67 Вопрос

• Использование мастера для создания отчета.

На первом шагеМастера отчётов выбираем таблицы и поля, которые будут использоваться в отчёте. Для выбора полей можно выполнить двойной щелчок по имени поля или воспользоваться кнопками: для выбора одного поля, для выбора всех полей, или для удаления выбранного поля или всех полей из списка Выбранные поля, выделяя нужную строку из списка курсором (рисунок 17).

Рисунок 17 – Выбор таблиц и полей для отчёта

На следующем шаге Мастер проверяет связи между выбранными таблицами и группирует записи в отчёте на основании этих связей. Отчёт может иметь до четырёх уровней группировки, которые выбираются Мастером или пользователем.

Пользователь имеет возможность сгруппировать данные самостоятельно или отказаться от группировки. Для этого необходимо выделить указанную ниже таблицу (рисунок 18). Данный шаг может отсутствовать, если отчёт строится по данным одной таблицы.

Рисунок 18 – Выбор вида представления данных

На следующем шаге пользователь может добавить уровни группировки (рисунок 19).

Рисунок 19 – Задание уровней группировки в отчёте

На следующем шаге можно выбрать способ сортировки информации в будущем отчёте. На рисунке 20 выбрана сортировка по возрастанию (в алфавитном порядке) для поля Фамилия.

Рисунок 20 – Задание уровней группировки в отчёте

Если в отчёте задана группировка и имеются числовые поля, то появится возможность вычисления итоговых значений. Для задания итоговой функции необходимо нажать командную кнопку Итоги (рисунок 20).

Далее выбираем макет отчёта и ориентацию бумаги.

Следующий шаг Мастера отчётов предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчёта) – выберите тот, который вам больше подходит.

На завершающем этапе необходимо задать соответствующее имя отчёта и либо просмотреть готовый отчёт, либо перейти к редактированию, выбрав команду Изменить макет отчёта (рисунок 21).

Рисунок 21 – Присвоение имени отчёту

68 Вопрос

• Работа с конструктором отчетов.

Выбрав команду Изменить макет отчёта, отчёт открывается в режиме Конструктора. В этом режиме можно изменять размеры полей, перемещать поля, добавлять новые поля из выбранных таблиц или создавать вычисляемые поля. На вкладке Конструктор расположены пиктограммы для вставки в отчёт эмблемы (логотипа), текущих даты или времени, поля, надписи, командной кнопки, рисунка, линии и другие (рисунок 22)

Рисунок 22 – Элементы управления для редактирования отчёта

69 Вопрос

• Группировка данных и промежуточные результаты в отчетах.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами — по категориям и. по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным.