Лабораторный практикум по информатике

Для сцепления текстовых полей в выражениях используется оператор &. Например, выражение:

=[Сотрудники]![Фамилия]& “ ”&[Сотрудники]![Имя]& “ “ &[Сотрудники]![Отчество]

создаст в запросе новое поле, значения которого получаются путем сцепления значений трех текстовых полей (Фамилия, Имя и Отчество) таблицы Сотрудники. В кавычках вводится один пробел для разделения слов.

7.6. Создание итоговых запросов

Создать итоговые запросы к базе данных, в которых использовать группировку по текстовому полю и итоговые функции в числовых полях:

-оставить в запросе поля Категория и Цена, вычислить максимальное значение цены для каждой категории товара

-подсчитать количество товаров у каждого клиента

-подсчитать общий объем реализации для каждого товара. Рекомендации. Для преобразования обычного запроса в

В качестве поля для группировки желательно использовать такое, в котором имеются повторяющиеся значения. По этой причине не рекомендуется использовать для группировки ключевые поля. Можно для одного и того же поля исходной таблицы подводить несколько различных итогов (например, подсчитать среднюю, суммарную и минимальную стипендии для каждого факультета). При этом данное поле следует включить в итоговый запрос столько раз, сколько итогов по нему предполагается подсчитать.

SUМ – вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом;

AVG – вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом ( для числовых или денежных полей);

MIN – выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

261

COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля;

FIRST – определяет первое значение в указанном поле записей; LAST – определяет последнее значение в указанном поле

записей.

7.7. Создание запросов-действий

-Создать запрос на обновление записей, позволяющий увеличить значение одного из числовых полей в два раза.

-Сделайте запрос на создание таблицы к таблице Реализация, выбрав тех, чья дата отгрузки в ближайшую неделю

-Создайте запрос к копии таблицы Товары, в котором будут удалены все записи о товарах одной категории.

-Создайте запрос на добавление к копии таблицы Товары, в котором будут добавлены в копию из таблицы Товары записи по любому условию Рекомендации. Перед выполнением запросов-действий

рекомендуется создать копию исходной таблицы, т.к. результаты выполнения запросов-действий могут привести к порче или потере части данных. Все запросы-действия следует создавать только для таблицы-копии. Перед выполнением запроса-действия следует проверить правильность отбора записей с помощью обычного запроса на выборку. Результат выполнения этого запроса можно увидеть, открыв таблицу, к которой создавался запрос.

Для сохранения результатов выборки в реально существующей таблице используются запросы на создание таблицы. После входа в режим Конструктора запроса нужно выбрать команду Тип запроса/Создание таблицы. Следует задать имя таблицы и выбрать поля и ввести условия для отбора записей в нее.

Запросы на обновление записей предназначены для изменения значений некоторых полей для всех выбранных записей. После входа в режим Конструктора запроса нужно выбрать команду Тип запроса /Обновление. После этого в бланке запроса появится строка Обновление. Эта строка используется для того, чтобы задать новые значения для выбранных записей.

Запросы на удаления служат для удаления группы записей базы данных, удовлетворяющих определенным условиям. Обычный запрос можно преобразовать в запрос на удаление с помощью команды Тип

262

запроса/Удаление в режиме Конструктора запросов. При этом в бланке запроса появится строка Удаление, где можно ввести условие для удаления записей.

Спомощью запроса на добавление записей можно скопировать выбранные записи и поместить их в другую таблицу. Можно также использовать запрос на добавление для переноса данных в используемую базу данных из другого источника (из какой-либо другой таблицы). В режиме Конструктора активизировать команду Тип запроса/Добавление. В открывающемся окне диалога нужно в поле Имя таблицы ввести имя таблицы, к которой требуется присоединить данные из результирующего набора записей запроса. Закрытие диалогового окна кнопкой ОК приводит к тому, что Access добавляет в бланк запроса строку Добавление. В строку Добавление автоматически (или вручную) вставляются имена тех полей целевой таблицы, которые совпадают с именами полей запроса.

