Основные понятия и термины архивоведения

Основные понятия и термины архивоведения.

Архив — совокупность архивных документов, а также ар­хивное учреждение или структурное подразделение учрежде­ния, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архив негосударственных предприятий, организаций и учреж­дений, зарегистрированный в установленном порядке, — архивное учреждение, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов, за исключением документов по личному составу.

Архивная опись — архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предна­значенный для раскрытия состава и содержания дел.

Архивное дело — деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подле­жащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исто­рически или логически связанных между собой.

Ведомственный архив — государственное архивное учрежде­ние или структурное подразделение, хранящее документы на протяжении определенного срока на своем предприятии, в уч­реждении и организации.

Государственная архивная служба — органы управления ар­хивным делом и архивные учреждения Республики Беларусь, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь по вопросам архивного дела и ведения делопроизводства.

Государственный архив — государственное архивное учреж­дение, осуществляющее прием и постоянное хранение архив­ных документов в интересах пользователей.

Государственный архивный фонд Республики Беларусь — до­кументы государственных органов, государственных предпри­ятий, учреждений и организаций независимо от времени их создания, а также документы, переданные на государственное хранение юридическими лицами негосударственных форм соб­ственности, физическими лицами, архивами иностранных го­сударств, а также документы, конфискованные и реквизиро­ванные в установленном законодательством порядке и переданные в государственные архивы.

Единица хранения — основная единица учета в пределах ар­хивного фонда, представляющая собой обособленный отдель­ный документ или совокупность письменных документов, за­ключенных в отдельную обложку.

Научно-справочный аппарат — комплекс архивных справоч­ников, механизированных и автоматизированных информаци­онно-поисковых систем, создаваемых на единых методологиче­ских и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов в целях эффек­тивного использования содержащейся в них информации.

Национальный архивный фонд — совокупность документов, созданных в Беларуси в процессе государственной, экономиче­ской, общественно-политической, социально-культурной дея­тельности на различных этапах развития государства.

Негосударственная часть Национального архивного фонда — совокупность архивных фондов и документов, находящихся в собственности предприятий, организаций и объединений него­сударственных форм собственности, а также физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).

Частный архивный фонд — совокупность документов, обра­зовавшихся в процессе жизни и деятельности одного лица, ро­да, собранных либо приобретенных ими в наследство и не пе­реданных в собственность государства.

Экспертиза ценности документов — определение народно­хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государствен­ное хранение и установление сроков хранения. Московское княжество имело большое количество архивов удельных княжеств. Эти документы постоянно требовались при разборах земельных и родословных споров, поэтому с них снимали копии, по ним составляли сборники. Много документов возникало и в ходе деятельности государственного аппарата Великого княжества Московского. Наиболее важные из них хранились в великокняжеской казне: договорные, жалованные, духовные (завещания) грамоты, поручные записи (поручительство за какое-либо лицо), указы и переписка великих князей и др. Здесь же собирали и документы удельных княжеств. Так был сформирован великокняжеский архив.

В конце XV в., когда образовались приказы - центральные учреждения управления, часть документов из великокняжеского архива была передана им, другие же документы великокняжеского архива в XVI в. вошли в состав Государственного архива России.

В XVI в. происходит укрепление государства, которое сформировалось в форме монархии с сильной верховной властью.

В основе организации государственного управления в рассматриваемый период было единство судебной и административной власти. До середины XVI в. сложились и действовали два общегосударственных ведомства: Белый Дворец и Казна.

Белый Дворец ведал личными землями великого князя, возглавлял его дворский (или "дворецкий"). В функции Дворца входило и управление отдельными отраслями княжеского хозяйства.

По мере присоединения новых земель для управления ими создавались местные "дворцы", например Казанский дворец (после присоединения Казани) и др.

Казенный двор (Казна) ведал финансовыми вопросами, а также государственным архивом и государственной печатью.

Постепенно с увеличением и усложнением функций государственного управления возникла необходимость в создании специальных учреждений, которые руководили военными, иностранными, судебными и прочими делами. Так, в середине XVI в. возникают постоянно действующие приказы со своими штатами, внутренней структурой и специальным делопроизводством.

