1.6 Стандарты

Государственная система документационного обеспечения управления.(далее ГСДОУ).

Основные положения ГСДОУ представляет собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно – справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов. В основных положениях ГСДОУ встречаются качественно новые термины.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства – впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента.

Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 ввел принципиально новое толкование термина «документ»: это «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».

Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие международным стандартам. Система менеджмента качества требует создания системы управления документами, являющейся неотъемлемой частью системы управления организацией. В других компаниях применение документа осуществляется на добровольной основе.

ГОСТ Р 6.30-2003 имеет длинное наименование «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Этот ГОСТ без преувеличения должен быть настольной книгой любого делопроизводителя. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов. В частности, он устанавливает:

- состав реквизитов документов;

- требования к оформлению реквизитов документов;

- требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

Еще были выпущены Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 (их полное наименование звучит так: «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»).

Это менее известный документ по сравнению с тем, который он толкует, но ценный практически. Дополнительную ценность Методическим рекомендациям придают Примерный перечень документов, подлежащих утверждению и Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслуживания)

Методические рекомендации не только конкретизируют ГОСТ Р 6.30-2003, но и дополняют его. Например, содержат полную и понятную инструкцию по оформлению реквизитов протоколов, чего в ГОСТе нет вообще.