zanyatieExcel_3

В силу того, что окно рабочей области каждого листа представляет собой таблицу, Excel

может работать как простая база данных табличной структуры.

Табличные структуры данных – это упорядоченные структуры, в которых адрес элемента определяется номером строки и номером столбца, на пересечении которых находится ячейка, содержащая искомый элемент.

Информация, хранящаяся в таблице базы данных (БД), организована в виде строк и столбцов. Каждая строка таблицы, называемая записью, содержит данные об одном объекте. В столбце, называемом полем, содержатся сведения о каком-либо свойстве всех объектов хранящихся в таблице.

В первой строке базы данных указываются имена полей. Максимальный размер базы данных в Excel определяется возможностями версии Excel (число строк и число столбцов в листе), например, в листе Excel 2003 – 256 (2 в 8 степени) столбцов на 65536 (2 в 16 степени) строк; а в Excel 2007 1048576 (2 в 20 степени) строк и 16384 (2 в 14 степени) столбцов, поэтому для обозначения столбцов используются три буквы (список столбцов заканчивается на символьной комбинации XFD).

БД может быть сформирована на одном листе. Один лист может содержать несколько БД, но активной и доступной для выполнения различных операций в данный момент времени может быть только одна из них.

Понятие списка Excel

В Excel таблицы со связанными между собой данными называют списками.

Упражнение «Создание списка Excel»

Запустите Excel и откроете новую книгу:

1.В панели задач в нижней части вашего экрана щелкните на кнопке Пуск Появится меню Пуск.

2.В меню Пуск щелкните на Excel либо укажите на строку Программы, а затем щелкните на Excel. Программа Excel открывает новую книгу Книга1.

3.На листе 1 введите в ячейки А1Е1 слова, которые будут именами полей:

фамилия, имя, отчество, адрес, телефон.

4. Отформатируйте ячейки А1-Е1, выбрав гарнитуру шрифта Times New Roman, кегль – 14 пунктов, а затем выровняйте текст по центру.

5.Заполните ячейки А2-Е36, установив шрифт Arial 10 пунктов, следующим образом:

6.Установите внутренние и внешние границы для таблицы. В панели инструментов Стандартная (в Excel 2007 – на вкладке Главная в группе Шрифт) щелкните на стрелке b кнопки Границы. а затем на значке выпадающего списка Все границы.

Excel сделает видимыми внутренние и внешние границы таблицы.

7.Любым из известных способов установите ширину столбцов по содержимому.

Таблица примет вид Рисунок 1. В ней строки стали записями, а заголовки столбцов – именами полей базы данных (списка Excel).

Примечание.

Пустая строка указывает на окончание списка.

Имена полей должны располагаться в верхней части списка и находиться в отдельных ячейках.

Алгоритм для Excel 97-2003

4.В окне Сортировка диапазона выберите:

•в окошке Сортировать по – Фамилия,

•в окошке Затем по – Имя,

•в окошке В последнюю очередь по – Отчество.

•Все три переключателя порядка сортировки установите в положение по возрастанию.

•Переключатель Идентифицировать поля по установите в положение

подписям (первая строка диапазона).

Примечание.

Чтобы в Excel 97-2003 отсортировать данные по более, чем трем полям одновременно, отсортируйте список сначала по трем наименее значимым полям. Затем выберите следующие три поля сортировки и т.д.

5. Нажмите кнопку ОК.

Алгоритм для Excel 2007 и выше.

Excel 2007 поддерживает 16 млн. оттенков цвета и неограниченное число вариантов форматирования в одной рабочей книге. Арсенал средств визуализации данных Excel 2007

содержит цветные градиенты, столбики данных и значки.

Применение условного форматирования (например, трехцветного градиента) позволяет выделить актуальные значения в наборе данных и получить более четкое представление о положении этих значений во всем диапазоне рассматриваемых данных.

После этого данные можно упорядочить сообразно различным условиям сортировки, таким как по алфавиту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым), по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет фона ячейки или шрифта, а также по значкам.

Большинство сортировок применяются к столбцам, но есть возможность также применить сортировку к строкам.

Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки в таблице Excel (но не к диапазону ячеек) каждый раз при открытии книги. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.

Поэтому диалоговое окно Сортировка Excel 2007, Рисунок 4, представляет гораздо больше возможностей, чем в предыдущих версиях Excel.

3.В окне Сортировка выберите:

•в окошке Сортировать по (Столбец) – Фамилия,

•в окошке Сортировка – Значения,

•в окошке Порядок – От А до Я

Рисунок 4. Диалоговое окно Сортировка.

4.Щелкните на кнопке Добавить уровень

5.Выберите

•в окошке Затем по (Столбец) – Имя,

•в окошке Сортировка – Значения,

•в окошке Порядок – От А до Я

6.Еще раз щелкните на кнопке Добавить уровень

7.Выберите

•в окошке Затем по (Столбец) – Отчество,

•в окошке Сортировка – Значения,

•в окошке Порядок – От А до Я

Примечание.

Excel 2007 поддерживает до 64 уровней сортировки данных

В результате диалоговое окно Сортировка примет вид:

Рисунок 5. Диалоговое окно Сортировка с выбранными условиями по трем полям (уровням), признакам и порядку.