Тема 2. Составление и оформление документов.
Составление и оформление документов различной направленности является обязательным условием обеспечения производственного и управленческого процессов в любой организации или предприятии. Не является исключением и ООО «САБМиллер-РУС», в деятельности которого составление и оформление документов жизненно необходимо для успешного развития предприятия.
Однако, поскольку ведение делопроизводства на предприятии ведется в целом децентрализовано, то в данном отчете будет рассмотрен процесс создания и оформления документов в конкретном структурном подразделении - Отделе управления качеством (далее ОУК). Отдел в своей деятельности по документационному обеспечению управления руководствуется нормативно-правовыми актами в области делопроизводства и архивного дела, внутренними нормативными документами ООО «САБМиллер-РУС», основным из которых является процедура управления документацией в ООО «САБМиллер-РУС» - ПР SABM – C5.1-09. Процедура состоит из следующих разделов:
-
Назначение и область применения.
Данная процедура предназначена для формирования единого стиля делопроизводства в системе менеджмента (далее СМ) ООО «САБМиллер-РУС». Процедура описывает порядок получения, учета, выдачи документов в подразделениях, и обязательна к применению во всех организационных структурах предприятия, уполномоченными начальниками данных структур лицами.
-
Нормативно - правовая база
Данная процедура составлена на основе нормативно-правовых актов по делопроизводству и архивному делу, законодательству РФ, международных стандартов (ИСО), а также процедурами, регулирующими производственную деятельность ООО «САБМиллер-РУС».
-
Термины и определения.
СЭД , система электронного документооборота- организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, согласования и утверждения документов, управлением доступа к электронным документам и их распространением и контролем за ними, а также хранением и архивированием.
Процедура (ПР) – порядок взаимодействия подразделений или сотрудников на предприятии при выполнении какого-либо рода деятельности.
Рабочая инструкция (РИ) – документ, содержащий конкретные действия исполнителей.
Технологическая документация (ТД) – документ, излагающий технологический процесс (режим) на предприятии.
-
Иерархия документов ООО «САБМиллер-РУС».
Документы
Уровня С
Элемент ИСО
Тип документа
Документ
Документы уровня А
Элемент ИСО
Подразделение
Документы уровня П
Внешнего происхождения
ГОСТы, САНПины, ИСО, лицензии, инструкции, сертификаты и. т.д.
Тип документа
Документ
Элемент ИСО
Подразделение
участок
Тех. этап
оборудование
Тип документа
Документ
-
Порядок разработки, согласования и утверждение документов.
Данный этап включает в себя назначение ответственных за разработку документов лиц, указание должностных лиц, имеющих право на согласование и утверждение документов. Разработка документов производится согласно правилам оформления управленческой документации, с присвоением ему порядкового, идентификационного номеров.
-
Пересмотр и внесение изменений в документы СМ.
Организация анализа и актуализации , по мере необходимости и переутверждение документов, необходимых для ведения организационных и производственных процессов по инициативе руководителя подразделения.
-
Порядок учета и выдачи документов.
Происходит в трех основных формах составление документов:
- электронной;
- бумажной;
- электронно-бумажной
Учет включает в себя обязательную регистрацию документов, которую производит делопроизводитель, размещение документа в базе данных или на информационных стендах, с целью информирования сотрудников о его издании и на кого и в какой срок он действует.
-
Требования к записям.
Основными требованиями к записям являются:
- четкость;
- разборчивость;
- возможность идентификации;
- отражение информации кратко, но полно;
- внесение изменений по необходимости.
9) Организация хранения документов.
Хранения документов на предприятии осуществляется в бумажном или электронном виде. По истечению сроков хранения все документы должны передаваться в архив ОУК.
Ответственность за передачу, и регистрацию документов, подлежащих архивному хранению, лежит на делопроизводителе подразделения, который своевременно составляет описи дел и акты о передачи дел на архивное хранение, а также акты о передаче дел на уничтожение, принимает участие в создании и работе ЭЦД. Кроме того, в подразделение имеется электронный архив в программе DocFlow, о чем было сказано в теме 1.
-
Рассылка документов.
Документы рассылаются как в электронном, так и в бумажном виде, руководству завода, руководителям подразделений и страшим специалистам подразделений.
При составлении и оформлении управленческой документации в ООО «САБМиллер-РУС» руководствуются нормативно- правовыми актами РФ, в области делопроизводства и архивного дела, но основным справочником при работе с документами в подразделении ОУК служит ПР SABM – C5.1-09., которая четко регламентирует все процессы, связанные с организацией составления и оформления управленческих документов на предприятии.