Після збереження таблиці увікні бази данних на вкладці таблиці з’являється піктограма створеної таблиці. Режим таблиці

У цьому режимі таблиця Access схожа на електронну таблицю Excel, безпосередньо вводити дані. На відміну від аркуша електронної таблиці, заголовки стовпці позначаються не латинськими літерами, а назвами полів.

Для створення таблиці на вкладці вікна бази даних потрібно вибрати ярлик создание таблицы путем ввода данных або у діалоговому вікні Новая таблиця вибрати елемент режим таблиці та натиснути кнопку ОК. З’явиться порожня таблиця, поля якої за мовчазною згодою мають назви поле1 поле 2. Перейменувати стовбці можна двічі клацнувши по назві стовпця та ввівши нове ім’я, або виділивши поле, вибрати його в контекстному меню команди Переименовать столбец.

Для збереження створеної таблиці натискають кнопку закриття вікна таблиці та у діалоговому вікні Сохранение, яке при цьому відкриється, вводять назву таблиці.

Майстер створення таблиці

Майстер створення таблиці – це спеціальна програма, яка допомагає користувачеві, послідовно виконуючи вказівки, створювати таблицю на основі існуючих шаблонів. Для запуску програми потрібно на вкладці таблиці активізувати ярлик Создание таблицы с помощу мастера або у вікні Новая таблица вибрати елемент мастер таблиці та натиснути кнопку ОК. Відкриється вікно Создание таблицы в якому не обхідно, вибрати зразок таблиці, та поля, які будуть у новоствореній таблиці. При цьому можна вибрати поля з декількох шаблонів.

Для того щоб назва шаблону опинилася в структурі нової таблиці, потрібно двічі клацнути по ній лівою кнопкою миші, або виділити на натиснуту кнопку вікна. Для перенесення всіх полів зразка доступно натиснути кнопку цього ж діалогового вікна. Забирають поля зі структури кнопками або відповідно.

Майстер дозволяє змінити назви полів у списку нової таблиці. Для цього потрібно активізувати поле та натиснути кнопку Переименувати поле.

На другому кроці майстра завдають ім’я нової таблиці та вибирають один із способів визначення ключового поля.

Третій крок дозволяє задати тип зв’язків (якщо такі потрібні) з уже існуючими таблицями бази даних.

Завершальний крок дозволяє вибрати подальші дії після створення таблиці, а саме змінити структуру таблиці, ввести дані безпосередньо в таблицю та ввести дані за допомогою форми, яку також створить майстер. У цьому вікні задати опції для виведення довідки про роботу з таблицею.

Після натискання кнопки готово на вкладці таблиць з’явиться піктограма нового об’єкту.

Створення структури бази даних. Ввід, редагування даних і струк­тури. Лабораторна робота № 18 План

1. Створення бази даних.

2. Створення нових таблиць. Різні режими.

3. Введення даних в таблицю.

4. Зміна структури таблиці.

5. Редагування (вилучення, доповнення) записів в таблиці. 8. Перегляд таблиць.

Методичні вказівки

1. Після завантаження MS Access (Пуск=> Программы=> МS Access) з'являється вікно програми MS Access з рядком меню

Файл=> Правка=> Вид=> Вставка=> Сервис Окно.

Крім цього на екрані з'явиться діалогове вікно MS Access для створен­ня нової або відкриття існуючої бази даних. Якщо в діалоговому вікні вибрати радіо кнопку Новая база данных, то створиться порожня база даних, в якій пізніше будуть розміщуватися таблиці, форми, звіти, за­пити тощо. Створення порожньої бази даних можна також здійснити командою Файл=> Создать базу данных. У відповідь з'явиться вікно Файл новой базы данных, в якому можна вибрати папку для збере­ження бази даних та в полі Имя файла задати ім'я нової бази даних (розширення фала бази даних .mdb).

Після вибору кнопки Создать на екрані з'явиться вікно бланка по­рожньої бази даних з введеним іменем бази даних у заголовку вікна.

2. Бланк бази даних містить шість вкладок (об'єктів):

Таблицы => Запросы => Формы => Отчеты => Макросы => Модули.

Для створення таблиць вибираємо об'єкт Таблицы і клацаємо кноп­ку Создать. В результаті з'явиться вікно «Новая таблица» зі списком можливих режимів створення таблиці. Створити нову таблицю можна в режимі таблиці, або в режимі конструктора таблиць. Вибираємо режим Конструктор. В результаті з'явиться вікно для конструювання структури таблиці. В цьому вікні є область для введення полів таблиці та тину даних (область властивостей полів). Для створення структури таблиці потрібно ввести назви всіх полів таблиці, вказати тип даних (можна ввести коментар для кожного поля в стовпчику Описание) і описати детально властивості кожного поля в нижній частині вікна в розділі Свойства полей.

Після створення структури таблиці, закриваємо вікно конструктора таблиць. Система виводить запит про збереження структури таблиці і після відповіді Так запитує ім'я таблиці. Після задання імені система запитує чи будемо створювати первинний ключ. Первинний ключ мо­жна поки що не створювати.

Деякі стандартні таблиці можна створювати в режимі Мастер таблиц. Він надає можливість вибору зразків готових структур таблиць.

3. Для введення даних в таблицю необхідно у вікні бланка бази да­них активізувати потрібну таблицю і натиснути кнопку Открыть. Від­кривається вікно для заповнення таблиці даними. В цьому вікні дані можна як вводити, так і редагувати. Дані в поля вводяться у відповід­ності до вибраного типу. Після введення та редагування даних закрива­ємо вікно Таблица і переходимо у вікно бланка бази даних. Якщо за­крити і це вікно, то закриємо базу даних.

4. Для зміни структури таблиці потрібно відкрити таблицю бази да­них. Щоб відкрити таблицю, потрібно її вибрати і натиснути кнопку Открыть на панелі інструментів, або два рази клацнути мишею на ви­браній таблиці.

Щоб змінити структуру таблиці відкритої бази даних, відмічаємо таблицю і натискаємо кнопку Конструктор. Відкривається вікно конс­труктора таблиць, в якому можна додавати, перейменовувати, вилучати поля, міняти їх місцями. При цьому використовують відповідні коман­ди меню Правка, Вставить, або контекстне меню.

5. Відкривши потрібну таблицю, редагуємо записи за допомогою меню.

6. Зовнішній вигляд таблиці можна змінювати таким чином:

• Для зміни ширини стовпця за допомогою миші можна перенести межу стовпця. Ширину стовпця можна міняти командою Формат=> Ширина столбца.

• Висоту рядка можна змінювати мишею або командою Формат=> Висота строки.

• Для переміщення стовпця в інше місце необхідно виділити його (клацнути мишею на назві), потім клацнути мишею ще раз і перемістити стовпець у нове місце.

• Щоб приховати стовпець, необхідно виділити його, а потім викона­ти команду Формат=> Скрыть столбцы. Для відображення прихо­ваного стовпця виконують команду Формат=> Отобразить столбцы.

• Для зміни шрифтів використовують команду Формат=>Шрифт, аналогічно як і в програмі Word.

Практичні завдання

Заздалегідь розробіть структуру бази даних - таблицю Студент з полями: номер особової справи, прізвище, ім'я, по батькові, стать, рік народження, дата народження, номер групи, номер підгрупи і т.д.

1. Запустити програму MS Access.

2. Створити нову базу даних з іменем файлу - ваше прізвище - Діало­гове вікно MS Access=> кнопка новая база данных=> ОК= >в полі Имя файла задати своє прізвище.

3. Створити структуру таблиці Студент - для цього:

• у вікні бланка бази даних вибирають вкладку Таблица, а потім натискають кнопку Создать;

• у вікні "Новая таблица" вибирають спосіб створення таблиці Конструктор;

• створюють структуру таблиці, задаючи назви полів та типи полів;

• переключаючись на панель Свойства поля, корегують властивості полів, наприклад задають розмір поля.

4. Зберегти структуру таблиці. - Виконати дії:

• закрити вікно конструктора таблиці;

• відповісти ДА для збереження структури і задати назву таблиці Студент, натиснути ОК, відмовитися від створення первинного ключа.

5. Відкрити створену таблицю для введення даних. - У вікні бланка ба­зи даних відмітити таблицю Студент (вона повинна бути вже відмі­чена) і натиснути кнопку Открыть.

6. Ввести дані в таблицю (вісімнадцять рядків записів) - В цьому вікні дані можна як вводити так і редагувати дані.

7. Вилучити другий запис з таблиці.

8. Доповнити таблицю ще двома записами.

9. Заховайте перший стовпець. Команда Формат=> Скрыть столбцы.

10. Відобразіть захований стовпець на екрані. Команда Формат=> Отобразить столбцы.

11.Змініть ширину декількох стовпців. Команда Формат=>Ширина столбца.

12.Поміняйте місцями два стовпці номер групи та підгрупи.

13. Проекспериментуйте над створенням таблиць в режимі Мастер таблиц, створіть таблицю Співробітники.

Контрольні запитання

1. Що таке база даних? Яке її призначення?

2. Які ви знаєте моделі даних?

3. Скільки таблиць може бути в одній базі даних?

4. Що таке запис, поле?

5. Що визначає структуру таблиці?

6. Що таке тип поля, які є типи полів?

7. Який тип мають текстові поля?

8. Для чого використовується поле типу MEMO?

9. Як змінити властивості поля типу Текстовий?

10.Які типи полів використовуються для збереження числових даних?

11.В яких полях відбувається збереження дати і часу?

12.Яка основна властивість поля типу Счетчик?

13.Для чого використовують логічні поля?

14.Що містять поля об'єкту OLE?

15.Як створити базу даних в MS Access?

16.Як задати структуру таблиці в Access?

17.Що таке режим конструктора і майстра таблиць?

18.Чим відрізняється режим конструктора і режим майстра?

19. Як ввести дані в таблицю?

20.Як модифікувати структуру таблиці?

21. Як вилучити /вставити запис із таблиці?

22.Як змінити назву поля в таблиці?

23. Як переставити два стовпці у таблиці?

24. Як змінити ширину стовпця, висоту рядка в таблиці?

25.Як зробити стовпець невидимим?

26. Які етапи проходять при роботі із базою даних?