4УДМ світлична

Справочинство

приймають участь у наукових конференціях. 5. Важкопоранені з нетерпінням чекали допомоги. 6. Прошу надати відпустку по хворобі. 7. Про неприємну звістку доведеться повідомити по телефону. 8. Найбільш змістовнішою була доповідь Кондако9 вої. 9. Призначили зробити кардіограму серця. 10. На протязі двох неділь триватимуть канікули. 11. Напишіть, будь9ласка, свою автобіографію. 12. Пацієнт впав у обморок.

12. Підготуйте виступ на запропоновану тему і оформіть у вигляді тез:

Цікавий випадок із життя; Моя мрія; Візитна картка ділової людини;

Проблеми фармації сьогодні; Що таке фітотерапія;

Чи потрібно боротися зі звичками; Шкідливість вживання наркотиків; Новітні відкриття в галузі медицини; Характеристика ділового мовлення.

13. Підготуйте реферат на одну із запропонованих тем:

Історія розвитку фармації; Мовний етикет ділової людини; Людина — істота суспільна;

Людина без мови не була б людиною; Як привернути й утримати увагу слухачів.

§ 114. Класифікація документів

Документ — носій інформації про явища, події, факти, ро9 зумову діяльність людини. Він повинен бути достовірним, містити конкретні, реальні відомості, пропозиції чи вказівки. Щоб документ був повноцінним джерелом інформації, він повинен відповідати таким вимогам:

—бути виданий повноважним органом або особою у відпо9 відності до своєї компетенції;

—не повинен суперечити Конституції України, діючому за9 конодавству;

211

Українське ділове мовлення

—повинен бути складений за встановленою формою, відре9 дагований і оформлений відповідним чином.

Документи мають важливе господарське і правове значен9 ня. Вони групуються за кількома ознаками:

—за найменуванням: заяви, інструкції, листи, телефоногра9 ми та ін.;

—за походженням: службові і приватні;

—за місцем створення: внутрішні і зовнішні;

—за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інфор9 маційні;

—за формою: стандартні і нестандартні (індивідуальні);

—за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;

—за ступенем гласності: для загального користування, служ9 бового користування, секретні, цілком секретні;

—за стадіями створення: оригінали, копії;

—за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання;

—за функціональним призначенням:

а) особові (автобіографія, заява, характеристика тощо); б) розпорядчі (наказ, розпорядження та ін.); в) обліково9фінансові (акт, доручення, довіреність, на9

кладна та ін.); г) господарсько9договірні (договір, трудова угода);

ґ) довідково9інформаційні (оголошення, запрошення, довідка, анотація, лист, звіт, доповідна записка, пояс9 нювальна записка тощо);

д) організаційні (протокол, статут, положення тощо). Діяльність, яка охоплює питання документації й організації

роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій, називається справочинство. В установах, організаці9 ях та на підприємствах створюється значна кількість найрізно9 манітніших документів.

212

Справочинство

§ 115. Реквізити документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами. Реквізит — це обов’язковий елемент, вла9 стивий кожному окремому виду документа.

Складники документа розподіляються на постійні і змінні. Постійні реквізити, як правило, вказані на бланкові установи, а змінн вносяться під час його заповнення. Сукупність реквізитів, які розміщені у певній послідовності, називається формуляром. Кожен вид документа має свій формуляр. Згідно з вимогами, документи повинні мати такі реквізити:

1.Державний герб.

2.Емблема організації чи підприємства.

3.Зображення державних нагород.

4.Код підприємства, установи, організації.

5.Код форми документа.

6.Назва міністерства або відомства, якому підпорядковуєть9 ся установа.

7.Повна назва установи, організації або підприємства — ав9 тора документа.

8.Назва структурного підрозділу.

9.Поштова адреса, номер телефону, факсу, банківські реквізити.

10.Назва виду документа.

11.Дата.

12.Індекс документа.

13.Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14.Місце укладання чи видання.

15.Гриф обмеження доступу до документа.

16.Адресат.

17.Гриф затвердження.

18.Резолюція.

19.Заголовок про контроль.

20.Відмітка про контроль.

21.Текст.

22.Відмітка про наявність додатка.

23.Підпис.

24.Гриф узгодження.

213

Українське ділове мовлення

25.Віза.

26.Печатка.

27.Відмітка про засвідчення копій.

28.Прізвище виконавця та номер його телефону.

29.Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30.Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31.Відмітка про надходження.

На практиці усі вище перелічені реквізити використовують9 ся тільки у документах, які складаються у державних установах.

Розглянемо детальніше ті реквізити, які найчастіше викори9 стовуються у повсякденні.

2. Емблема організації чи підприємства розташовується по9 ряд із назвою організації.

7. Повна назва установи, організації чи підприємства розта9 шовується у верхньому лівому кутку.

