю на: ієрархічні, мережеві та реляційні.

Ієрархічна модель будується за принципом ієрархії типів об’єктів, тобто один об’єкт є головним, а решта,які перебувають на нижчих рівнях ієрархії, - підлеглими. Між головним і підлеглими об’єктами встановлюється зв'язок «один-до-багатьох».Інакше кажучи, для даного головного об’єкта існує декілька підлеглих. Таким чином, взаємозв’язки між об’єктами нагадують генеалогічне дерево за єдиним винятком:для кожного породженого (підлеглого) елемента може бути тільки один вихідний (головний).Прикладом ієрархічної бази даних може бути організація каталогів на диску, різного роду класифікації, структура державної влади тощо.

У мереженій моделі поняття головного і підлеглих об’єктів дещо розширені. Один і той самий об’єкт може одночасно виступати як в ролі головного,так і підлеглого елемента. Це означає,що кожен об’єкт може брати участь в довільній кількості зв’язків. Тут може існувати зв'язок кожного елемента даних з усіма іншими (зв'язок «багато-до –багатьох»). Прикладом мереженої структури БД може бути структура автобусних маршрутів (з будь-якого населеного пункту існують маршрути у інші).

У реляційній моделі даних об’єкти і взаємозв’язки між ними представляються за допомогою прямокутних таблиць. У теорії множин вигляд таблиць визначається відношеннями між елементами (назву типу структури дав термін relation – з англ. відношення).Перевагою реляційної моделі є відносна простота інструментальних засобів її підтримки. Рядки в реляційній базі даних називають записами (records), а стовпці –полями (fields).

Більшість баз даних, незалежно від того, чи реалізовані вони на комп’ютері чині, для збереження даних використовують таблиці. База даних містить множину таблиць,зв'язок між якими встановлюється за допомогою співпадаючих полів. Наприклад,одна таблиця може зберігати дані про студентів, а інша – про навчальні курси, які вони відвідують. Ці окремі таблиці необхідно зв’язати в єдине ціле. Комбінація всіх таблиць і їх взаємних зв’язків складає «фундамент» бази даних. У повсякденному житті нам часто зустрічаються подібні таблиці, наприклад, розклади руху поїздів, літаків, телефонних дзвінків тощо.

Завдяки своїй простоті і природності представлення реляційна модель стала найпоширенішою.

Система управління базами даних

Будь-яку базу даних можна розглядати як зразок електронної картотеки тобто сховище для деякого набору занесених в комп’ютер даних. Користувачу надається можливість виконувати багато різних операцій над даними,зокрема:

• додавати нові дані ;

• вести пошук потрібної інформації;

• змінювати дані;

• вилучати застарілу чи непотрібну інформацію.

Системою управління базами даних (СУБД) (Database Management System (DBMS) називають програмне забезпечення, яке необхідне для використання і/ або модифікації баз даних однією чи декількома особами. Подібно до того як текстові редактори орієнтовані на обробку текстів, електронні таблиці.

На робу з числами і діаграмами,система управління базами даних скеровані на обробку даних.

Головна роль СУБД полягає в забезпеченні користувача інструментарієм, який дозволяє оперувати даними, що зберігаються в персональному комп’ютері. СУБД - це засіб,за допомогою якого задовольняють потреби в зберіганні і вибірці даних. База даних і прикладна програма нерозривно пов’язані один з одним. Отже,СУБД- це надання користувачу бази даних можливості визначення, обробки та управління даними.

Функціональні можливості

СУБД Microsoft Access

Microsoft Access - це програма офісного пакету Microsoft Office 2000, функціонально повна СУБД. У ній передбачені усі необхідні засоби для визначення та обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації.

Перерахуємо можливості програми Access

• У СУБД підтримується реляційна модель даних. Процес створення реляційної БД включає створення схеми даних,яка наочно відображає таблиці та зв’язки між ними, забезпечує використання зв’язків при обробці даних та цілісність бази даних.

• Програма зорієнтована на роботу з інформаційними об’єктами, до яких належать таблиці, форми, запити, звіти макроси та модулі.

• Access дозволяє конструювати в діалоговому режимі такі об’єкти як форми, записи та звіти, а набір програм-майстрів допомагає користувачеві виконувати ці завдання без конструювання. Майстри (спеціальні засоби програми) дозволяють створювати нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці бази даних, а також повністю створювати типові бази даних.

