3.2 Автоматизация как способ совершенствования системы финансового планирования на предприятии

Некорректно говорить о том, что нельзя организовать систему бюджетирования на предприятии, используя только бумажные варианты форм, таблиц, нормативов, баз данных и т.д. Собственно, так было построено планирование на советских предприятиях еще десять лет назад. Этот вариант будет приемлем и сегодня, но для небольших предприятий (с численностью персонала примерно до 20 человек). Но любой специалист, имеющий опыт «советского» планирования и учета, согласится, что пользоваться компьютером, хотя бы программой MS Excel, намного удобнее и эффективнее. Поэтому не только крупным, но и средним, и мелким компаниям необходимо воспользоваться преимуществами, которые предоставляет автоматизация планирования и бюджетирования.

С помощью программных систем работа по бюджетированию выполняется гораздо быстрее (человек -- не машина). Кроме того, значительно уменьшается количество ошибок (человеку свойственно ошибаться). Во многих случаях исчезает необходимость обработки «вручную» большого количества данных.

Полученные результаты имеют аккуратный, удобный, структурированный вид (нет необходимости изучать неразборчивый почерк «по-старинке» заполненных таблиц и форм). Не нужно много места (на полках) для хранения бумаг -- исходной и сводной информации. А если подсчитать экономию на стоимости бумаги и оплате труда (нужно меньше работников), то в некоторых случаях компьютерное бюджетирование может обойтись даже дешевле обычного.

И самое главное -- без автоматизации невозможно оперативно контролировать и корректировать процесс выполнения бюджетов, появляются богатейшие возможности для всестороннего анализа деятельности компании и ее подразделений.

Интерес к системам бюджетирования и финансового планирования в последнее время значительно вырос. Всего 2 года назад было проблематично найти информацию о специализированных системах бюджетирования - слишком мало было предложений на российском рынке. В настоящее время можно найти сведения о более чем 30 системах бюджетирования в российских ресурсах сети Интернет. Представленные на рынке системы бюджетирования как иностранного, так и отечественного производства, разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функциональности и ориентации на сферу деятельности и размер предприятия.

Вот некоторые преимущества, которые предоставляют программные пакеты по финансовому планированию:

система поддерживает все необходимые измерения для ведения бюджета многофилиальной организации. Бюджет можно планировать и анализировать в разрезе организационно-штатной и финансовой структуры;

система обеспечивает детализацию бюджета по структурным единицам и центрам финансовой ответственности организации;

вести бюджет можно в различных валютах. В справочнике финансовых инструментов может быть задано неограниченное количество валют. Для установки котировок валют могут использоваться различные виды курсов валют. Предоставляется возможность задавать период действия курса.

поддерживается планирование бюджета - составление финансового плана и сметы капитальных вложений в натуральных измерителях (продукты, услуги и др.). Имеется возможность ведения иерархического справочника видов продукции, справочника проектов и бизнесов;

классифицировать статьи бюджета можно в разрезе субъектов, с которыми взаимодействует организация. В справочнике субъектов могут быть определены потребители, поставщики и др., а также установлены иерархические связи между ними. Это значит, что в системе можно хранить данные, например, по холдингу (группе компаний) и контролировать связи между отдельными клиентами.

в системе предлагаются унифицированные планы статей для ведения:

- бюджета доходов и расходов,

- бюджета активов и пассивов,

- бюджета движения денежных средств,

- сметы капитальных вложений,

- бюджета проектов (направлений деятельности).

Состав статей этих планов может быть изменен и настроен под задачи

конкретной организации. Кроме того, можно дополнительно создавать свои бюджетные планы, их состав неограничен.