2.4 Выбор и обоснование комплекса технических средств.

Для торгового предприятия процесс закупки товаров на продажу является одним из важнейших этапов в процессе работы всей организации. Вся деятельность, осуществляемая в рамках отдела снабжения традиционна, и в силу большого объема аналитической работы и ручных операций занимает большое количество времени.

Автоматизация процесса закупочной деятельности позволит сократить объем ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета.

Оперативный учет и контроль за отношениями с поставщиками, обеспечением предприятия товарами, учет оплаты поставок имеют следующие особенности, влияющие на выбор использования вычислительной техники специалистами отдела снабжения: большой объем используемых данных, справочные данные; необходимость постоянного обращения к данным, поиск и выборка их по разным ключевым признакам; оперативная обработка данных по основным объектам учета; составление и систематическое ведение различных документов, используемых в оперативной работе снабженцев.

Технические средства должны обеспечивать надежность работы системы, быстродействие, иметь невысокую стоимость аппаратных средств и функционально полный состав. В качестве технической базы функционирования АРМ менеджеров по снабжению можно использовать компьютер, который уже имеется в распоряжении отдела и имеет следующие технические характеристики:

1. Системный блок:

   1. Процессор - AMD Athlon … ;

   2. Оперативная память - 1 Gb;

   3. Емкость жесткого диска - 120 Gb;

2. Монитор – размер 17 дюймов;

3. МФУ – принтер лазерный А4, сканер, копир;

4. Клавиатура;

5. Мышь.

2.5 Проектирование технологического процесса обработки информации

.

2.6 Оценка эффективности аис закупочной деятельности

Эффективность системы – это свойство системы выполнять поставленную цель в заданных условиях использования и с определенным качеством⁸.

Эффективность – это одна из возможных характеристик качества системы с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

На стадии проектирования информационной системы определяют расчетную эффективность, поскольку система еще не реализована, и ее фактическую эффективность определить невозможно.

Необходимость создания АИС в торговой организации продиктована экономическими и социальными интересами, и именно социально-экономические факторы должны быть основными при оценке эффективности ИС.

Социальная эффективность

Работа службы снабжения считается эффективной, когда она быстро реагирует на потребности предприятия и при этом обеспечивает экономию затрат, связанных с их удовлетворением. Качество закупочной деятельности измеряется степенью легкости извещения о возникшей потребности и эффективностью, т.е. скоростью ее обеспечения.

За счет использования в работе лиц, осуществляющих закупочный процесс, проектируемой АИС, будут достигнуты такие результаты: повышение качества информации и ее достоверности, сокращение времени на поиск информации, сокращение времени на формирования отчетности и возможность оперативно предоставлять требующийся отчет в любой момент времени. Посредством автоматизации произойдет предотвращение ошибок пользователя за счет вывода сообщений об ошибках и использования средств, минимизирующих объем ручного ввода. Также произойдет повышение качества труда менеджеров. Наличие точной оперативной информации даст возможность быстро оценивать ситуацию и принимать необходимые решения.

Экономическая эффективность

Сократить затраты на снабжение можно двумя способами: путем снижения расходов, связанных с закупками, и путем снижения стоимости самих приобретаемых товаров и услуг.

Экономическую эффективность можно определить с помощью трудовых и стоимостных показателей. Для их расчета необходимо оценить затраты на обработку информации до внедрения АИС и после внедрения информации при достигнутом уровне автоматизации. Но поскольку количественно оценить требуемые показатели после внедрения АИС на данном этапе не представляется возможным, то ограничимся только качественной эффективностью. Но даже без точной количественной оценки трудовых затрат можно сказать, что общие затраты на осуществление закупок значительно снизятся за счет сокращения трудозатрат на выполнение ручных операций.