Из большого числа приказов, создававшихся в разные годы, можно выделить несколько основных групп, объединенных по направлению деятельности:

первая группа - военные (Разрядный, Поместный, Стрелецкий, Пушкарский, Оружейная палата);

вторая группа - дворцовые приказы, заведовавшие отдельными отраслями великокняжеского, а затем (с 1547 г.) царского хозяйства (Казенный, Конюшенный, Ловчий, Сокольничий, Постельничий);

третья группа - внешние отношения с иностранными державами (Посольский приказ);

четвертая группа - финансовые, фискальные приказы для сбора налогов и податей (Приказ Большого прихода);

пятая группа - судебно-полицейские приказы (Разбойный, Холопий, Земский);

шестая группа - судебные приказы, которые заведовали судом на определенных территориях (Московский, Владимирский, Дмитровский, Казанский).

Количество приказов постоянно увеличивалось, что было связано с расширением и усложнением функций централизованного государства.

Существенные изменения в XVI в. произошли в организации церкви. В 1589 г. было учреждено патриаршество - высшая власть в православной церкви.

При патриархе в XVI в. возник особый "двор" со своими должностными лицами. Через этот аппарат патриарх осуществлял общее руководство церковными делами и имуществом церкви.

Документацию, сохранившуюся в архивах церквей и монастырей, условно можно разделить на две группы: религиозная и хозяйственная, составлявшая большую часть.

В начале XVII в. в результате польско-литовской и шведской интервенций церковным архивам был нанесен серьезный урон. Поэтому судить об их былом составе в наши дни можно лишь по сохранившимся описям и копийным книгам (копии с наиболее важных документов). Кроме того, в архивах церквей и монастырей хранились документы светских феодалов, подтверждавших их права на владения землей, крестьянами и другим имуществом.

Система местного управления в тот период была сложной. По земской реформе 1555-1556 гг. суд и сбор податей были переданы в ведение "старост", которые избирались посадскими людьми (городскими жителями) и черносошенными крестьянами (не находившиеся в крепостной зависимости, а принадлежавшие государству).

В результате деятельности органов местного управления создавались архивы местных учреждений. Царским Судебником 1550 г. обязывало "бережно хранить" все дела государственных учреждений, составлять "разметные книги" (имущественное положение и повинность посадских людей) - один экземпляр направлялся в центр, другой хранился на месте. Создаются земские избы (судебные дела), приказные избы (административные, военные, финансовые дела) Состав документов был разнообразен и сохранился лучше.

В земских избах сохранялись дела, связанные с местным управлением. Документы находились в ларях. На них заводились описи. Наиболее ценными были разметные книги, отражавшие хозяйственное развитие мест, и уставные грамоты наместников и волостей.

В этот период архивные материалы еще являлись составной частью текущего делопроизводства. Однако с течением времени наиболее старые и в значительной степени, потерявшие практическое значение документы стали складываться в специальные помещении "казенки", сюда же складывались подлинные материалы руководящего или справочного характера, а снятые с них копии передавались в соответствующие отделы.

Верховная власть осуществляла контроль за хранением архивных документов. Центральные учреждения обязаны были представлять на рассмотрение высшей власти описи своих архивов. Для охраны учреждений и архивов устанавливались ночные дежурства. Помещения предписывалось оборудовать железными дверями с засовами и железными решетками на окнах.

Документы хранились в ящиках и ларях, на которые привешивались ярлыки с указанием хранившихся в них материалов. Архивные дела стали нумероваться. На единицах хранения указывают их местонахождение. Для текущей работы материалы выдаются под расписку. Учреждениям предписывалось не выдавать дела за пределы зданий.

Тем не менее, гибель документов носила массовый характер. Материалы уничтожались во время войн, вследствие плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Сильный урон был нанесен в 1547 году, когда полностью сгорел Кремль и большая часть Москвы. Громадное количество актов сгорело в 1626 году - акты, датированные до 1626 г. сравнительная редкость. Большое количество ценных источников погибло в период Крестьянской войны 1670 - 1671 гг., когда уничтожались прокламации восставших.

