Тема «Планування та організація особистої праці керівника».

План

1. Основні напрямки наукової організації праці керівника. Основні вимоги до організації основного місця керівника.

2. Методика роботи зі спеціальною апаратурою. Робота керівника з документацією. Складання індивідуальних планів роботи керівника. Телефон та ділове спілкування.

3. Задачі і практика ділових нарад, їх підготовка і проведення.

Необхідно знати: основні функції керівника різних рівнів управління, та зміст їх праці; основні напрямки наукової організації праці керівника; роботу керівника з документацією, задачі ділових нарад, їх підготовку та проведення; використання засобів зв’язку, промислового телебачення, персональних комп’ютерів в роботі керівника.

Необхідно вміти: складати індивідуальні плани роботи та аналізувати використання часу.

1. Основні напрямки наукової організації праці керівника. Основні вимоги до організації основного місця керівника.

Основні напрямки наукової праці керівника.

Наукова організація управлінської праці - напрямок роботи, який дозволяє в най коротші строки підвищити рівень і ефективність управління. До основних напрямків НОУ відносяться:

• його розподіл і кооперування;

• підвищення кваліфікації управлінських кадрів;

• нормування їх праці;

• організація робочих місць;

• раціоналізація праці працівників управління;

• впровадження раціональних форм і методів матеріального і морального стимулювання управлінської праці;

• покращення його умов;

• укріплення дисципліни праці і розвиток творчої активності;

Наукова організація управлінської праці починається з вивчення витрат робочого часу співробітників апарату управління. Такий аналіз дає змогу виявити втрати, факти і причини нераціонального використання спеціалістів високої кваліфікації, виділити самі прості операції по управлінню, які піддаються механізації і автоматизації, тощо.

Розподіл і кооперація.

За кожним підрозділом і виконавцем в апараті управління повинна бути закріплена обмежена кількість в достатній степені однорідних видів робіт. В результаті підвищується продуктивність праці, якість робіт, накопичується досвід.

Розподіл праці відбувається на рівні галузі підприємств, цехів, виробничих груп.

Розподіл праці відбувається також по помноженням, якими наділений конкретний підрозділ.

Повноваження - організаційне закріплення прав і обов'язків приймати рішення при умові всієї повноти відповідальності за їх наслідки. Документальне закріплення повноважень відображається в положеннях, посадових інструкціях та інших ділових документах. Це придає чітку визначеність у відношеннях між працівниками, сприяє чіткий і погодженій діяльності, підвищує відповідальність виконавців.

Розподіл праці діє і на рівні конкретних підрозділів. Так, в управлінні підприємством виділяються функції: планування, організації, оперативного управління,тощо.

Кооперування праці сприяє об'єднанню різних, відносно відокремлених видів управлінської праці в єдиний процес управління, узгодженню діяльності окремих працівників, органів і служб в просторі і часі.

Розподіл і кооперування управлінської праці регламентується структурою данного апарату управління, положеннями про його структурні підрозділи, посадовими інструкціями. Тут важливо забезпечити єдиний підхід до найменування посад службовців, відповідно посадових характеристик і тарифно-кваліфікаційних довідників.

Підвищення кваліфікації управлінських кадрів.

Висококваліфікований працівник швидше оволодіває прогресивними методами праці, активніше використовує сучасну техніку, забезпечує високу якість роботи і економію матеріальних витрат.

Кваліфікацію кадрів постійно необхідно підвищувати. Тільки так можна підтримувати компетентність кадрів на рівні сучасних вимог, особливо в нових і новітніх областях техніки і технології.

Для підвищення кваліфікації спеціалістів і господарських керівників в нашій країні діє мережа учбових закладів, факультетів, курсів. Періодичність підвищення кваліфікації визначається з урахуванням темпів розвитку галузі.

Нормування праці.

До важливіших задач нормування управлінської праці відноситься визначення трудомісткісткості окремих видів робіт і чисельності працівників для її виконання.

Визначення трудомісткості окремих видів робіт проводиться при допомозі фотографії робочого часу працівника, аналізу даних витрат і складання проектного балансу робочого часу. При нормуванні праці працівників управління використовують норми часу, виробітку, обслуговування, управляємості, співвідношення, чисельності.

При розробці і впровадженню заходів по розширенню сфери нормування і його удосконалення вирішуються питання: на які види робіт і для яких посад (груп) повинні бути підготовлені і введені в дію норми, необхідно враховувати питому вагу подібних робіт (або посад) в загальному об'ємів робіт (або чисельності працівників).

Організація робочих місць.

Робоче місце службовця - обмежена площа службового приміщення, призначена для виконання певного виду робіт, обладнана необхідними засобами організаційної і лічильної техніки. Рівень організації і обслуговування робочих місць впливає на степінь тяжкості, виснажливості і привабливості праці. Чим більш раціонально організоване робоче місце, чим воно зручніше, чим краще забезпечене всім необхідним для безперервної і ритмічної роботи, тим вище працездатність і рівень продуктивності праці працівника. Управлінська праця має свою специфіку. Працівник апарату управління приймає участь у створенні матеріальних цінностей не прямо, а через організацію праці людей, безпосередньо зайнятих у виробничому процесі. Як предмет праці в управлінні виступає інформація, на обробку якої управлінський персонал витрачає до 70% свого часу. Як правило, носієм і джерелом інформації виступає документ. В зв'язку з цим раціоналізація робочих місць в напрямку компьютерізації дасть змогу удосконалити управлінську працю.

Робоче місце керівника підприємства забезпечується широким набором засобів зв'язку: телефони, автовідповідачі, телефонні концентратори, диктофони а в даний час - індивідуальні комп'ютери.

В кабінеті і на столі керівника не повинно бути нічого зайвого, відволікаючого увагу. Доцільно прибирати зі столу всі матеріали, які не потрібні в даний момент для роботи. Зайві матеріали не тільки ускладнюють процес роботи, але і зменшують робочу площу столу, створюють враження не упорядкованості. Для створення оптимального мікросередовища в кабінеті керівника слід підтримувати температуру повітря 18-20°С, вологість на рівні 50-60%, рівень шуму не більше 75 децибелів. Особливу увагу при організації робочого місця керівника необхідно звернути на освітлення і забарвлення кабінету. Існує пряма залежність між освітленістю і продуктивністю праці працівника. Сила світла повинна відповідати нормі - 200 люкс, світло повинне мати відповідний відтінок, не осліплювати працюючого, падати на робоче місце зліва. Велике значення має кольорове оформлення робочого місця керівника. Яскраві і темні тони викликають передчасну втому, нерізкі - навпаки, сприяють підвищенню продуктивності його праці. Тому краще всього оформлювати робочий кабінет в світлі і м’які тона, наприклад ніжно-зелений, жовтий, бежевий або їх поєднання. Такі кольори добре відбивають світло, приємні для очей і заспокійливо діють на нервову систему.

Раціоналізація праці працівників управління.

Означає покращення планування діяльності органів управління, якісну підготовку і проведення нарад, засідань, покращення системи контролю виконання, тощо. Велике значення має удосконалення технології виконання управлінських робіт (розробка інструкцій, організаційних графіків, технологічних схем, та інше).