2.3.1.2. Описание входной, постоянной и выходной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера⁷.

Входной информацией для АИС закупочной деятельности предприятия является:

1. Информация о поставщиках;

2. Заключенные договора;

3. Прайсы поставщиков продукции;

4. Приходные накладные поставщиков;

5. Заявки со склада.

Условно-постоянной информацией в разрабатываемой системе являются «Справочники»:

1. Группы товаров;

2. Артикул;

3. Товар;

4. Сотрудники;

5. Условия оплаты.

Эти таблицы содержат информацию, наиболее редко меняющуюся.

Выходной информацией будут являться отчеты, а так же выходной документ – «Заказ на поставку» (рисунок 13), который составляется в процессе закупки товаров. Один экземпляр бланка заказа отправляется по электронной почте или факсом поставщику, а другой предоставляется на подпись уполномоченному лицу, т.е. начальнику отдела снабжения. Бланк документа «Заказ на поставку» является формой, самостоятельно разработанной в рассматриваемой организации. Для его формирования необходима следующая входная информация:

• Инфомация о заказчике – данные организации ООО«Диванофф», а именно, полное название организации, адрес, ИНН/КПП, тел./факс.

• Информация о поставщике.

• № договора, по которому делается заказ.

• Информация о необходимом товаре.

Бланк заказа выглядит следующим образом:

Рисунок 13. Бланк заказа на поставку

В АИС закупочной деятельности результатными отчетами являются:

1. Отчет «Число заказов за период»

2. Отчет «Поставлено товаров за период»

3. Отчет «Заключено договоров за период»

4. Отчет «Статистика выполнения поставок» (по браку, пересорту, недопоставкам)

5. Отчет «Стоимость поставок за период»

6. Отчет «Количество просроченных платежей»

7. Отчет «Эффективность работы менеджеров по снабжению»

8. Отчет «Общее количество заявок за период»

Выходные отчетные документы формируются в конце каждого месяца менеджером по снабжению в одном экземпляре, не учитывая электронной копии, и передаются исполнительному директору для анализа ситуации на предприятии и принятию управленческих решений.

2.3.2. Внутримашинное информационное обеспечение

Основной частью внутримашинного ИО является информационная база (ИБ). Проектируемая интегрированная ИБ, или база данных, имеет определенную структуру диалога.

Рассмотрим структуру диалога БД проектируемой информационной системы:

Рисунок 14. Схема диалога проектируемой АИС

Главное меню представляет собой основную кнопочную форму, на которой располагаются 5 кнопок: «Поставщики», «Заявки», «Заказы», «Отчеты» и «Выход из программы». Главная кнопочная форма открывается при запуске программы.

После нажатия кнопки «Поставщики», «Заказы» или «Отчеты» открываются зависимые кнопочные формы с расположенными на них кнопками.

На открывающейся форме «Поставщики» расположены следующие кнопки:

• Контактная информация – открывается форма для ввода информации о поставщиках, которая записывается в таблицу БД «Поставщик»;

• Банковские реквизиты - открывается форма для ввода реквизитов поставщика, которые записываются в таблицу БД «Банковские реквизиты»;

• Договора - открывается форма для ввода основной информации из договора с поставщиком, которая записывается в таблицу БД «Договора»;

• Платежный документ - открывается форма для ввода основной информации из платежного документа, которая записывается в таблицу БД «Счет»;

В вышеперечисленные открывающиеся формы можно вводить информацию, изменять и корректировать нужные записи, выводить их в режим просмотра. Кнопка «Выход» возвращает пользователя обратно к форме «Поставщики».

Кнопка «Заявка» сразу открывает форму для ввода входной заявки, пришедшей со склада. В данной форме можно также производить корректировку данных, просматривать их. Кнопка «Выход» возвращает пользователя обратно в главную кнопочную форму.

На открывающейся форме «Заказы» расположены следующие кнопки:

• Формирование заказа – при нажатии на кнопку открывается форма для ввода заказа, которая содержит в себе подчиненную форму «Состав заказа» для ввода позиций заказываемого товара. На данной форме присутствует кнопка «Бланк заказа», которая открывает для просмотра бланк заказа, который можно просмотреть и вывести на печать, после чего закрыть, нажав кнопку «Выход» и вернуться к форме «Формирование заказа».

• Оплата - открывается форма для ввода информации о совершенной оплате приходной накладной, которая записывается в таблицу БД «Оплата».

• История – открывается форма для ввода информации о выполненной поставке товара, которая записывается в таблицу БД «История заказа».

• Выход – возвращение на главную кнопочную форму.

Кнопка «Отчеты» открывает кнопочную форму со всеми имеющимися отчетами, при нажатии на кнопку любого отчета открывается данный отчет. Его можно просмотреть, вывести на печать, а кнопка «Выход» закрывает окно и возвращает в форму «Отчеты».

Кнопка «Выход из программы» закрывает главную кнопочную форму, происходит завершение работы с программой.