1. Создание таблицы.

1.1. Запустить Microsoft Access. В результате отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». В этом окне нажать на ярлык «Новая база данных». В открывшемся поле имени файла ввести имя файла базы данных, например, Сотрудники.

1.2. Для создания таблицы необходимо войти в режим конструктора таблицы, выполнив следующую команду: вкладка ленты Создание → Таблица → Режим → Конструктор. В результате появится форма, изображённая на рисунке 9.

Рисунок 9 – Форма конструктора таблиц

Программа автоматически создала первое поле (столбец) будущей таблицы, назвав его «Код». Это поле, создаваемое по умолчанию, можно использовать в качестве ключевого при создании связей между таблицами. Если щелкнуть мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Для каждого поля нужно указать тип данных, к которым они относятся (см. рис. 10).

Рисунок 10 – Имя и типы полей для таблицы «Персональные данные»

1.3. Далее необходимо выйти из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу, назвав её, например, «Персональные данные».

1.4. Для внесения записей в таблицу открыть её двойным щелчком мыши по названию, расположенному слева в списке объектов или из режима Конструктор перейти в режим Таблица, используя кнопку Режим группы Режимы на ленте (вкладка Создание).

2. Создание форм для работы с таблицами.

2.1. Для создания формы выполнить команду: вкладка ленты Создание → Формы → Другие формы → Мастер форм.

2.2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.

2.3. В следующих диалоговых окнах мастера нужно выбрать внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.

3. Создание связи между таблицами

3.1. Для связывания таблиц прежде всего следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице.

Для этого:

1. Открыть таблицу «Персональные данные» в режиме Конструктора.

2. Нажать правой кнопкой мыши на поле Фамилия и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле т.к. нам необходимо установить несколько ключевых полей (Имя, Отчество), то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl. То же самое необходимо проделать с другой таблицей (таблицами) с которой устанавливается связь, например, таблица Данные о льготах. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей.

3.Далее необходимо закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

5. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных → Схема данных.

6. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы «Персональные данные» и «Данные о льготах»

7.Установите связь между таблицами «Персональные данные» и «Данные о льготах», для этого выберите поле фамилия в таблице «Персональные данные» и перенесите его на соответствующее поле в таблице «Данные о льготах».

8. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (см. рис. 11), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рисунок 11 – Создание связи между таблицами

9. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

10. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение.

11. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

12. В результате должна получиться схема данных, представленная на рисунке 12.

Рисунок 12 – Схема данных между таблицами

4. Создание отчетов

4. 1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.

4. 2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных.

4. 3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (см. рис. 13) переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

Рисунок 13 – Создание отчетов

4. Введите имя запроса и нажмите кнопку Готово.