9. Повна поштова адреса, номер телефону, факсу, номер ра9 хунку в банкові. Цей реквізит розташовується у верхньому ліво9 му кутку, оформлюється згідно з поштовими правилами. На9 приклад:

Укрмедпром Хрещатик, 12, кв. 3 Київ 1 252001, Україна

тел./факс (044) 224 18 35 Розрахунковий рахунок № 26008100462002 у банку «Україна» м. Києва МФО № 364859

10.Назва виду документа розташовується зліва або посере9 дині сторінки. Не використовується у листах.

11.Дата ставиться у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складений не на бланкові, тоді унизу зліва під текстом.

12.Індекс документа розміщується у верхній лівій частині сторінки.

13.Посилання на індекс та дату вхідного документа ставиться

уверхній лівій частині сторінки.

14.Місце укладання чи видання розташовується у верхній лівій частині сторінки.

214

Справочинство

15.Гриф обмеження доступу до документа розташовуєть9 ся з правого боку під кодом форми.

16.Адресат розташовується у правій верхній частині сто9 рінки. При адресуванні ініціали ставляться після прізвища.

17.Гриф затвердження розташовується у верхній правій ча9 стині сторінки.

18.Резолюція розміщується у правому верхньому кутку або на будь9якій верхній площі лицьового боку документа, окрім берегів. У резолюції ініціали ставляться після прізвища або не зазначаються.

19.Заголовок до тексту розміщується під назвою документа, відображає його головну ідею, починається з прийменника про.

20.Відмітка про контроль розташовується з лівого боку у верхній частині поля.

21.Текст розміщується по всій ширині сторінки, за винят9 ком берегів.

22.Відмітка про наявність додатка розміщується ліворуч у верхній половині сторінки. Якщо документ складений не на бланкові, тоді унизу після тексту.

23.Підпис розміщується під текстом. При підписуванні до9 кумента ініціали ставляться перед прізвищем.

24.Віза ставиться на першому примірнику документа.

25.Печатка прикладається до документа, що вимагає особ9 ливого засвідчення.

26.Відмітка про засвідчення копій розташовується у право9 му верхньому кутку.

27.Прізвище виконавця та номер його телефону є обов’яз9 ковий реквізит на вихідних документах, розміщується зліва внизу на лицьовій стороні документа або на звороті.

28.Відмітка про виконання документа й направлення його до справи розміщується у лівій або центральній частині ниж9 нього поля на першій сторінці.

31.Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому березі сторінки.

215

Українське ділове мовлення

§ 116. Автобіографія

Автобіографія — це документ, у якому особа повідомляє го9 ловні факти власної біографії. У тексті цього документа треба вказати своє прізвище, ім’я та по батькові, дату та місце наро9 дження, перелік усіх навчальних закладів, у яких довелося вчи9 тися, повний перелік місць роботи і назви посад у хронологіч9 ному порядку, відомості про громадську роботу, короткі відо9 мості про склад сім’ї (назвати найближчих родичів і вказати їх дати народження, місце проживання).

Реквізити автобіографії такі:

1.Назва виду документа.

2.Текст.

3.Дата написання.

4.Підпис.

Кожне повідомлення пишеться з абзацу.

Взірець:

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Орлов Іван Олександрович, народився 18 травня 1979 року у м. Харкові в родині службовців.

У 1986 році пішов до школи № 12 м. Харкова, яку закінчив у 1996 році. 1996 року вступив до Української фармацевтичної академії на фар

мацевтичний факультет, де навчаюсь і зараз. Склад сім’ї:

Батько — Орлов Олександр Іванович, 1953 року народження, інже нер, працює на ДП «Завод ім. Малишева».

Мати — Орлова (Удовенко) Ірина Василівна, 1956 року народження, директорка районної бібліотеки № 18 м. Харкова.

Брат — Орлов Михайло Олександрович, 1986 року народження, учень 7 класу гімназії № 6 м. Харкова.

216

Справочинство

листок нетруспособности — листок непрацездатності; отстраниться от дел — відійти від справ;

прийти к убеждению — переконатися; принимать участие — брати участь; ведущий специалист — провідний спеціаліст;

взаимоотношение в коллективе — стосунки (взаємини) в колективі.

§ 117. Завдання та вправи

1.Прочитайте уважно взірець автобіографії. Визначте рід іменників на означення посади. Поясніть на прикладі поданих у зразкові прізвищ правила відмінювання іменників.

2.Складіть автобіографію Поліщука Миколи Петровича, 1954 року народження, одруженого, батька трьох дітей.

3.Відредагуйте документ:

Автобіографія Петренко Г. В.