• В програму включена нова версія об’єкто-орієнтованої мови програмування Visual basic for applications (VBA), яка дозволяє автоматизувати обробку даних.

• Встановлення СУБД у локальних мережах дає змогу одночасно декільком користувачам звертатися до спільної бази даних, слідкувати за розмежуванням доступу різних користувачів та забезпечувати захист інформації при одночасній роботі користувачів зі спільними даними..

• Користувачеві Access можуть взаємодіяти не лише зі своїми локальними базами, але і з даними, розташованими на сервері баз даних.

• Програма дозволяє здійснювати імпорт даних. Вона підтримує більшість функцій, які використовуються у інших програмах пакету Microsoft Offiсe (Word, Excel).

• Довідкова система програми допоможе з вибором вирішення питань,які виникають в процесі роботи.

• Microsoft Access популярна серед програмістів та користувачів завдяки простоті використання та стійкості створення структур даних.

.Об’єкти бази даних Access

Під терміном бази даних в Access сукупність основних типів об’єктів: таблиць, запитів, сторінок, макросів та модулів

У реляційних базах даних вся інформація міститься у вигляді таблиць. Вони основними об’єктами бази даних. На їх основі будуються форми,запити та звіти. Кожен рядок таблиці являє собою запис, а стовпець-поле. Запис містить набір про один об’єкт,а поле –однорідні дані про всі об’єкти. База даних може складатися з декількох таблиць. Всього до складу бази даних Access2000 може входити не більше 32678 таблиць причому одночасно відкрити для доступу можна 255 таблиць.

Запитам характерний широкий спектр функцій. У першу чергу вони призначені для пошуку та відбору даних за встановленими критеріями (умовами).Вони також використовуються для обробки даних таблиць,а також створення на їх основі нових.

Форма - це бланк який потрібно заповнити для доповнення таблиці,

Або маска, яка накладається на набір даних для її відображення орма-бланк дозволяє спростити процес заповнення бази, що дає змогу доручити введення інформації персоналу невисокої кваліфікації а допомогою форми-маски можна обмежити обсяг інформації,доступної для користувача.

Звіти служать для відображення підсумкових даних з таблиць та запитів у зручному для перегляду та друку виглядів, а також для проведення аналізу даних.

Сторінки доступу до даних - це спеціальний тип Web-сторінок, призначених для перегляду даних та роботи з ними в зовнішній або внутрішній мережі.

Крім описаних вище об’єктів, до складу бази даних можуть входити макроси які автоматизують процеси її заповнення, відбору інформації тощо.

Для виконання операцій, які неможливо реалізувати за допомогою команд чи макрокоманд Access 2000, передбачені додаткові засоби-процедури обробки подій чи виконання обчислень, написані мовою VBA. Такі процедури оформляються у вигляді модулів.

Access зберігає базу даних у файлах з розширенням .mdb, куди одночасно входять усі об’єкти:таблиці, запит, форми, звіти, макроси, модулі.

Зв’язки між таблицями

Одним із найпотужніших засобів Access є можливість встановлювати зв’язки між записами декількох таблиць. Встановлені зв’язки використовують для автоматичного з’єднання полів створюваних запитах, формах і звітах. Встановлювати зв’язки між таблицями не обов’язково проте цей засіб економить час і гарантує отримання правильних результатів при розробці складних форм і звітів. При наявності зв’язку, програма автоматично вибирає зв’язані дані з таблиць у звіти,запити та форми.

Важливою особливістю встановлення зв’язків є підтримка цінності бази даних. Забезпечення цілісності даних дозволяє уникнути помилок при знищенні записів та при додаванні нових,а саме:

• Додавання у зв’язану таблицю записів, для яких немає відповідних записів у головній таблиці;

• Внесення змін у головну таблицю, які призведуть до появи незв’язаних запитів у зв’язаній таблиці;

• Знищення записів головної таблиці, на які є посилання зі зв’язаної. Зв’язок встановлюється лише між однаковими за типом полями таблиць бази даних проте необов’язково, щоб ці поля мали однакову назву.

Для багато табличних без даних можна встановити такі типи зв’язку:

«один-до-одного», «один-до-багатьох», «багато-до-багатьох».

