Автотекст

Автотекст - это готовые поименованные фрагменты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.

Когда вы начинаете печатать слово, являющееся элементом Автотекста, рядом с вводимым текстом появляется список вариантов возможного окончания этого слова. Печатаете Сент., а Автотекст предложит Сентябрь, вместо того, чтобы печатать, нажмите Enter.

Автотекст заканчивает следующую группу слов:

1. Текущую дату.

2. Дни недели.

3. Название месяца.

4. Элемент Автозамены.

Задание 4

В качестве примера в документе приведите вышеуказанные элементы Автотекста.

Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов Автотекста, классифицированных по различным категориям. При создании письма можно воспользоваться такими элементами списка Автотекста, как Приветствие, Прощание, Подпись.

Вставка элементов Автотекста :

• Вывести на экран ПИ Автотекст. Правой кнопкой мыши щелкаете на любой ПИ и выбираете Автотекст, далее раскрыть список Все элементы и щелчок на нужном элементе.

• Можно использовать меню Вставка/Автотекст ,выбрать с списке один из разделов и щелчок на нужном элементе.

• Ввести команду Вставка/Автотекст и на вкладке Автотекст выбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть на кнопке Вставить.

• Ввести с клавиатуры имя автотекста и нажать клавишу.

Для создания нового элемента автотекста нужно выделить в документе весь элемент автотекста , а затем использовать один из способов:

• Вывести на экран ПИ Автотекст и щелкнуть по кнопке Создать, а затем ввести имя Автотекста.

• Ввести команду Вставка/Автотекст/Создать, а затем ввести имя элемента Автотекст .

Задание 5

Для создания элемента Автотекста введите следующий текст:

Московский Государственный Открытый Университет (КИ)

Выделите этот текст и введите команду Вставка/Автотекст/Создать в текстовом поле введите имя МГОУ - имя элемента этого автотекста.

Вставить в документ элемент автотекста можно следующим способом:

• Ввести имя автотекста МГОУ и нажать клавишу F3;

• Ввести команду Сервис/Параметры автозамены/Автотекст, в диалоговом окне выбрать нужный элемент и нажать кнопку Вставить.

Упражнение 3

Электронные формы(эф)

С помощью ЭФ можно создавать особые документы (договора, анкеты, контракты, бизнес- планы, деловые формы), в которых в конкретные области вводится часть информации, а остальной текст защищен от всех изменений.

Задание 1

Скопировать из папки преподавателя в свою папку бланк договора. В бланке договора есть места, подлежащие заполнению: вставить в подчеркнутые места объекты, называемые полями формы.

Работа с полями формы производится с помощью ПИ ФОРМЫ

Пройти по документу сверху вниз в порядке заполнения договора и вставить соответствующие поля формы.

1. Первое поле - номер договора. Выделить два символа подчеркивания справа от символа № в первой строке и выполнить следующие действия:

• вставить текстовое поле из ПИ формы;

• далее на щелкнуть на кнопке Параметры поля формы и в диалоговом окне(ДО), задать ТИП—Число, Формат числа—0, Число по умолчанию =1;

• задать текст справки Строка состояния: Ведите номер договора;

• клавиша F1- текст справки: Номер договора – это целое число ОК/ОК.

2. Следующая часть договора – это дата. Дату вставить как поле даты, которое будет заполняться автоматически. Выполните команду ВСТАВКА/ДАТА И ВРЕМЯ и в ДО установить флажок - Обновлять автоматически.

3. Следующее исполняемое поле – фамилии исполнителя, оформить это поле как список:

• вставить в это место поле со списком из ПИ и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы;

• в ДО Параметры поля формы из ПИ, задать элементы списка:

Петров А.

Иванов Г.

Воронков И.

Сидоров Н.

4. далее ввести в договоре название произведения, вставить текстовое поле;

5. срок сдачи работы – это тоже текстовое поле, вставьте его, и в ДО Параметры поля формы залайте: ТИП – ДАТА и Формат даты: дд.мм.гг(.dd.mm.yy)

6. далее ввести текстовые поля в месте «Вознаграждение за авторский лист» и «Вознаграждение за иллюстрацию», в этих текстовых полях должны вводится числа, необходимо в ДО Параметры поля формы задать значение по умолчанию и формат значений: Тип – Число, Число по умолчанию:= число, Формат числа установить 0,00.

7. Прочие условия, Фамилия Имя Отчество Исполнителя, Фамилия Инициалы – Паспортные данные – установить простые текстовые поля.

Из простого документа в интерактивную форму документ превращается двумя способами:

1. Нажать кнопку Защита формы на панели инструментов.

2. Меню Сервис/ Защитить документ в ДО установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа в раскрывающемся списке выбрать

3. Далее нажать кнопку ДА, включить защиту - в ДО Включить защиту задать пароль.

После чего обычный текст в документе недоступен для редактирования, курсор ввода находится в первом поле формы, при нажатии клавиши <Tab> курсор ввода перемещается в следующее поле формы, поле ввода со списком приобретает характерную кнопку раскрывающегося списка и позволяет выбирать нужное значение. Кнопки на панели Форма становятся недоступными, кроме кнопок Затемнение полей и Защита формы.

Сохранить документ в своей папке как шаблон документа в ДО Файл / Сохранить как выбрать в раскрывающемся списке тип файла шаблон документа. Закрыть файл.

Задание 2

Открыть свой файл шаблона и заполнить все поля формы и сохранить как документ.

Задание 3

Создать электронную анкету студента. Курс, название факультета и семейное положение сделать поле со списком, вставить текущую дату в поле над анкетой. Заполнить анкету.

Защитить анкету паролем.