Я народився у 1962 році в с. Пересічна на Харківщині, закінчив се редню школу у 1979 і вступив до інституту, який не закінчив у зв’язку з сімейними обставинами, оскільки одружився, хоча мої батьки Петренко

В.В. і Петренко О. П., які проживають у цьому ж селі, і були проти. Зараз у мене дві доньки: Оксана і Марина, які вчаться у третьому

класі, а дружина Петренко Марія працює медсестрою. Сам я працював механізатором аж поки мене призначили бригадиром.

§ 118. Заява

Заява — це документ, який містить прохання особи або кількох осіб до адміністрації установи, підприємства чи організації. Існує кілька стандартних видів заяв. У заяві подаються відомості про особу, якій адресована заява: вказується назва установи, посади,

217

Українське ділове мовлення

прізвище та ініціали керівника. Далі вказуються прізвище, ім’я, по батькові, назва посади та установи (у деяких випадках адре9 са та паспортні дані) особи, що подає заяву.

У тексті заяви стисло і чітко формулюється прохання заявника. Перелік документів, які додаються до заяви, залежить від

того, у чому полягає прохання заявника. Реквізити заяви:

1.Відомості про адресата.

2.Відомості про адресанта.

3.Назва.

4.Текст.

5.Перелік документів, що додаються.

6.Дата.

7.Підпис.

Взірець:

Генеральному директорові УНПА «Укрмедпром» Ситенку О. М.

Кузьменка Володимира Семеновича, який проживає за адресою:

м. Харків 22, вул. Культури, 10, кв. 25 заява.

Прошу зарахувати мене на посаду провізора УНПА «Укрмедпром». До заяви додаю:

1.Автобіографію.

2.Дві фотокартки.

3.Копію диплома.

4.Довідку про присвоєння індивідуального податкового номера.

5.04.99 р. (Підпис)

Директорці закритого акціонерного товариства «Аптека № 49», м. Полтава Китаєнко В. М.

Гіберт Тамари Миколаївни, завідуючої відділом готових лікарських форм заява.

Прошу надати мені відпустку за власний рахунок на три дні з 10.03.1999 р. до 12.03.1999 р. у зв’язку з сімейними обставинами.

6.03.1999 р. (Підпис)

218

Справочинство

Директорові Харківського медичного училища № 5 Кисельову М. О. випускниці школи № 1 Нестеренко Ніни Іванівни,

1984 року народження, освіта 9 класів, проживає за адресою:

село Максимівка, Богодухівський район, Миколаївська область, Україна ЗАЯВА

Прошу прийняти мене в училище за спеціальністю медична сестра з трирічним строком навчання.

До заяви додаю:

1.Автобіографію.

2.Свідоцтво про освіту.

3.Довідку про стан здоров’я (форма 086У).

4.Довідку про склад сім’ї.

5.Фотокартки.

11.06.1999 р. (Підпис)

вакантная должность — вакантна посада; за неимением — через брак чогось; исковое заявление — позовна заява;

испытательный срок — випробний термін (строк); неотложное дело — нагальна справа; не по силам — не під силу; несмотря на — незважаючи на;

освободить по собственному желанию — звільнити за влас9 ним бажанням; отказ — відмова;

отчисление — відрахування; по непредвиденным обстоятельствам — через непередба9 чені обставини; по просьбе — на прохання;

по специальности — за фахом; состоять в должности — перебувати на посаді;

щекотливое обстоятельство — делікатна обставина; по требованию — на вимогу; семейное положение — сімейний стан; принимать участие — брати участь;

удовлетворить просьбу — задовольнити прохання;

219

Українське ділове мовлення

без сохранения заработной платы — без збереження за9 робітної плати; по семейным обстоятельствам — за сімейних обставин; за

сімейними обставинами работа по совместительству — робота за сумісництвом.

§ 119. Завдання та вправи

1.Визначте рід та відмінок іменників, вжитих у поданих вище зразках заяв.

2.Відредагуйте текст:

Директору заводу «Здоров’я» Івко Л. М.

Карпенко Михайло Петровича начальника цеху № 6

ЗАЯВА

Прошу надати мені відпустку для відвідання тещі на три дні до 21

3. Складіть заяву:

а) про зарахування на роботу; б) про надання чергової відпустки; в) про допуск до іспитів.

4.ЗCпоміж поданих мовних зворотів (кліше) випишіть ті, що вживаються у текстах заяв, з’ясуйте роль мовних кліше в офіційноCділовому стилі:

належить з’явитися, прошу дозволити, дійсне за пред’яв9 ленням паспорта, комісія у складі, прошу надати, підлягає спи9 санню, встановити такий термін, нагороджується за, прошу перенести, діяльність товариства спрямована на, до заяви до9 даю, оголосити подяку, має авторитет у колективі, слухали інформацію, за власним бажанням, контроль за виконанням покласти на, у зв’язку з сімейними обставинами, прошу виве9 сти мене зі складу.

220