У більшості випадків будь-які дві таблиці зв’язуються відношенням «один-до-багатьох». Це означає, що будь-якому запису першої таблиці може відповідати декілька записів другої,однак будь-який запис другої таблиці може зв’язуватись лише з одним записом першої (наприклад, будь-який клієнт може зробити декілька замовлень,але кожне замовлення буде стосуватися лише одного клієнта).

Часом виникає потреба зробити одну таблицю на декілька дрібніших,оскільки деякі відомості з неї часто не використовуються або деякі дані мають конфіденційний характер. Тоді зв'язок між такими таблицями має вигляд «один-до-одного». Це означає, що кожен запис однієї таблиці зв’язаний лише з одним записом іншої.

Зв'язок типу «багато-до-багато» можна проілюструвати таким прикладом: читачі в бібліотеці замовляють різні книжки, а кожна книжка може бути у замовленнях багатьох читачів.

Між двома таблицями може бути заданий лиш один зв'язок, тип якого можна, при потребі, змінити.

Проектування бази даних

Створення структури реляційної бази даних

Програма Access дозволяє створювати бази даних двома способами:

За допомогою спеціальної програми – майстра створення бази даних або поступово створюючи об’єкти (таблиці,запити,форми та інші).

Перший спосіб дозволяє на основі вибраного зразка (шаблону), створити файл, у якому знаходитимуться повні об’єкти(порожні таблиці,форми та звіти).

Користувач не втручається у процес налаштування майбутньої бази даних (присвоєння властивостей полями, проектування форм чи звітів). У файловій системі ПК з’являється файл нової бази даних з таблицями, формами та звітами.

Створити свою базу даних на основі існуючого шаблону можна наступним чином. У діалоговому вікні запуску програми встановити перемикач біля опції Масметра, страницы и проекты баз данных та клацнути по кнопці ОК. Після цього відкривається діалогове вікно, в якому на вкладці Базы данных вибрати шаблон, за яким повинна створюватись база даних. Вказівки та запитання майстра до помагають вибрати поля таблиць шаблону БД, структури яких використовуватимуться в новій базі. Такий спосіб створення бази даних не потребує спеціальних умінь та знань.

Другий спосіб дозволяє користувачеві самому визначити структуру бази даних та кожного окремого об’єкта, використовуючи або шаблони окремих об’єктів, або майстри проектування, або режим конструктора.

У цьому випадку спочатку створюють у файловій системі комп’ютера порожній файл бази даних. Для цього у діалоговому вікні запуску програми встановлюють перемикач біля опції Новая база данных. Після натискання кнопки ОК відкривається діалогове вікно Файл новой базы данных. За мовчазною згодою програма присвоює кожному новому файлу бази даних ім’я db1,db2 і т.д. У списку Папка вибирають папку чи диск, де знаходитиметься файл бази даних,у полі Имя файла задають назву файлу та натискають кнопку Создать.

Після цього відкривається вікно нової (порожньої ) бази даних, в якому можна розпочинати процес створення об’єктів БД.

Типи даних,що використовуються в базі даних

Дані в таблиця записуються у відповідні поля. Залежно від того, яка інформація буде розміщена в кожному полі, встановлюється відповідний формат Поля, який, який визначається типом даних. Програма Access для збереження та Обробки інформації використовуються такі типи даних (назви типів відповідають Російській версії програми):

• Текстовий-текст, обсяг якого не перевищує 255 символів;

• Поле МЕМО –текстову або числову інформацію обсягом не більше 65535 символів;

• Числовий-числові значення (до 16 байтів);

• Дата/ время - значення дати та часу (8 байтів), допускається введення дат з діапазону від 100 до 9999;

• Денежный - числа, які містять 15 розрядів зліва від десяткової крапки та 4 розряди справа від неї (8 байтів);

• Счетчик-унікальне значення, яке автоматично змінюється, коли до таблиці додають новий запис;

• Логический-значення ТАК і НІ; програма використовує цифру 1 для представлення значення ТАК і 0-для значення НІ;

Поле объекта OLE –графічні об’єкти.

Поняття про таблицю БД Access

Першим кроком при створенні бази даних є проектування таблиць, які містимуть усю необхідну інформацію.

Таблиця - це деяка структура, яка складається з певної кількості однотипних записів. У программі Access 2000 таблицею вважається структурність даних, які об’єднані спільною темою.

