Слепович. Business Communication

BELARUS ACADEMY OF COMMERCE AND TRADE

16 Zaslavskaya Str.

Minsk 220043

Republic of Belarus

Phone (Fax): +375-17-227-6589

FAX TRANSMISSION

Message for: Ms. Julia Collard, secretary, Main Office, School of Business,

Date: May 11,2000

Number of pages: 2 including this one

Dear Ms. Julia Collard:

In accordance with our previous agreement, I am sending you a list of 13 persons (12 students and one professor) who will participate in your school's summer internship programme in the period of July 5 - 21sl.

For us to apply for the UK visas, we need an official letter of invitation (a hard copy) and a letter of support (by fax) to the UK Embassy in Minsk.

Please find attached the above list with the participants' surnames, first names and dates of birth on page 2 of this fax.

I look forward to receiving your reply at your earliest convenience.

Yours sincerely,

(signature) N. Kapustin

Head, International Division.

7 0

Fax and E-mail 121

Перевод текстовой части факса:

Уважаемая г-жа Джулия Коллард!

В соответствии с нашей предварительной договоренностью посылаю Вам список из 13 человек (12 студентов и 1 преподаватель), которые будут участвовать в программе летней практики Вашей школы в период с 5 по 21 июля.

Для обращения за визами в посольство Великобритании нам понадобится официальное приглашение (оригинал) и письмо в посольство о визовой поддержке (факс).

Прилагаю указанный выше список с указанием фамилий, имен и даты рождения участников программы на странице 2 данного факса.

С нетерпением жду скорейшего ответа. Искренне Ваш (подпись)

Н. Капустин, начальник международного отдела.

4.2. Электронная почта (E-mail)

Электронная почта, которая и по-русски стала с помощью метода транскрибирования называться «И-мэйл», за последние несколько лет буквально завоевала рынок пользователей компьютеров.

Пользователям электронной почтой на английском языке следует знать, что в электронных сообщениях используется большое количество сокращений, например:

В данном разделе излагаются основные правила пользования электронной почтой как средством коммуникации в бизнесе или, по

71

(21 Факс и электронная почта

крайней мере, между людьми с разным социальным статусом, которые в

Итак, данный раздел посвящен этикету пользования электронной почтой, а не технической стороне (например, как связываться с провайдером, удалять ненужные сообщения, открывать адрес в Интернете и т.д.).

1. Своевременно отвечайте на все полученные сообщения

(Respond to all personal messages promptly)

Даже если Вам нечего ответить по существу, просто напишите, что Вы получили отправленное сообщение (message), например:

Thank you for your message. I will get to you ASAP.

Спасибо за Ваше сообщение. Я свяжусь с Вами в ближайшее время.

Thank you for your suggestion. I am thinking about it.

Спасибо за Ваше предложение. Я обдумываю его.

2.Будьте осторожны насчет пересылки личных сообщений

Помните о том, что полученное Вами сообщение было адресовано Вам лично. Прежде чем переслать его кому-либо, подумайте, одобрил бы это отправитель данного сообщения.

3.Проверьте написанные сообщения, прежде чем отправлять их

(Check outgoing messages before posting them)

Особенности электронной почты состоят в том, что нажав на иконку "send" (отправить), Вам уже нельзя отменить эту команду, чтобы что-либо исправить. Поэтому нужно внимательно вычитать текст сообщения, прежде чем его отправить.

7 2

Fax and E-mail 121

Указание темы сообщения особенно важно, когда Вы обмениваетесь с партнером по бизнесу целым рядом сообщений. В этом случае ни Вам, ни Вашему партнеру не придется искать нужное сообщение среди многих других. Это также помогает выдерживать краткость и сжатость при написании сообщения, например:

Несмотря на то, что язык электронной почты - это гибрид фраз устной речи и предложений письменной речи, необходимо чувство меры в употреблении непринужденных приветствий и заключительных фраз. В электронных сообщениях можно вообще обойтись без них (см. предыдущий пример, где отсутствуют формулы обращения и прощания).

Имейте в виду, что даже в бизнес-коммуникации стиль электронных сообщений - скорее непринужденный или нейтральный, чем офи- циально-деловой. Это позволяет устанавливать и поддерживать дружеские отношения людям с разным социальным статусом. Однако в случае, если, например, студент или подчиненный направляет просьбу

1Ъ

(21 Факс и электронная почта

профессору или администратору, непринужденный стиль неуместен. Здесь скорее необходим нейтральный или официально-деловой стиль, чтобы

(1)избежать навязчивости,

(2)дать получателю возможность выбора,

(3)создать у него благоприятное впечатление, например:

Ш(плохой вариант)

Как видно из данного сообщения, все указанные три правила здесь не соблюдены. Гораздо лучше такой вариант просьбы:

74

Многие термины и выражения сокращаются в электронных сообщениях (см. начало этого раздела). Список сокращений достаточно большой. Главное, чтобы адресат понял Вас. Допускается набирать текст сообщения без заглавных букв, опускать артикли и вспомогательные глаголы. Однако, если Ваш английский (в частности, грамматика) «хромает», лучше избегать это и пользоваться стандартным, полным текстом. Сравните два вида одного и того же сообщения:

7КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

1.Составьте факс с сообщением о перечислении депозита за проживание в гостинице ваших участников конференции фирмпартнеров, а также о дате их прибытия на конференцию в Прагу.

2.Напишите сообщение по электронной почте с просьбой рассмотреть возможность о выделении Вам финансовой помощи для участия в симпозиуме, оргкомитет которого отобрал Ваш доклад для выступления в одной секций.

3.Составьте факсовое сообщение организационному комитету торгово-промышленной выставки с просьбой забронировать 7 одноместных номеров в гостинице для членов вашей группы из

расчета не более 50 долларов С Ш А в сутки на человека.

4.Подтвердите по электронной почте получение информации от партнеров по бизнеса об отправке партии груза. Не забудьте заполнить строку «тема сообщения».

5.Сообщите партнерам по бизнесу об изменении вашего электронного адреса с 1-го числа следующего месяца в связи с реорганизацией услуг телекоммуникации в вашем регионе.

75

^ Полезные выражения в деловой переписке

6.Поблагодарите в электронном сообщении партнеров по бизнесу за своевременную информацию об изменении условий закупки товаров по оптовым ценам и выразите надежду на возможность предоставления скидок постоянным клиентам.

(Для выполнения заданий воспользуйтесь полезными выражениями в деловой переписке, помещенными в разделе 5 данной части учебного пособия.)

Раздел 5. Полезные выражения в деловой переписке

(Helpful Expressions in Business Correspondence)

Данный раздел содержит справочные материалы, которые могут оказаться полезными для выполнения контрольных заданий предыдущих разделов данной части учебного пособия.

7 6

Helpful Expressions in Business Correspondence $

5.2. Выражение сообщения (Expressing Information)

7 7

^Полезные выражения в деловой переписке

5.3.Выражение надежды (Expressing Норе)

5.4. Благодарность (Gratitude)

7 8

Helpful Expressions in Business Correspondence

5.6.Выражение неудовлетворения

(Expressing Dissatisfaction)

7 9