В XVII в. уделяется большое внимание описанию документов. В 1680 г. Указом царя 23 центральным учреждениям было предписано провести описание своих дел. Описи составляются более конкретные и детальные, заголовки раскрывают содержание документа, обозначаются даты, перечисляются печати, язык документа. Описи - ценный исторический источник, особенно на те комплексы дел, которые не дошли до нас.

Широкое распространение получило составление архивных справочников и в центре и на местах, в том числе и в церковных архивах.

В ХVI -ХVII в. особо выделяются архивы церквей и монастырей. В них хранились преимущественно хозяйственные документы, определявшие, прежде всего, земельные владения церкви.

Большой интерес представляют опись рукописей и копийная книга Кирилло-Белозерского монастыря. Составленные в последней четверти XV в. Опись состоит из двух разделов: краткой инвентарной описи и обстоятельного описания отдельных рукописей.

Высокая техника описания рукописей дает основание предполагать, что в монастыре хранились описи документов, роль которых была еще актуальнее. Об этом свидетельствует копийная книга монастыря. Состав документов показывает, что они собирались с определенной целью, т.е. выявлялись материалы о землях в одном Белозерском княжестве.

В описях имеются ссылки, каждый источник описан отдельно, систематизированы по царствам. Прослеживается очередность описания документов по степени важности: сперва жалованные грамоты, затем частноправовые документы и т.д.

В XVI - XVII вв. в правительственных учреждениях сложилась система делопроизводства. Приказной аппарат (канцелярия) состоял из дьяков и подьячих, которые вели всю приказную документацию. Существовала "столбцовая" форма приказного делопроизводства, выработался и особый стиль письма - скоропись.

Столбцами называли ленты бумаги шириной 15 - 17 см и различной длины, имевшие несколько склеек. На лицевой стороне столбца наносился основной текст, а оборотная сторона служила для нанесения различных помет, кроме того, переписчик после завершения дела ставил "справки", т.е. указывал свое имя, а дьяк или подьячий, "вершивший" дело, скреплял столбец "скрепой", т.е. проставлял на местах склеек буквы своего имени и титула. Такая система позволяла обезопасить документ от подлогов или утрат в случае расклейки столбцов.

Помимо столбцовой в приказах использовались и другие формы документов - тетради (несколько листов, сшитых в один корешок), грамоты (отдельные наиболее важные правительственные указы или частные сделки).

Постепенно в работе приказов произошло разделение в хранении подлинников и копий документов.

Первоначально архивы в приказах располагались в тесных, неприспособленных помещениях - "казенках". Однако после сильнейшего пожара в Москве в 1626 г., уничтожившего большое количество деревянных построек, в том числе и тех, где располагались приказы, в Кремле было построено специальное каменное здание, в котором и разместились уцелевшие архивы приказов. В дальнейшем именно сюда стали поступать на хранение документы от московских приказов.

Характерной особенностью этого периода было то, что потерявшие практическое значение документы, как правило, хранились в канцелярии вместе с текущим делопроизводством, т.е. хранилища документов еще не стали самостоятельными структурными подразделениями учреждений.

Для истории архивного дела русского централизованного государства особое значение имеет Царский (или государственный) архив, который в XVI в. занимал центральное место среди хранилищ письменных материалов. Этот архив в XVI в. занимал особое положение, так как являлся центральным хранилищем, собирал и хранил наиболее ценные документы (личной канцелярии царя, Боярской думы, Посольского приказа), использовался непосредственно царем, особенно активно Иваном IV. В нем, кроме документов удельных княжеств, хранились документальные акты и переписка за XIV - XVI вв., отражающие внешнюю и внутреннюю политику государства и имеющие общегосударственное значение (например, Судебник 1550 г., приговор Земского собора 1566 г., грамоты английских, датских, шведских королей и др.).Текущими делами архива руководили думные дьяки.

В архивах хранились дела трех видов:

• отдельные документы - грамоты (наиболее ценные по содержанию);

• столбцы (свитки документов, склеенные между собой верхними и нижними полями и закрепленные особыми "скрепами" в хронологическом или логическом порядке);

• книги и тетради (переписные - по переписи населения и др.).

