3. Характеристика информационных потоков

Информационный поток в закупочной деятельности — это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления, анализа и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов (носителей).[логист в мал бизнесе ссылка] Информационные потоки закупочной деятельности предприятия имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Главным условием процесса управления материальными потоками является обработка информации, циркулирующей в логистических системах.

Для более наглядного представления информационных потоков, для описания документооборота и обработки информации построены диаграммы потоков данных. Схемы DFD можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для отображения физических характеристик системы, таких, как проблемы обмена данными, разработка схем их хранения и обработки, для более наглядного отображения текущих операций документооборота⁴.

На рисунке 9 и 10 представлены контекстная и диаграмма декомпозиции 1-ого уровня.

Рисунок 9 – Контекстная диаграмма процесса закупок на предприятии

Рисунок 10 –Диаграмма декомпозиции 1-ого уровня процесса закупок

Как уже говорилось ранее, заказ продукции в отделе снабжения происходит либо на основе заявки, пришедшей со склада, что происходит чаще всего, либо на основе самостоятельно выявленной потребности в закупке, либо по распоряжению руководства. Но, так или иначе, заявка обязательно регистрируется в журнале поступивших заявок.

Для хранения данных о поставщиках, с которыми работает предприятие, на каждого поставщика заводится отдельная папка с информацией:

• Контактные данные конкретных сотрудников компании поставщика;

• Банковские реквизиты;

• Все прайсы, только что предоставленные и те, по которым осуществлялись закупки;

• Договора и вся договорная документация.

Дополнительно существует отдельный список поставщиков с краткой информацией по ним для более оперативного доступа к данной информации.

Все совершенные заказы также учитываются в специальном реестре-журнале со статистикой по ним, а именно учитывается история всех заказов у поставщиков с имеющимися по ним возвратами, браками, пересортами и недопоставками.

Счета поставщиков, квитанции транспортной организации и другие документы на отгруженные товары поступают в отдел снабжения. Проверенные счета записывают в журнал учета поступающих товаров, который предназначен для контроля над поступлением материалов, а так же оперативного контроля сроков оплаты счета.

Постоянно с определенной периодичностью в 2 недели управлению предприятия представляются отчеты о проделанной работе и текущем состоянии дел.

4. Обоснование необходимости проектирования аис

В ООО «Диванофф» учет информации производится как на бумажных носителях, так и в компьютере в виде разобщенных файлов и папок. В связи с этим возникают проблемы, связанные с обработкой и анализом информации, с хранением данных, проблемы, возникающие при поиске информации, ощущается недостаток аналитических отчетов, которые сотрудники отдела снабжения составляют самостоятельно. Составление простейших отчетов является весьма трудоемким занятием. В результате трудно осуществить адекватный анализ ситуации и принимать наиболее верные решения.

Перечисленные проблемы могут быть решены благодаря разработке и внедрению автоматизированной информационной системы.