Введение.

Производственная практика по профилю специальности, важная составная часть процесса обучения специальности. Практическое обучение или стажировка крайне необходимы для будущего специалиста, так как прохождение производственной практики позволяет приобрести опыт работы непосредственно в процессе делопроизводства и архивного дела с практической точки зрения. Именно после прохождения стажировки, а не в процессе теоритического обучения, студент превращается в специалиста своего дела, посредством перехода его теоритического мышления к производственному процессу. Однако без теоритических знаний своей специальности невозможно результативно пройти практическое обучение, так как отсутствие необходимого набора знаний существенно помешает в работе будущему специалисту.

Целью прохождения производственной практике по специальности является получение необходимых практических навыков делопроизводственного процесса в конкретной организации, что в свою очередь является необходимым условием, для успешной реализации выпускника на рынке труда в рамках своей специальности.

Основными задачами, которые необходимо выполнить в процессе практического обучения и стажировки являются:

1. Ознакомиться с организацией документационного обеспечения и управления на предприятии;

2. Научиться составлять и оформлять управленческую документацию, используемую на предприятии;

3. Рассмотреть процесс секретарского обслуживания, применяемый в работе предприятия;

4. Изучить процесс организации хранения документов и обеспечения их

сохранности на предприятии.

Руководствуясь целью практического обучения, необходимо выполнить поставленные задачи.

Для прохождения производственной практики(стажировки) на производстве, будет произведено ознакомление с основными нормативно-правовыми актами, регулирующие производственную деятельность предприятия, а также непосредственно касающиеся организации практического обучения: правила внутреннего распорядка на предприятии и непосредственно в структурном подразделении, где проходит стажировка, необходимые инструкции ( должностные, противопожарные и. т. д.) и другими организационными вопросами, решение которых необходимо для соблюдения всех требований, предъявляемых к проходящему практическое обучение (стажировку) студенту.

В заключении будут подведены итоги прохождения практического обучения и стажировки, и сделаны выводы об организации документационного обеспечения управления на предприятии.

Тема 1 Организация документационного обеспечения в ооо

«СабМиллер – рус»

Организация процесса документационного обеспечения на предприятии осуществляется децентрализовано. Это обусловлено тем, что каждое структурное подразделение предприятия работает по своему, отличному от других, профилю или специализации. Каждое структурное подразделение (отдел по работе с персоналом или отдел управления качествам). Ведением делопроизводства в подразделение занимается специалист - делопроизводитель. В круг его должностных обязанностей входит ведение документооборота, осуществление делопроизводственного процесса, а также организация хранения и передачи документов на архивное хранение. Делопроизводитель составляет проект документа, а также может участвовать в процессе его согласования или редактирования, контролировать ход исполнения документов и резолюций, а также выполнять функции администрирования системы электронного документооборота.

Ведение делопроизводства производится в бумажной, электронной или электронно-бумажной (смешанной форме). Для обеспечения более мобильной организации делопроизводства используется смешанная форма ведения делопроизводства, что позволяет с одной стороны создать эффективную базу данных документов в рамках предприятия, так и в случае невозможности работы с этой базой данных, продолжать работу на предприятии без существенных издержек производства.

В настоящее время основной базой данной документов, по которой осуществляется делопроизводство, да и работа предприятия в целом, и в структурных подразделениях в частности, является программа электронного документооборота DocFlow. Данная программа, представляет из себя базу данных электронного документооборота ООО «САБМиллер-РУС», в которой реализован бизнес - процесс по документообороту: разработка, согласование и утверждение документов, а также рассылка и архивация документов, и другие процессы документооборота.

В данной программе документы представлены в разной иерархии:

- по документам ИСО; (международная организация стандартов)

- по подразделениям;

- по статусу документа (проект, согласование или утвержден)

Также каждому документу в базе данных присваивается специальное буквенное обозначение, которое соответствует уровню управления на предприятии, что позволяет легко разделить документы по значимости в управленческой или производственной деятельности:

- Уровень «С» - корпоративный;

- уровень «А» - завод;

- уровень «П» - подразделение

Такая иерархия документов соблюдается так же и при бумажной форме ведения делопроизводства на предприятии.