Таблиця бази даних, потрібно до робочого аркуша електронних таблиць, поділяється на рядки і стовбці, а значення вводяться в комірки, які відокремлені лініями сітки. При цьому поле може містити значення лише одного типу- текст, числа, дати, тощо а запис інформацію один елемент (наприклад у таблиці з відомостями про учнів у кожному з рядків розміщено інформацію про одного учня, а у полях - прізвище, ім’я адреса, телефон, дата народження тощо).

При роботі Word кожен документ зберігається окремо і не залежить один від одного. Книга Excel може містити декілька аркушів, але на зміст інформації в них не накладається жодних обмежень. Кожна таблиця Access має жорстку структуру тому вся інформація в ній повинна бути чіткою систематизована.

Для кожної теми в базі даних відводиться окрема таблиця. Це дозволяє уникнути повторень при збереженні інформації і підвищити ефективність роботи з базою даних, а також зменшує ймовірність виникнення помилок при введенні інформації.

Назва таблиці не повинна перевищувати 64 символів. В імені таблиці дозволяється використовувати пропуски ( тільки не починати з них), але неможна вживати крапку, знак оклику і квадратні дужки.

Кожне поле запису повинне мати назву та володіти певними характеристиками (властивостями) описи яких подано в додатку. Характерною ознакою кожного типу даних є формат відображення.

У додатку дано описи форматів відображення даних різних типів. Запам’ятовувати цю всю інформацію немає потреби, оскільки інтерфейс СУБД Access 2000 має надзвичайно потужну систему підказок, яка допомагає користувачеві при виконанні більшості найважливіших операцій.

Ключові поля

Необхідно умовою для нормальної роботи з базою даних є однозначне визначення кожного запису по якому можна визначати значення інших елементів даних цього запису, називається ключовим елементом даних. У реляційній базі даних кожна таблиця повинна мати ключовий елемент – одне або декілька полів, які однозначно визначають запис таблиці.

За мовчазною згодою ключові поля у списку даних таблиці відображаються першими. У ролі ключових полів можна використовувати лише данні, які ніколи не будуть повторюватись.

Найчастіше ключовими встановлюють номери записів, рахунків, фондів накладних. Первинним ключем не може бути поле прізвища, оскільки трапляються випадки, коли в одну таблицю входять декілька записів з однаковим прізвищем.

Поле підстановок

Поряд з описаними вище типами даних, існує можливість представлення значень поля у вигляді списку. Вона дозволяє створити масив підстановки, в якому відображається список значень для вибору. Цей масив може бути створений користувачем з фіксованих значень або може використовувати значення з іншої таблиці чи запиту.

При створенні поля підстановок, яке міститиме значення іншої таблиці, автоматично встановлюється зв’язок між цими таблицями.

Зміна режимів відображення таблиці

Створена у базі даних таблиця може відображатися у двох режимах: в режимі таблиці та в режимі конструктора. Режим конструктора дозволяє змінювати лише структуру таблиці (назви та властивості полів), а режими таблиці - як структуру, так і вміст даних.

Щоб відобразити в режимі таблиці потрібно;

• Двічі клацнути по піктограмі таблиць і на вкладці таблиці.

• Виділити піктограму таблиці та натиснути кнопку ОТКРИТЬ панелі інструментів вікна бази даних.

Щоб відобразити таблицю в режимі конструктора потрібно виділити її піктограму та натиснути кнопку КОНСТРУКТОР панелі інструментів вікна бази даних.

Для переходу з одного режиму в інший треба скористатись кнопкою Вид панелі інструментів вікна програми.

Способи проектування таблиць

у програмі Access таблицю можна створити одним із способів:

• У режимі таблиці,

• За допомогою майстра таблиць,

• У режимі конструктора,

• Шляхом імпортом готової таблиці,

• За допомогою встановлення зв’язку з іншою базою даних.

Створити таблицю можна зразу ж після відкриття бази даних, вибравши вкладку таблиці. Тут є три ярлики для створення нової таблиці: создание таблицы в режиме конструктора Создание таблицы с помощью мастера, Создание таблицы путем ввода данных.

Створити таблицю можна і клацнувши по кнопці Создать вікна бази даних: зявиться вікно Новая таблица, в правій частині якого вказані можливі способи створення таблиці (режим таблицы, конструктор мастер таблицы импорт таблиц, связь с таблицами)