7.8.Перекрестные запросы

Спомощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности). В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму - заголовками столбцов.

Можно создать перекрестную таблицу в интерактивном режиме

спомощью мастера «Перекрестный запрос». Мастеру необходимо указать исходную таблицу, которая может быть таблицей из базы данных или являться результатом выборки данных из нескольких таблиц. На основе исходной таблицы или запроса Мастер создает итоговую выборку, в которой группирует и сортирует данные по полям, используемым в качестве строки и столбца перекрестной таблицы, а также вычисляет итоговое значение по заданному полю данных.

-Создать перекрестный запрос, подсчитывающий для каждого клиента суммарный объем товара каждой категории.

Для создания перекрестной таблицы предстоит выполнить

следующие действия:

1. Перейти на вкладку «Создание» и выбрать кнопку Мастер запросов, а затем в окне диалога выбрать опцию Перекрестный запрос.

263

2.На первом шаге Мастер предлагает выбрать исходную таблицу или запрос.

3.На следующем шаге вам необходимо указать поля, значения которых будут использоваться в качестве заголовков строк (имя клиента). Затем вы переходите в окно диалога определения заголовков столбцов. В качестве заголовка столбцов может использоваться только одно поле (категория товара).

4.На предпоследнем шаге создания перекрестной таблицы нужно задать поле, которое будет использоваться в качестве источника данных для итоговых вычислений (объем реализации), и тип итоговых вычислений для каждой пары строка/столбец (сумма).

7.9.Разработка отчетов

Разработать для базы данных новый отчет табличной формы, используя режим Мастера отчетов.

В данном отчете предполагается наличие данных из ключевой таблицы, группировка данных по одному из текстовых полей, сортировка записей внутри группы – по возрастанию значений в ключевом поле. Открыть созданный отчет в режиме предварительного просмотра и оценить полученный результат. Проанализировать созданные группы записей. Найти подписи этих полей, области заголовков отчета и группы.

-Открыть созданный отчет в режиме Конструктора отчетов:

1)Определить ширину колонок в отчете так, чтобы в них полностью отображались значения соответствующих полей;

2)В области примечания группы найти итоговые поля и их подписи. Изменить текст подписей на более информативный. Отрегулировать ширину и взаимное расположение итоговых полей и их подписей;

3)Изменить шрифт и цвет подписей полей;

4)Оценить полученный результат, переключившись в режим предварительного просмотра отчета. Сохранить отчет.

-Создать отчет, включающий в себя данные из всех таблиц базы данных.

Создать в отчете группу по ключевому полю, а внутри нее –

группу по любому другому полю (например, во внешней группе

264

записи группируются по полю Номер клиента, а во внутренней – по полю Категория товара). Для внутренней группы определить итоговые поля, подсчитывающие сумму по любому числовому полю и количество значений в группе (например, для каждой категории товаров, реализованных данному клиенту, найти суммарную цену товаров и количество их наименований).

-Модифицировать отчет, созданный в предыдущем пункте, создав в его области данных вычисляемое поле, подсчитывающее некоторую величину для каждой записи (можно использовать сцепление текстовых полей в качестве вычисляемого поля отчета).

-Создать отчет свободной формы, в котором используются необходимые данные из всех таблиц. В отчете расположить хотя

бы одно вычисляемое поле и поле, посчитывающее сумму по данному вычисляемому полю.

Рекомендации. К базе данных можно создать такой произвольный отчет, как накладная на отгрузку товара. В заголовке данного отчета можно разместить наименование и реквизиты предприятия-производителя товара, имя и номер клиента. В области данных разместить поля из таблицы Товары: Наименование товара,

Единица измерения, Объем реализации, а также вычисляемое поле

Стоимость товара. В примечании отчета можно разместить итоговое поле, подсчитывающее общую стоимость покупки, способ оплаты и дату оплаты.

