4. Автоматизация хранения и инвентаризации

товарно-материальных ценностей

В целях обеспечения сохранности и правильности постановки учета товарно-материальных ценностей необходимо обеспечить надлежащую организацию складского учета. В местах их хранения следует прикреплять ярлык с указанием данных о конкретном материале. Одним из реквизитов карточки объекта является его местоположение. Чтобы заполнить этот реквизит в карточке объекта, необходимо заполнить справочник местоположений (рисунок 36):

Рисунок 36 – Экранная форма справочника местоположения

объектов

Если какая-либо запись справочника местоположений больше не будет использоваться для размещения объектов учёта, в колонке «Открыто» поставьте Нет.

Во всех режимах «Поиск» и в режиме «Просмотр/Наличие на дату» есть возможность сгруппировать объекты по местоположению.

При инсталляции программы в справочнике всегда заведёно местоположение «Не определёно». Его нельзя удалять и менять его реквизиты.

Программа даёт возможность вести учёт контрагентов при выполнении операций поступления (у кого приобретено) и выбытия (к кому выбыло) и сохранять эту информацию в карточке объекта. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо заполнить справочник контрагентов.

Функционал программы дает возможность сортировать и фильтровать данные по поставщику. Ряд отчётов в программе предусматривает группировку объектов по хозрасчётным подразделениям, заполнив соответствующий справочник (рисунок 37).

Рисунок 37 – Экранная форма справочника подразделений

Ответственность за хранение материалов на складе возлагается на ответственных лиц, назначенных приказом руководителя обособленного подразделения.

Ежемесячно, не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, по состоянию на первое число ответственным лицом составляется ведомость остатков на основании данных карточек складского учета материальных ценностей, которая передается в бухгалтерскую службу для сверки с данными бухгалтерского учета. Результат сверки удостоверяется подписями ответственного лица, работника бухгалтерской службы и главного бухгалтера, или лица, им уполномоченного.

Для проверки и документального подтверждения фактического наличия товарно-материальных ценностей, выявления отклонений от учетных данных и принятия решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета в сроки, установленные руководителем обособленного подразделения, проводится их инвентаризация. Инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие материалов в местах эксплуатации или хранения. Результаты инвентаризации записываются в «Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей».

Фактическое наличие товарно-материальных ценностей сверяется с данными бухгалтерского учета и при их расхождении выводятся отклонения. По выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются «Сличительные ведомости». К ним прилагаются объяснения ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия изучает причины отклонений и вносит предложения по урегулированию выявленных расхождений фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета (излишков, недостач, потерь). Руководитель обособленного подразделения в соответствии с действующим законодательством принимает меры по урегулированию выявленных расхождений.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• излишек товарно-материальных ценностей в соответствии с решением руководителя обособленного подразделения приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится на финансовые результаты;

• недостача товарно-материальных ценностей, в соответствии с решением руководителя обособленного подразделения, покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи товарно-материальных ценностей и (или) их порчи в соответствии с решением руководителя обособленного подразделения списываются на внереализационные расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – не позднее декабря текущего года.