Дела нумеровались, на них указывалось место хранения. Несмотря на царские указы, архивы хранились небрежно, в сырых помещениях, иногда расхищались, а более всего страдали от стихийных бедствий и военных захватов, народных восстаний. Иногда архивы или отдельные документы умышленно уничтожались, как утратившие практическую ценность или имевшие неугодный царизму классовый характер (разрядные книги в 1682 г., прокламации С.Т. Разина и его сподвижников). На документы составлялись описи, качество которых было различным в разных архивах.

Условно архив можно было разделить на две группы материалов: изъятых в воссоединенных землях (духовные грамоты великих и удельных князей) и возникавших в процессе деятельности государственных учреждений (документы по истории внутренней и внешней политики русского централизованного государства).

В конце XVI в. большинство дел из Царского архива были переданы в архив Посольского приказа. В начале XVII в. (в Смутное время) входившие ранее в состав Царского архива документы сильно пострадали в результате военной интервенции.

Использование и организация хранения архивных документов

Работа по выполнению запросов правительственных учреждений и частных лиц считалась основной деятельностью архивов. Справки по запросам вышестоящих учреждений, которым подчинялись архивы, выполнялись в первую очередь. Низкий уровень учетно-справочного аппарата, хаотичное состояние большинства документов приводили к тому, что архивы часто не могли выдавать справки. Из частных лиц обращались помещики, чиновники, офицеры, купцы.

Большую работу проводили дипломатические архивы. Их документы играли важную роль для разграничения русских земель с соседними странами. Так, в 1744 году для работы по разграничению земель со Швецией, были сняты копии с документов, в 1800 году в Коллегию иностранных дел отправили копии с материалов о взаимоотношениях России с Арменией и Персией.

Масштабы справочной работы зависели от исторических условий. Она возрастала в период проведения генерального межевания, составления родословных. После подавления Крестьянской войны 1773-1775 г.г., в ходе которой многие документы были уничтожены или утеряны, многие дворяне обращались в архивы за подтверждением своих прав на землю и крестьян.

В 18 веке стала проводиться работа по собиранию исторических документов. По указу 1720 года губернаторы должны были отправлять в Сенат «куриозные и оригинальные»12исторические документы. Епархии и монастыри должны были присылать старинные письменные памятники в Синод, где с них следовало снять копии, а подлинники возвратить.

Собирали письменные памятники и частные лица. Но основным недостатком этих работ было то, что отсутствовал орган, координирующий эту работу, не проявлялась забота о судьбе ценных коллекций.

Материалы по отечественной истории приобретались также за рубежом. Петр I во время заграничных путешествий знакомился с такими документами, причем ряд источников удавалось купить и доставить в Россию, а некоторых снимались копии.

Собирание исторических источников не являлось самоцелью. Делалось это для создания источниковой базы в целях разработки отечественной истории. В тоже время учеными стали привлекаться материалы столичных и местных архивов. Значительно шире, чем материалы других хранилищ, использовались дела Московского архива Коллегии иностранных дел. Здесь хранились важные источники, и был составлен к ним неплохой учетно-справочный аппарат.

Широкий круг источников привлек видный историк В.Н. Татищев при написании «Истории Российской с самых древнейших времен». Ученый работал в архивах Москвы, Астрахани, Казани и многих других. Он первый из отечественных исследователей стал привлекать дипломатические материалы. 13

Продуктивно работал над архивными источниками М.В. Ломоносов. Это позволило ему в «Замечаниях на диссертацию Миллера» и «Древней Российской истории» доказать самостоятельное историческое развитие русского народа.14

Широкое привлечение архивных материалов способствовало тому, что Ломоносов приблизился к постановке вопроса о необходимости создания истории народов, а не носителей верховной власти. Благодаря этому великий ученый далеко опередил русских и зарубежных историков 18 века.

Исследования в основном велись по темам, в которых правительство было заинтересовано. К тому же допуск в архивы был строго ограничен. Не могло быть и речи о широком научном использовании документального богатства. Тем не менее, материалы привлекались для разработки исторических трудов, причем число ученых постоянно возрастало.

