19
7.ЛИТЕРАТУРА
1.Бондаренко С., Бондаренко М. Microsoft Office 2003 в теории и на практике. — М.: Новое знание, 2004. — 560 с.
2.Бондаренко С., Бондаренко М. Microsoft Word 2003 в теории и на практике. — М.: Новое знание, 2004. — 336 с.
3.Символоков Л. В. Word 2003. Практическое руководство. — М.:
Бином-Пресс, 2005. — 304 с.
20
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3
ОБРАБОТКА ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ
1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Изучить возможности современных табличных процессоров по оформлению и обработке данных табличного типа.
2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ
Табличными процессорами называются прикладные программы, предназначенные для работы с электронными таблицами. Электронная таблица представляет собой прямоугольную матрицу, состоящую из ячеек, каждая из которых имеет свой номер.
Рассмотрим структуру электронных таблиц на примере работы с электронной таблицей Excel. Программа Microsoft Excel (рис. 12) предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовыми. При формировании таблицы выполняется ввод, редактирование и форматирование текстовых, числовых данных, а также формула.
Рис. 12. Окно программы Microsoft Excel
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга пред- ставляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц.
В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа, расположенного в его нижней части. С помощью ярлыков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же книгу-
21
Для переименования рабочего листа надо дважды щелкнуть на его ярлычке и выбрать команду Переименовать.
Для выделения нескольких смежных рабочих листов необходимо выделить первый рабочий лист и, зажав на клавиатуре клавишу Shift, выделить последний лист. Для выделения нескольких несмежных рабочих листов выделить первый рабочий лист и, зажав Ctrl на клавиатуре, выделить следующий лист.
Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки.
Формат указания адреса ячейки называется ссылкой. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Операции ввода и редактирования всегда проводятся в активной ячейке. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Данные в ячейке могут быть основными, т. е. не зависящими от других значений ячеек в таблице, и производными, т. е. определяемыми по значениям других ячеек при помощи вычислений.
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группой ячеек, которые образуют блок. В качестве блока может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк, столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ, например двоеточие <:> или две точки <..>. Каждая команда табличного процессора требует указания блока ячеек, в отношении которого она будет выполнена.
Блок используемых ячеек можно выделить двумя путями: непо- средственно набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы с помощью клавиш управления курсором.
Вычисления в электронных таблицах Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций.
Ссылки на ячейки можно задать разными способами. По умолчанию
ссылки на ячейку в формулах рассматриваются как относительные со стилем ссылок A1 (рис. 13), определяющий столбцы буквами (от A до IV, всего не более 256 столбцов), а строки номерами (от 1 до 65536). Эти буквы и номера называются заголовками строк и столбцов. Например, ссылка B2 указывает на ячейку, расположенную на пересечении столбца B и строки 2.
Рис. 13. Лист Excel со стилем ссылок A1
22
Относительные ссылки — это ссылки, которые при копировании
формулы изменяются автоматически в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копией (Н4).
Абсолютные ссылки — это ссылки, которые при копировании не изменяются ($Н$4).
Смешанные ссылки — это ссылки, которые сочетают в себе и от- носительную и абсолютную адресацию ($Н4, Н$4).
Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу <F4>.
Также можно использовать стиль ссылок, в котором нумеруются как строки, так и столбцы (рис. 14). Стиль ссылок R1C1 полезен при вычислении положения столбцов и строк в макросах. В стиле ссылок R1C1 Microsoft Excel указывает положение ячейки буквой «R», за которой идет номер строки, и буквой «C», за которой идет номер столбца. Способы адресации, использующие данный стиль приведены в таблица 1.
Таблица 1. Способы адресации с использованием стиля R1C1
Ссылка |
Значение |
R[-2]C |
Относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки выше и в том |
|
же столбце |
R[2]C[2] |
Относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки ниже и на два |
|
столбца правее |
R2C2 |
Абсолютная ссылка на ячейку, расположенную во второй строке и во втором |
|
столбце |
R[-1] |
Относительная ссылка на строку, расположенную выше текущей ячейки |
R |
Абсолютная ссылка на текущую строку |
При записи макроса Microsoft Excel записывает некоторые команды с использованием стиля ссылок R1C1. Например, если записывается такая команда как нажатие кнопки Автосумма для вставки формулы, суммирующей диапазон ячеек, Microsoft Excel использует при записи формулы стиль ссылок R1C1, а не A1.