Для группировки записей в отчете нужно в режиме его Конструктора выполнить команду Конструктор/Группировка и итоги/Группировка. В появившемся окне выбрать поля для группировки записей, указывая их в том порядке, в котором будут идти группы (т.е. в первую очередь указывается поле для внешней группы; группировка по следующему полю осуществляется только среди записей внешней группы и.т.д.). В этом же окне можно определить для каждой группы записей ее заголовок или примечание, интервал группировки (т.е. диапазон значений выбранного поля для записей каждой группы).

В режиме конструктора для размещения объектов в отчете или форме используется Панель элементов. Обычно панель элементов появляется в режиме Конструктора форм автоматически. Ниже

265

приведены наиболее используемые элементы и соответствующие им кнопки на Панели элементов.

Надпись. Размещение в отчете или форме произвольного текста.

Поле. Размещение в отчете или форме данных из соответствующего поля базовой таблицы/запроса, вывод результатов вычислений, а также прием данных, вводимых пользователем.

7.10.Разработка форм

-Разработать к созданной ранее базе данных простую экранную форму для ввода, просмотра и корректировки данных в ключевой таблице. Для создания формы использовать режим Мастера форм. Проверить, как выглядит форма при печати, и при необходимости откорректировать ее, используя для этого режим Конструктора формы.

-Используя режим Мастера форм создать подчиненную форму для ввода и просмотра данных как ключевой, так и связанной таблиц.

Рекомендации. При создании подчиненных форм в качестве

источника данных следует выбрать таблицу со стороны «один», а в качестве подчиненной формы использовать данные таблицы со стороны “много”. Для этого на втором шаге Мастера форм следует сначала включить в форму все поля ключевой таблицы, затем из списка таблиц в этом же окне выбрать таблицу со стороны «много» и включить в форму все ее поля. На следующем шаге при выборе типа представления данных нужно указать имя ключевой таблицы.

-Используя подчиненную форму ввести в ключевую таблицу 3-4 новых записи и для каждой из них в таблице со стороны «много» создать по 2 связанных записи. Закрыть форму. Открыть поочередно обе таблицы и найти вновь введенные данные.

-Используя режим Мастера форм создать связанную форму для ввода и просмотра данных как ключевой, так и связанной таблиц.

-Создать новую форму, содержащую диаграмму, составленную по любому итоговому запросу.

266

7.11.Создание кнопочной формы

-Создать кнопочную форму, разместив на ней элементы (кнопки) для:

1)открытия запроса;

2)просмотра отчета.

-Сохранить форму с именем «Главная форма».

Рекомендации. Формы являются основным способом

организации интерфейса пользователя в приложениях MS Access и создаются с различными целями. Чтобы автоматизировать выполнение некоторой последовательности действий, можно создать кнопочные формы для работы с макросами.

Кнопки используются в форме для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать кнопку, которая будет открывать таблицу, запрос или другую форму. Можно создать набор кнопок для перемещения по записям таблицы, если не устраивают стандартные средства перемещения, предусмотренные в форме.

В Access предусмотрено более 30 стандартных кнопок, при создании которых достаточно воспользоваться лишь Мастером по созданию кнопки. Для этого нужно выполнить следующие действия:

1)установить режим использования мастера на панели элементов;

2)выбрать инструмент Кнопка на панели элементов и указать местоположение и размер кнопки в форме;

3)в первом окне Мастера выбрать категорию кнопки и выполняемые ею действия;

4)если создаваемая кнопка предназначена для работы с другим объектом базы данных (отчетом, таблицей, другой формой), то на втором шаге нужно выбрать необходимый объект;

5)далее следует выбрать текст или рисунок, размещаемые на кнопке. при размещении рисунка можно воспользоваться кнопкой Обзор.. для выбора рисунка;

6)на заключительном шаге работы Мастера задается имя создаваемого элемента.

7.12.Создание макроса

Макросом называют набор из одной или более команд, выполняющих определенные, часто используемые операции,

267

например, открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых действий. Если записать эти действия в виде макроса, то они будут выполняться автоматически при запуске макроса. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выведет на экран форму.

Макрокоманда – основной компонент макроса, инструкция, которая самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяет выполняемые в макросе действия (иногда макрокоманды называют просто командами макроса). Серия макрокоманд, из которых состоит макрос, выполняется каждый раз при его запуске.

