4. Шаблоны
У каждого документа Word есть некоторый набор стилей. Шаблон – это файл, содержащий макет страницы, набор стилей, а иногда и уже напечатанный стандартный текст. Шаблоны используются для ускорения создания и оформления документов. Кроме того, за счет применения шаблонов обеспечивается единообразие оформления документов.
Абсолютно все документы в Word создаются на основе шаблонов. Если щелкнуть на кнопке Создать (Пустые и последние, Новый документ), то Word создаст новый документ на основе шаблона Обычный. Word включает более 30 установленных шаблонов для различных видов документов, например, писем, факсов, отчетов, резюме, записок и др. Можно создавать новые шаблоны - это полезная возможность, потому что, если строго использовать предлагаемые шаблоны писем и записок, то получившийся документ в значительной степени будет расходиться с требованиями российских стандартов.
Шаблон представляет собой весьма удобную основу для создания документов. Например, если требуется еженедельно подготавливать новую повестку собрания, отличающуюся от предыдущей лишь некоторыми деталями, то, используя шаблон, содержащий множество готовых элементов, вы сможете значительно ускорить работу.
Предположим, что на работе часто требуется отправлять факсы в разные компании. Для каждого факса нужна титульная страница. Можно каждый раз создавать эту страницу заново в программе Word, а можно использовать готовую титульную страницу факсов в Word.
Эти и другие шаблоны доступны среди установленных шаблонов Word (рис.6).
Коллекция шаблонов включает различные категории: повестки, календари, объявления, письма и резюме. Шаблоны настроены таким образом, чтобы их без труда можно было изменять. Достаточно заполнить пустые места нужной информацией, распечатать страницу и использовать ее в работе. Даже если требуется добавить что-то на страницу или удалить некоторые элементы, основное содержимое не придется создавать заново.
При открытии шаблона создается новый документ на его основе, то есть открывается не сам шаблон, а его копия. В этом и состоит уникальное преимущество шаблона: он открывает копию самого себя, наделяя новый документ всем своим содержимым. Далее пользователь работает с новым документом, включающим все элементы исходного шаблона, удаляя и добавляя информацию при необходимости. Поскольку новый документ не является шаблоном, то изменения сохраняются в документе, а шаблон остается без изменений. Таким образом, один шаблон может служить основой для неограниченного числа документов.
Рис.6. Шаблоны
Если вы загружаете шаблон на веб-узле Office Online , исходный шаблон при этом не меняется, а остается на веб-узле. Однако его копия сохраняется на локальном диске компьютера. Для повторного использования загруженного шаблона не требуется вновь посещать веб-узел Office Online, его можно открыть в папке «Мои шаблоны». После выбора шаблона на экране отобразится новый текстовый документ с набором уже существующих элементов, в которые вводятся изменения
В каждом шаблоне есть подсказки по использованию. Это может быть короткая инструкция в конце документа или надписи типа Здесь впишите название Вашей фирмы в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать полностью или частично.
Можно создать свои (пользовательские) шаблоны. При создании шаблона заносите в него только общую информацию, которая нужна в каждом документе, основанном на таком шаблоне. Например, не стоит при создании шаблона для делового письма набирать данные, которые могут изменяться, иначе каждый раз, когда вы захотите воспользоваться своим шаблоном, придется удалять их и вносить новые. Можно создать новый шаблон на основе уже имеющегося. Для этого необходимо открыть установленный шаблон, внести в него изменения и сохранить как новый шаблон.
Шаблоны отличаются от документов не только своими функциями, но и типом файлов. Шаблон сохраняется как файл типа Шаблон Word. Файлы этого типа имеют расширение .dotx (в более ранних версиях Word использовалось расширение .dot).