Рис. 14. Лист Excel со стилем ссылок R1C1
Чтобы включить или выключить стиль ссылок R1C1
1.Выберите пункт Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку Общие.
2.В меню Сервис установите или снимите флажок Стиль ссылок
R1C1.
1.Функции в Excel предназначены для вычисления базовых вели- чин, необходимых при проведении сложных финансовых, статистических, математических и т. д. расчетов. Вставка функции производится с помощью
23
Мастера функции с помощью команды Вставка —> Функция или нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная <fx>.
Отдельные аргументы функции могут быть как константами, так и ссылками на адреса ячеек.
В Excel имеются сотни функций. Краткая информация о нескольких наиболее используемых (и достаточно типичных) из них представлена в таблица 2.
Таблица 2. Часто используемые функции Excel
Функция |
Назначение |
|
|
|
Примеры |
|
|
|||
СУММ(число1; число2; ...) |
Вычисляет сумму значений |
=СУММ(A5:А20) |
|
|
||||||
|
в скобках |
|
|
|
|
Вычисляется сумма чисел из ячеек |
||||
|
|
|
|
|
|
от А5 до А20 |
|
|
|
|
СРЗНАЧ(число1; число2; |
Вычисляет |
среднее |
для |
=СРЗНАЧ(В4:В15) |
|
|
||||
...) |
группы значений |
|
|
Определяется среднее |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
от чисел из ячеек с В4 по В15 |
|
|||
СЧЕТ(значение1; |
Подсчитывает |
количество |
=СЧЕТ(В4:В15) |
|
|
|||||
значение2; ...) |
чисел в списке аргументов |
|
Если |
каждая |
ячейка |
диапазона |
||||
|
|
|
|
|
|
В4:В15 содержит число, функция |
||||
|
|
|
|
|
|
вернет значение 12 |
|
|
||
МАКС(число1; число2; ...) |
Находят |
наибольшее |
и |
=МАКС(В4:В15) |
|
|
||||
и МИН(число1; число2; ...) |
наименьшее |
значения |
в |
Отображает |
наибольшее |
из |
||||
|
списке аргументов |
|
|
значений, |
содержащихся |
в |
||||
|
|
|
|
|
|
диапазоне В4:В15. Текст и пустые |
||||
|
|
|
|
|
|
ячейки игнорируются |
|
|
||
ПРОПНАЧ(текст) |
Весь вводимый текст (кроме |
=ПРОПНАЧ(“издательство |
|
|||||||
|
первых |
|
|
букв) |
диалектика”) |
|
|
|
||
|
представляется |
строчными |
Будет |
возвращено |
значение |
|||||
|
буквами |
|
|
|
|
Издательство Диалектика |
|
|||
ПРОПИСН(текст) |
Весь вводимый |
текст |
=ПРОПИСН(“издательство |
|
||||||
|
представляется прописными |
диалектика”) |
|
|
|
|||||
|
буквами |
|
|
|
|
Будет |
возвращено |
значение |
||
|
|
|
|
|
|
ИЗДАТЕЛЬСТВО ДИАЛЕКТИКА |
||||
ОКРУГЛ(число; |
Округляет |
|
число |
|
до |
=ОКРУГЛ(3.1415926; 2) |
|
|
||
число_разрядов) |
указанного |
|
количества |
Будет возвращено значение 3.14 |
|
|||||
|
десятичных разрядов |
|
|
|
|
|
|
|
||
СЕГОДНЯ() |
Отображает текущую дату |
|
=СЕГОДНЯ() |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
Для этой функции аргументы не |
||||
|
|
|
|
|
|
нужны |
|
|
|
|
Функцией Excel, которая используется чаще других, является СУММ. На панели инструментов Стандартная имеется кнопка Автосумма (с греческой буквой Σ), упрощающая вычисление суммы чисел, содержащихся в строке или столбце. Чтобы воспользоваться этой возможностью, выделите пустую ячейку под столбцом (или справа от строки) с цифрами, а затем щелкните на кнопке Автосумма. В результате Excel автоматически вставит в эту ячейку функцию СУММ с соответствующим аргументом.
Для ссылок на ячейки и диапазоны ячеек, содержащихся на других рабочих листах той же книги, следует придерживаться тех же правил, которые описаны ранее. При этом перед каждой ссылкой следует добавить