Проект документа

Процесс движения документов на предприятии во всех формах создания осуществляется следующим образом:

Согласование документа

Корректировка

Утверждение документа

Рассылка документа

Действующий документ

Архив

Аннулирован (архив)

В программе DocFlow создание документа производится кликом курсора на клавишу «создать», после чего пользователю открывается окно, в котором необходимо заполнить следующие исходные материалы для карточки (документа), содержащиеся в области вкладок «классификации», которая в свою очередь состоит из атрибутов, например:

Атрибуты	Возможные значения
Уровень документа	- Корпоративный - завод - подразделение
Завод	- Калуга - Ульяновск - Владивосток
Подразделение	- ВАР (варочный цех) - РОЗ (цех розлива) - ОУК (отдел управления качеством) другие
Класс документа	- внутренний - внешний
Элемент ИСО	01- ответственность руководства другие
Вид документа	- электронный - бумажный - электронно-бумажный
Тип документа	- ПР (процедура) - РИ (рабочая инструкция) другие

Данные атрибуты являются обязательными для заполнения при работе в программе DocFlow, однако кроме атрибутов классификацию существуют и такие виды атрибутов как:

- технические;

- описательные;

- архивные

Данные атрибуты файла (карточки) содержат информацию об источнике и авторе создания документа, его статусе, месте и сроках хранения, сроках действия и комментариях к нему. В случае необходимости все документы в программе можно редактировать или внести необходимые изменения.

После внесения всех необходимых сведение и изменений в документ, он проходит процедуру согласования, утверждения или ознакомления. Данная процедура происходит следующим образом: после подготовки документа его автор кликнув окно «согласовать», «утвердить», или «ознакомиться» открывает окно ответственных (должностных лиц), в котором сразу отображается лица, принимающие участие в данных процедурах. Если документ по каким-либо причинам не прошел данные процедуры, то он отправляется на корректировку к автору. В случае же, если документ прошел все процедуры успешно происходит его рассылка всем заинтересованным должностным лицам для ознакомления , а также исполнителю. После исполнения документа он отправляется в электронный архив, а на самой карточке проставляется соответствующий указатель.

Поскольку программа DocFlow является базой данных электронного документооборота на ООО «САБМиллер-РУС», то доступ к документам является для всех сотрудников предприятия, работающих в данной программе, вне зависимости от должности, структурного подразделения или местоположения производства. В случаях, когда необходимо ограничить доступ к определенному документу, для сотрудников, не имеющих права ознакомления, создания, согласования или утверждения документа, то есть не принимают участия в его создании, на документ устанавливается специальный значок «ограниченный доступ». К этому стоит добавить, что внутренний документы подразделений, также являются недоступными для других должностных лиц, а данная система применима также на уровне заводов. Для всех остальных случаев установлена процедура поиска документов в DocFlow. Согласно ей, поиск производится путем введения в поисковое окно либо полного имени файла, или его кода, либо поиск производится по средством атрибутов, то есть документ можно найти используя наименования подразделений, а также его исходные данные ( время, дата, автор, место издания и. т. д. ).

Удаление документов из программы производит только ее администратор, для этого сотрудник помечает документ специальным значком.

Рассылка документов в базе данных электронного документооборота производится руководством завода, руководителями структурных подразделений, а также старшими специалистами данных подразделений.

Система электронного документооборота (СЭД) – является обязательной для всех заводов, подразделений и сотрудников предприятия, работающих в сфере делопроизводства и архивного дела.

Данная система на основе базы данных ЭД также является основной при работе отдела управления качеством (ОУК), в котором мной осуществляется прохождение практического обучения и стажировки по специальности «делопроизводитель», и «специалист по стандартизации», произведено ознакомление с программой DocFlow, как с основной базой данных электронного делопроизводства в подразделении и на предприятии.

Основным выводом является то, что, организация документационного обеспечения управления на ООО «САБМиллер-РУС» в целом, и в отделе управлении качеством в частности, находится на профессионально высоком уровне, что обеспечивается эффективной системой менеджмента, использованием и сочетанием при работе с документами различных способов создания и представления, а также универсальной базы данных электронного документооборота - программы DocFlow, использование которой позволяет обеспечить эффективно и своевременно достичь необходимой производственной задачи.