Положительное значение имела публикация архивных документов. Она способствовала расширению источниковой базы и развитию исторической науки.

Начиная с 60-х годов 18 века Академия наук стала публиковать архивные источники, в том числе Кенигсбергскую и Никоновскую летописи, «Русскую правду», Судебник Ивана IV и другие материалы.

Ряд источников (духовные и меновые грамоты, дипломатические материалы, «Записные тетради письмам и делам Петра Великого» 1704-1706 гг и др.) подготовил к печати М.Н. Щербатов, являвшийся в 1768-1777 г.г управляющим архивом Петра I.15

Историк И.И. Голиков разработал 12-ти томный труд «Деяния Петра Великого» и 18 томов дополнений к ним. В них было опубликовано более 3 тыс. документов петровской эпохи. Автор использовал материалы Коллегии иностранных дел, Разрядного приказа, местных архивов.16

В XVIII веке выявилось два подхода к организации хранения документов. В текущих архивах учреждений в основном сохранился прежний порядок классификации архивных дел. Внутри документальных архивов источники разделялись по тематическому, хронологическому и другим принципам. Это делалось для лучшего использования материалов.

В исторических архивах начинается появляться библиографический подход: каждый отдельный документ рассматривался как самостоятельный объект и приравнивался к книге. Документы стали классифицироваться по предметному признаку.

Еще в середине XVIII века управляющий Московского архива Коллегии иностранных дел М.Г. Собакин разработал план, по которому материалы делились на две части: «старый архив», включавший дела до 1700 года и «архив новый», в который входили дела за последующий период. Документы внутриполитического характера хранились отдельно от дипломатических.17

Реорганизацию хранения документов в этом архиве провел Г.Ф. Миллер в 70-е годы 18 века. Он выдвинул план, по которому все дела делились на две группы: общие государственные и частные государственные, каждая из которых была расчленена на несколько частей. Такая система хранения дел получила отрицательную оценку. Она не могла удовлетворить сотрудников архива и Коллегию иностранных дел, так как розыск документов сильно затягивался.

В 1720г. принимаются инструкции по ведению архивов Коллегии иностранных дел и Вотчинной коллегии, предусматривающие хранение документов в шкафах, периодическую разборку, систематизацию и нумерацию дел, составление на них описей, реестров, записных книг, азбук. Столбцовый порядок хранения документов был окончательно заменен на книжный.

Также были изданы указ о режиме хранения документов (1726г.), предусматривающий хранение документов в сухом месте, в охраняемом помещении и указ 1736г. о хранении документов в каменных палатках с железными дверями и решетками на окнах, в противопожарных условиях.

Были изданы указы:

ь о запрете выноса архивных дел из архивов (1763г.);

ь о хранении дел в шкафах под присмотром архивариуса;

ь о передаче дел из учреждений в архивы в упорядоченном состоянии по описям и реестрам - по происхождению, тематике, хронологии (1781г.).

Хранение осуществлялось:

ь в сухом, охраняемом, противопожарном месте под присмотром архивариуса;

ь в шкафах:

ь документы были расположены по происхождению, тематике, хронологии;

ь с указанием номера дела, года, названия, места хранения.

В процессе хранения дел велись записные книги, алфавиты, реестры дел.

В XVIIIв. широко распространяется научное использование документов, в частности:

ь 1718г. - была издана первая в России публикация исторического документа - грамоты австрийского императора Максимилиана I Государю Василию 111 от 04.08.1514 с его титулованием "император" - обоснование императорского титула Петра I;

ь 1723г. - издана первая в России публикация архивной описи - два "Каталога рукописных книг греческих, в Синодальной библиотеке в Москве обретающихся".

ь были приняты указы 1720-1722гг. о собирании церковных жалованных грамот, раскольничьих рукописей, древних летописцев и хронографов - начало собирания исторических архивных документов;

ь 1773г. - начало выходить в свет первое печатное издание, публиковавшее исторические документы, - Древняя Российская Бивлиофика под редакцией Н.И. Новикова;

ь началось создание исторических трудов на основе архивных документов (В.Н. Татищев "История Российская").

8