5. Средства автоматизации на основе стилей

Word предусматривает некоторую простейшую автоматизация при создании документа, а именно: автоматическое формирование оглавления документа, автоматическая нумерация различных объектов, создание автоматически изменяемых сносок и ссылок ( перекрестные ссылки)на эти номера и другие объекты.

Например, чтобы сформировать оглавление с двух уровневой структурой заголовков, необходимо ввести заголовки в текст и сформатировать их так, чтобы первый уровень заголовка имел стиль «Заголовок», а второй - стиль «Заголовок1». Затем выполнить команды «Ссылка» и «Оглавление и указатели» меню «Вставка». Выбрать вкладку «Оглавление» указать количество уровней 2. Затем, воспользовавшись кнопками «Параметры» и «Изменить» заполнить окно «Параметры оглавления» указав против названия стилей «Заголовок» и «Заголовок1» номера их уровней 1 и 2 соответственно (если есть номера напротив названий других стилей то их нужно убрать), а в окне «Стиль» выбрать и настроить стиль для отображения оглавления на экране(например изменив размер букв с 10 на12 стиля «Оглавление1»).

Если существующее оглавление необходимо только обновить, то нужно навести на него указатель мыши, вызвать контекстное меню и выполнить команду «Обновить Поле». При этом можно обновить как все оглавление, так и только номера страниц. Если при создании оглавления был установлен флажок «Вставить как гиперссылку» то щелчком мыши по элементу оглавления при нажатой клавише «Ctrl» осуществляется переход к параграфу, на который он ссылается.

Для автоматической нумерация различных объектов (рисунок, таблица, формула) необходимо выделить нужный объект и выполнить команды «Ссылка» и «Название» меню «Вставка». В появившемся окне можно выбрать тип объекта (рисунок, формула, таблица) и способ нумерации.

Если необходимо дать названия и пронумеровать объекты такого типа, которого нет в перечне, то можно создать новый тип, нажав кнопку «Создать» и указав имя нового объекта. После этого при вставке нового названия данного типа все нижестоящие названия будут перенумерованы автоматически.

Для создания автоматически изменяемых и ссылок (перекрестные ссылки) на номера созданные автоматически или другие объекты выполните команды «Ссылка» и «Перекрестная ссылка» меню «Вставка». Затем в поле «Тип ссылки» выберите тип объекта, на который делается ссылка (например, рисунок), при этом в поле «Для какого названия» появится список всех объектов данного типа. Из списка необходимо выбрать нужный объект, а в поле «Вставить ссылку на» указать вид ссылки (Название целиком, постоянная часть и номер, и т.д.) и нажать кнопку вставить. Если был установлен флажок «Вставить как гиперссылку» то щелком мышью по данной ссылке при нажатой клавише «Ctrl» осуществляется переход к объекту, на который она ссылается. Причём, если был выбран вид ссылки «Постоянная часть и номер» то вставиться только та часть названия, которая была создана автоматически.

Команды «Ссылка» и «Сноска» меню «Вставка» позволяют создать сноску на примечание, написанное внизу страницы или в конце документа. В последнем случае сноска будет называться концевой. Кроме положения сноски при её создании можно указать, что используется в качестве сноски число или символ. В первом случае задаётся формат номера и последовательность нумерации, а во втором выбирается конкретный символ.