2. Майно та інші цінності були одержані працівником під звіт за разовою довіреністю або за іншим разовим документом.

Термін «під звіт» означає, що працівники повинні повністю звітувати перед роботодавцем за одержані цінності, тобто подати документи про надсилання вантажу, здачу одержаних цінностей на склад, використання їх на виробництві за розпорядженням певних службових осіб. Працівник, який одержав матеріальні цінності і не звітував про них, у разі їх відсутності несе повну матеріальну відповідальність незалежно від виду майна і мети його використання.

Підставою повної матеріальної відповідальності в даному випадку є заподіяння шкоди невиконанням чи неналежним виконанням прийнятого працівником на себе обов’язку виконати окреме трудове завдання – одержати від третьої особи чи матеріально відповідального працівника трудового колективу за разовою довіреністю або іншим разовим документом під свою відповідальність визначене майно й інші цінності та передати його (вернути) в цілості і збереженості роботодавцю. Коло осіб, яким можуть видаватись довіреність на отримання цінностей, законодавчо не визначено. Таке окреме завдання може прийняти на себе будь-який працівник трудового колективу.

Залежно від змісту повноважень, що містять доручення, вони можуть бути трьох видів: разові, спеціальні, загальні. Всі вони мають офіційний характер, оскільки походять від службових осіб, які уповноважені їх видавати від імені підприємства.

Порядок видачі довіреностей регулює ЦК України, а також Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених та використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджений наказом Мінфіну України від 16 травня 1996 р., №99.

Довіреність підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, які на те уповноважені керівником підприємства.

До видачі довіреностей особи інструктуються про порядок і терміни використання та звітування про використання довіреностей або повернення невикористаної довіреності.

Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім'я яких вони виписані.

Строк дії довіреності встановлюється в залежності від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність, однак, не більше як на 10 днів.

Забороняється відпускати цінності у випадках:

а) подання довіреності, виданої з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;

б) подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами осіб, які підписали довіреність;

в) відсутності у довіреної особи вказаного у довіреності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену особу;

г) закінчення строку дії довіреності;

д) одержання повідомлення підприємства-одержувача цінностей про анулювання довіреності.

За разовими документами майно та інші цінності можуть отримувати працівники, для яких обслуговування матеріальних цінностей не є основною трудовою функцією, і їхні посади не вказані в згаданому переліку.

Разова довіреність чи інший документ (наприклад, накладна, відомість, рахунок-фактура тощо) можуть бути видані працівнику лише за наявності його згоди, а відмова працівника від одержання під звіт матеріальних цінностей за разовою довіреністю не є дисциплінарним проступком.

Разова довіреність по трудовому законодавству видається лише особам, які перебувають з підприємством у трудових правовідносинах. Відсутність трудових правовідносинах спричиняє можливість настання майнової відповідальності за цивільним законодавством.

Особливості одержання матеріальних цінностей за разовою довіреністю, а також по інших разових документах полягають у тому, що працівник одержує їх не для збереження, а, як правило, для вчинення яких-небудь разових операцій (наприклад, одержання товару і його доставки на підприємство). Разова довіренність або інші разові документи для вчинення операцій із матеріальними цінностями можуть бути видані тільки особам, що працюють у даній організації. Відмова працівника від одержання матеріальних цінностей по разових документах для вчинення операцій, що не входять у коло його посадових обов’язків, не є порушенням трудової дисципліни, тому що покласти повну матеріальну відповідальність на працівника можна тільки за його згодою.

Працівник, який одержав матеріальні цінності за довіренністю або іншим разовим документом, відповідає за втрату отриманих цінностей, за їх недостачу, ушкодження або псування.

Разова довіреність не може видаватись працівникам, яким за вироком суду заборонено займати матеріально відповідальні посади протягом певного часу, а також тим, які мають судимість за розкрадання, хабарництво та інші корисливі злочини, якщо цю судимість не знято і не погашено.