2. Методика роботи зі спеціальною апаратурою. Робота керівника з документацією. Складання індивідуальних планів роботи керівника. Телефон та ділове спілкування.

Обхід виробничих дільниць.

Частота обходів залежить від рангу керівника і стану справ. Наприклад, директор підприємства повинен появлятись в цехах відносно рідко. Начальнику цеха такі обходи необхідно проводити кожен день. Майстер зобов’язаний проводити обходи своєї дільниці декілька раз впродовж робочого дня.

Обходи відбуваються як в певні часи, так і несподівано, але в будь-якому випадку повинні переслідувати певну мету. Тому перед обходом керівник повинен ознайомитися зі всіма матеріалами про роботу дільниці, продумати, на які сторони роботи йому необхідно звернути особливу увагу, з ким із співробітників провести бесіду, що вияснити. Регулярні обходи керівником виробничих дільниць підвищують відповідальність і дисципліну працівників, дозволяють керівнику бути постійно інформованим про дійсний стан справ.

Приймання відвідувачів.

Приймання відвідувачів по службовим і особистим питанням, розглядання скарг і заяв трудівників повинні проводитись регулярно. Для цієї мети повинні бути відведені певні дні і години, зручні для всіх працівників. Регламентація приймання дає змогу керівнику, по-перше, не відволікатись від основних справ, по-друге, краще підготуватись до розмови.

Починати приймання необхідно в точно визначений час. В цей час керівника не повинні відволікати інші відвідувачі, телефонні дзвінки, тощо. Обов'язковою вимогою являється реєстрація відвідувачів в окремому журналі, з вказівкою сутності питання, прийнятого рішення, відповідального за виконання, контрольного строку і відмітки про виконання. Різноманітність питань, з якими стрічається керівник в час приймання, потребує від нього проявлення максимальної чуйності і уважності при рішенні самих незначних особових питань підлеглих. Разом з тим він не повинен давати необґрунтованих запевнень і не здійснюваних обіцянок.

Телефоні розмови

У керівників підприємств, як показали обстеження, 15-20% часу витрачається на телефонні розмови. Те що керівник сам замість свого секретаря, бере трубку, довго розмовляє, нікому не відмовляє в роз'ясненнях, свідчить лише про його не ефективну роботу, а не про демократичний стиль, як деякі думають.

Незайве нагадати будь-якому співбесіднику, що телефонні розмови повинні бути короткими і діловими. Перш ніж запросити співробітника на прийом, корисно повідомити йому по телефону причину виклику, в протилежному випадку у нього можуть виникнути неприємні хвилювання, негативні емоції.

Підготовка виступу

Спілкування з підлеглими відбувається головним чином шляхом виступу, роз'яснень і різних повідомлень. їх дійовість залежить від змістовності і форми передачі. Задача керівника діяти на думки, бажання і почуття слухачів. А щоб діяти ефективно, необхідно старанно підготовляти виступи.

Така підготовка включає слідуючи моменти:

• Уточняється круг слухачів, їх професіональна підготовка, інтереси;

• Визначаються причини і мета випуску;

• Формулюється тема виступу, розкривається її зміст.

Будь-який виступ будується по чіткій логічній структурі. У вступній частині виступу формулюється основна думка з метою налагодження контакту з слухачами. В основній частині доказується обґрунтованість і користь даної думки. При цьому повинні бути уміло показані як переваги, так і недоліки. Для аргументації виступу необхідно підготувати цифрові данні, приклади. Будь-який виступ закінчується заключною частиною, де приводяться висновки. При виступі повинні застосовуватись слова зрозумілі слухачам, язик повинен бути простим і ясним. Велике значення при цьому має граматична правильність і емоційна виразність мови.

Робота з кореспонденцією

Значна частина часу керівника (8-10%) витрачається на розборку ділової кореспонденції. Вся кореспонденція, яка надходить на підприємство реєструється в канцелярії, потім направляється відповідному виконавцю. Адресована керівнику, вона надходить до секретаря, який повинен мати певну професійну підготовку. Секретар сортує кореспонденцію по степеню її важливості, використовуючи для цього кольорові папки. Керівнику спочатку необхідно переглянути найбільш важливі документи, потім останні.

Проглядаючи документ, керівник ставить на ньому резолюцію. Резолюція - це своєрідний документ на документі, який являється обов'язковим для виконання працівниками підприємства. Така резолюція повинна бути чіткою і короткою.

Звичайно керівник в лівому верхньому куті документу ставить фамілію виконавця, дає коротку вказівку, розпис, дату. Слід уникати таких фраз "до відома і виконання", "прошу розібратись", тощо. Резолюція повинна містити конкретні вказівки.

Секретар повинен переадресувати іншим співробітникам інформацію (документи) по яким не обов'язкове рішення даного керівника.