2. Проектная часть

2.1. Анализ предметной области

1. Общая характеристика предприятия

Анализ предметной области проектирования начинается с общего описания объекта проектирования.

ООО «Диванофф» - организация, осуществляющая предпринимательскую деятельность на территории города Владивостока на протяжение 8 лет.

Сфера деятельности предприятия – розничная торговля на рынке мягкой мебели. Ассортимент товаров включает в себя диваны, кресла, мягкие уголки разной комплектации, детскую мебель, кровати различного качества, ценовых категорий и конструкций. За время своей работы компания наладила крепкие деловые связи со многими поставщиками и напрямую с некоторыми заводами-производителями мебели.

Данная организация структурно состоит из отдела закупок, отдела продаж, склада и бухгалтерии (рисунок 1). Отдел продаж представляет собой торговую сеть, состоящую из трех магазинов-складов.

Рисунок 1. Структурная схема компании.

В основу организационной структуры ООО «Диванофф» положен функциональный принцип. Непосредственное руководство предприятием осуществляет генеральный директор. Управление отделами возложено на соответствующих руководителей:

1. Исполнительный директор;

2. Главный бухгалтер;

3. Начальник отдела снабжения;

4. Директора магазинов.

Представим организационную структуру управления предприятием на рисунке 2.

Рисунок 2. Схема структуры управления ООО «Диванофф»

В рамках курсовой работы рассмотрим закупочную деятельность, функции которой выполняет отдел снабжения в лице начальника отдела и двух менеджеров по снабжению.

2. Анализ и характеристика бизнес-процессов закупочной деятельности предприятия

Для описания бизнес-процессов закупочной деятельности предприятия, используя BPWin, было осуществлено моделирование функциональных диаграмм, основанных на технологии моделирования IDEF0.

Согласно синтаксису IDEF0 модель представляет собой совокупность иерархически выстроенных диаграмм, каждая из которых является описанием какого-либо процесса (activity)³. Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия в целом в виде контекстной диаграммы, которая, в нашем случае, выглядит следующим образом (рис. 3):

Рисунок 3. «Контекстная диаграмма IDEF0 закупочной деятельности»

В контекстную диаграмму включается описание цели моделирования, определения и точки зрения:

1. Цель моделирования — Представить модель «As Is» закупочной деятельности предприятия ООО «Диванофф» для наглядного представления бизнес-процессов и выявления слабых мест в модели;

2. Точка зрения – Менеджер по снабжению;

3. Определение - Модель, описывающая процесс закупки товаров работниками отдела снабжения.

Закупочная деятельность компании представлена в виде «черного ящика», а взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа, выхода, механизмов и управления. Значение и более подробное описание стрелок контекстной диаграммы представлено в таблице 1:

Назначение стрелки	Название стрелки	Описание
ВХОД	Статистика продаж	Информация об объемах продаж по каждому магазину.
	Решение о закупке руководством	Решение руководства о необходимости закупки какого-либо нового товара.
	Заявка со склада	Заявка на закупку недостающих товаров, пришедшие со складов.
	Поставщики	Все поставщики, которые существуют на рынке работы компании.
	Товар от поставщика	Товары, поставляемые поставщиками.
ВЫХОД	Поставленный товар	Товар, который пришел на склад в результате осуществления закупочной деятельности.
	Документация на закупленный товар	Бухгалтерские документы, пришедшие на поставленный товар.
УПРАВЛЕНИЕ	Законодательные акты	Различные нормативные документы, регулирующие деятельность предприятия.
	Конъюнктура рынка	Обстановка, сложившаяся на рынке в какой-либо определенный момент.
	Методы закупки	Методы, использующиеся для закупки товаров и влияющие на организацию процесса.
МЕХАНИЗМ	Сотрудники	Те сотрудники отдела снабжения, осуществляющие данную деятельность.
	ПК, средства связи	Материальная база, которая используется для выполнения некоторых работ.

Таблица 1. «Значения стрелок контекстной диаграммы IDEF0»

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В данном проекте глубина декомпозиции системы равна 3: контекстная диаграмма – диаграмма декомпозиции 1-ого уровня – диаграммы декомпозиции 2-ого уровня.

В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

Диаграмма декомпозиции первого уровня представлена на рисунке 4.

Основными этапами закупочной деятельности являются:

- Выбор поставщиков – процесс показывает, как именно происходит выбор тех поставщиков, с которыми в дальнейшем будет работать организация;

- Формирование заказа – данный процесс объединяет в себе все те работы, которые должны быть произведены при формировании заказа на поставку;

- Контроль исполнения заказа – процесс показывает действия менеджера по закупкам для контроля поставок;

- Возврат товаров поставщику – процесс описывает действия, производимые сотрудником при необходимости произвести возврат некачественного или неподходящего товара поставщику.

