60 Вопрос

• Фильтрация и сортировка данных в запросах.

Сортировка данных. Для удобства просмотра можно сортиро­вать записи в таблице в определенной последовательности. Кноп­ки сортировки на панели инструментов (или команды меню За-писи\Сортировка, Сортировка по возрастанию {Сортировка по убы­ванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или убы­ванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выб­рать поля, используемые для сортировки. Современные СУБД (та­кие, как Access) никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также филь­трации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматиче­ски создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавле­ны в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр — это набор усло­вий, применяемых для отбора подмножества записей. В Accessсуществуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фраг­менту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вво-ДУ-

Фильтрование данных в Access производится с помощью кно­пок [Фильтр по выделенному] или [Изменить фильтр] либо ко­манды меню Записи\Филыпр, Изменить фильтр. После нажатия вто­рой кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле стано­вится полем со списком (когда в нем находится курсор), в кото­ром можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка мышью по кнопке [Изменить фильтр] выбираются запи­си, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи\Фильтр, Расширенный фильтр.

61 Вопрос

• Использование операторов и условий в запросах.

Оператор Between позволяет задать интервал для числовых полей или полей Дата/время, например: Between 01.01.1994 And 31.12.1994.

Оператор Like разрешает использовать образцы и символы шаблона при поиске данных, например: Like «Иванова» или Like «И*».

Допускается использование в литералах символов шаблона *, ?:

* – любое количество символов;

? – в позиции шаблона может быть один любой символ.

При написании шаблон заключается в двойные кавычки.

Для записи выражений используются логические операторы:

> – больше;

< – меньше;

>= – больше или равно;

<= – меньше или равно;

= – равно;

<> – не равно.

Запрос на выборку с условием позволяет ограничить вывод найденных записей. Критерии отбора для полей запроса задаются в строке Условие отбора.

В режиме Конструктор в рабочем поле в строе Условие отбора ввести условие, например,>5, и закладка «Результаты»-Выполнить.

62 Вопрос

• Создание вычисляемых полей, объединений в запросах.

Создание вычисляемых полей в запросах

Создание запросов интересно не только тем, что вы можете в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Вы можете создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Это существенно расширяет возможности запросов. Простейшим примером вычисляемого поля в запросе может быть поле, которое объединяет имя и фамилию человека. На рис. 4.18 показан пример такого поля в запросе, созданном на базе таблиц "Сотрудники" (Employees) и "Заказы" (Orders).

Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение, которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле (Field) свободного столбца бланка запроса. В данном примере это выражение представляет собой конкатенацию полей, содержащих имя и фамилию сотрудника, с пробелом между ними. В этом выражении мы используем ссылки на поля таблицы, которые в выражении заключаются в квадратные скобки. Перед выражением нужно написать имя поля: ФИО и отделить его двоеточием от выражения.

Рис. 4.18. Вычисляемое поле в запросе

Совет

Если выражение длинное, его неудобно писать в строке Поле (Field). Нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<F2>. Появится диалоговое окно Область ввода (Zoom) (рис. 4.19), в котором вводить выражение удобнее. Можно также использовать Построитель выражений, вызвав его щелчком по кнопке Построить (Build) на панели инструментов. (Подробнее об использовании Построителя выражений и о правилах составления выражений в Access см. последний раздел данной главы.)

Рис. 4.19. Диалоговое окно Область ввода

Вы можете создать сколько угодно вычисляемых столбцов в запросе, используя при этом сколь угодно сложные выражения. С другими примерами создания таких столбцов вы познакомитесь в следующих главах книги.