Данные этапы представлены на диаграмме декомпозиции работами.

Процесс выбора поставщиков осуществляется на основе информации о поставщиках, которую менеджер по снабжению может найти в отраслевых каталогах и справочниках, профессиональных журналах, сети Интернет или по рекомендациям в бизнес кругах. Данный процесс происходит под влиянием и контролем конъюнктуры рынка и метода закупок. В результате выполнения данного процесса формируется список квалифицированных поставщиков, с которыми возможна работа, и информация о тех поставщиках, работа с которыми невозможна по тем или иным субъективным причинам. Ряд поставщиков будут исключены из числа возможных кандидатов, поскольку их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохая репутация в смысле обеспечения поставок и обслуживания. Стрелка «Неподходящие поставщики» на диаграмме декомпозиции первого уровня представлена туннелем, так как, по мнению аналитика предметной области, является не настолько важной, чтобы представлять ее на уровне контекстной диаграммы.

Следующая работа под названием «Формирование заказа» выполняется работниками отдела закупок компании на основе входящей информации о выбранных поставщиках, являющейся результатом предыдущей работы, статистики продаж, заявки со склада или управленческого решения о закупке, являющихся входящими стрелками, перешедшими на данный уровень с вышестоящей контекстной диаграммы.

Закупка товара в рассматриваемой организации может происходить на основе:

• Заявки, поступившей со склада на основе имеющейся потребности;

• Статистики продаж, т.е. потребность в закупке товара определяется самостоятельно самими сотрудниками отдела закупок. Эта ситуация возможна, когда каких-либо определенных товаров продано уже достаточно много, но заявки со склада долгое время нет;

• Решения руководителя о необходимости закупки каких-либо товаров, что обычно относится к новым товарам, которых нет в предлагаемом ассортименте компании.

На выходе данной работы договор, график выполнения поставок, непосредственно сам заказ и требование подтверждения принятия заказа, которое отправляется поставщику вместе с заказом. Происходит формирование заказа под воздействием конъюнктуры рынка, законодательных актов и методов закупок.

Контроль исполнения заказов представляет собой совокупность работ снабженцев, выполняемых ими для обеспечения корректных поставок. На входе блока стрелки выхода предыдущего блока: заказ, требование подтверждения заказа. Управляющими стрелками являются договор, график выполнения поставок и законодательные акты. Выходами или результатами данной работы являются стрелки:

- документы на закупленный товар;

- поставленный товар.

Возврат товаров поставщику представляет собой работу, происходящую в том случае, если в поставленной партии товаров имеется некачественный, не соответствующий требованиям товар. Входом является ответвление стрелки выхода предыдущей работы – поставленный товар, а именно «неудовлетворяющий требования товар», выходом так же, как в предыдущем – поставленный товар. Работа осуществляется под управлением законодательных актов и договора.

Все процессы, представленные на диаграмме декомпозиции первого уровня, осуществляются сотрудниками отдела закупок с помощью средств связи и ПК.

Далее каждый функциональный блок диаграммы декомпозиции 1-ого уровня (рисунок 3) разбиваем на более мелкие бизнес-операции, которые представлены диаграммами декомпозиции второго уровня. Информация с описанием всех стрелок, используемых в моделях представлена в Приложении А.

Рисунок 4 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 первого уровня»

Процесс «Выбор поставщика», происходящий в отделе закупок, можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 4):

1. Поиск поставщика;

2. Формирование запроса;

3. Получение ответа от поставщика;

4. Оценка поставщика;

5. Занесение поставщика в список.

Рисунок 4 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Выбор поставщика»

Подбор потенциальных поставщиков является одной из важнейших задач снабжения фирмы. На этапе поиска снабженец изучает различные средства информации и выбирает наиболее подходящих поставщиков требуемой продукции. Затем формируется запрос и направляется поставщику. Снабженец запрашивает предложения от квалифицированных поставщиков. Для проведения выбора среди поставщиков снабженцу требуются подробные письменные предложения от каждого потенциального поставщика.

Получив ответ от поставщиков в форме коммерческих предложений и прайсов для анализа и сопоставления цен, происходит оценка поставщика на основе его репутации в бизнесе и критериев оценки. Для оценки поставщика сотрудник отдела закупок изучает предложения и переходит к его выбору. При оценивании учитывается не только техническая компетентность различных кандидатов, но и их способность обеспечить своевременную поставку товара и предоставление необходимых услуг. Критерии оценки характеристик поставщика составляются с ранжированием их по степени относительной значимости:

1. Географическое расположение поставщика;

2. Оперативность поставок;

3. Качество товара;

4. Цена товара;

5. Полнота товарного ассортимента;

6. Возможности предоставления кредита.

После проведения оценки формируется список потенциальных поставщиков, устраивающих по ряду показателей компанию.

Процесс «Формирование заказа», происходящий в отделе закупок, можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 5):

1. Выявление потребности в товаре;

2. Формирование заявки;

3. Обработка заявки;

4. Выбор поставщика;

5. Проведение переговоров о заключении контракта на поставки;

6. Оформление документов;

7. Оформление и отправка заказа.

Подпроцессы выявления потребности в товаре и формирования заявки происходят только в случае, когда специалист отдела закупок самостоятельно на основе статистики продаж принимает решение о необходимости закупки. А по приходу заявки со склада или решения руководства о закупках снабженец анализирует заявку на предмет того, возможно ли заказать данный товар в рамках уже работающих договоров на поставки или необходимо заключать новый договор с новым или одним из действующих поставщиков, с которым торговое предприятие уже имеет устоявшиеся деловые отношения. После выбора поставщика производятся переговоры о заключении контракта. Организация имеет установленную процедуру заключения соглашений с поставщиками. Цель этих соглашений — информировать поставщика о нуждах проекта, ожиданиях к поставщику и количественных мерах оценки эффективности работы поставщика. Поскольку каждое соглашение является результатом переговоров с поставщиком, первоначально выдвинутые требования могут уточняться. Полученное устное соглашение дает толчок к оформлению документов, которые дают право после их подписания оформлять и отправлять заказ поставщику.

Рисунок 5 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Формирование заказа»

Далее после процесса «Формирование заказа» следует бизнес-процесс «Контроль исполнения заказа» , который можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 6):

1. Получения подтверждения запроса;

2. Отражение факта отгрузки товара поставщиком;

3. Контроль факта получения товара на складе;

4. Сопоставление документов;

5. Работы по исправлению расхождения документов и поставок.

Рисунок 6 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Контроль исполнения заказов»

Получение подтверждения от поставщика о принятии заказа на выполнение является началом деятельности по контролю исполнения заказом, в противном случае, при полученном отказе менеджер по снабжению возвращается на этап предыдущей работы. Отражение факта отгрузки товара поставщиком и контроль факта получения товара на складе производятся работниками отдела для полного контроля над поставками, начиная от отгрузки товара поставщиком и передачу его транспортной компании и заканчивая получением товара на складе. Это ведется для точного определения срока доставки товаров и анализа эффективности работы с данным поставщиком. Счета поставщиков, квитанции транспортной организации и другие документы на отгруженные материалы и товары поступают в отдел снабжения, который проверяет их правильность и дает согласие на оплату этих счетов. Если при сопоставлении их с начальным заказом выявились расхождения, менеджер проводит работы, связанные с исправлением расхождений.

В итоге данной деятельности предприятие получает на склад закупленную продукцию, а в бухгалтерию идут документы.

Следующий процесс «Возврат товаров поставщику», происходящий в отделе закупок, можно разделить на следующие подпроцессы (рисунок 7):

1. Выявление драка или пересортицы;

2. Составление акта;

3. Составление сопутствующих документов;

4. Отправка товара поставщику;

5. Получение замены.

Если в полученной партии товара обнаружился брак или поступил несоответствующий заказанному товар, в таком случае на основе выявленного несоответствия составляется акт, либо об обнаружении брака в полученном товаре, либо о наличии пересортицы. После этого составляется претензия на качество товара, если обнаружен брак, или претензия на несоответствие товара заказанному, если пришел другой товар, и отправляется поставщику вместе с составленным актом о замене товара. После проделанной работы снабженец получает замену.

Рисунок 7 «Диаграмма декомпозиции IDEF0 второго уровня – Возврат товаров поставщику»

Построенные диаграммы в BPWin можно дополнить древовидной диаграммой (Node Tree Diagrams), которая используются для отображения структуры модели в целом (Приложение Б). В ней вершина (самый верхний узел) соответствует диаграмме контекстного уровня. Просмотр моделей с использованием древовидных диаграмм позволяет акцентировать внимание на функциональной декомпозиции модели безотносительно к существующим внутри и вовне модели потокам.