-Создать макрос для открытия таблиц

-Добавить на кнопочную форму с именем «Главная форма» кнопку, запускающую этот макрос

-Создать автоматически выполняемый макрос с именем AUTOEXEC для открытия формы «Главная форма». Чтобы проверить работоспособность макроса, нужно закрыть, а затем вновь открыть базу данных.

Рекомендации. Для создания макроса, открывающего таблицы, рекомендуется выполнить следующие действия.

1)Перейти на вкладку Создание, нажать кнопку Макрос, вследствие чего откроется окно конструктора макроса.

2)В окне базы данных перейти на вкладку Таблицы. Перетащить с помощью мыши таблицу Клиенты в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца Макрокоманда. Таким образом, в макрос включается операция открытия таблицы Клиенты.

3)В списке макрокоманд выбрать НаЗапись и установить аргументы: таблица Клиенты и Первая запись. Таким образом, после открытия таблицы текущей станет первая запись.

4)Повторить те же действия для других таблиц.

5)Сохранить макрос с именем «Открытие БД».

6)Осуществить запуск макроса. Чтобы запустить макрос из окна конструктора макроса, нужно нажать кнопку Запуск на панели инструментов. Чтобы запустить макрос из окна базы данных, следует выбрать вкладку Макросы, активизировать имя макроса и нажать кнопку Запуск в окне базы данных.

268

7) Специальный макрос AutoExec автоматически выполняется при загрузке базы данных. Таким способом можно автоматизировать операции, которые должны всегда выполняться в момент загрузки базы данных. В процессе открытия базы данных Microsoft Access проводит поиск макроса с этим именем и, если такой макрос существует, автоматически запускает его.

Для создания макроса AutoExec существует два способа:

1)создать макрос, содержащий макрокоманды, которые требуется выполнить при открытии базы данных и сохранить его под именем AutoExec;

2)в окне базы данных выделить ранее созданный макрос, выбрать в меню Правка команду Переименовать и присвоить макросу новое имя – AutoExec.

При следующем открытии базы данных Microsoft Access автоматически запустит этот макрос.

7.13.Создание кнопочной формы с помощью диспетчера

При создании приложения с использованием СУБД Access пользователь имеет возможность с помощью диспетчера кнопочных форм создавать кнопочную форму стандартного вида. Для этого нужно выбрать команду Работа с базами данных/Диспетчер кнопочных форм.

Рекомендации. Если на этой вкладке нужного раздела нет, то его надо включить:

меню: ФАЙЛ выбрать: ПАРАМЕТРЫ

выбрать: Панель быстрого доступа. Затем на вкладке Настройка панели быстрого доступа надо выбрать из раскрывающегося списка строку: Вкладка «Работа с базами данных» и в списке команд выделить: Диспетчер кнопочных форм, кликнуть по кнопке ДОБАВИТЬ.

Если в используемой БД ранее не было создано кнопочных форм, то появится окно Диспетчер кнопочных форм, в котором нужно подтвердить создание формы. В следующем окне Диспетчер кнопочных форм появится окно со строкой Главная кнопочная форма. В этом окне формируется список кнопочных форм разных уровней. Главная кнопочная форма в нем присутствует по умолчанию.

269

Любую из кнопочных форм можно сделать стартовой, которая будет открываться по умолчанию при открытии БД. Для этого необходимо выбрать ее имя в окне диспетчера кнопочных форм и нажать кнопку По умолчанию. Как правило, стартовой кнопочной формой оставляют главную кнопочную форму.

Элементами кнопочных форм являются кнопки с подписями. Подпись задается пользователем и должна, по возможности, кратко и точно называть действия, которые будут выполняться при нажатии кнопки. Для формирования элементов главной кнопочной формы в окне со списком кнопочных форм нужно ее сделать текущей и нажать кнопку Изменить. Элементы, создаваемые в кнопочной форме, могут быть подразделены на два основных типа:

1)элементы, предназначенные для вызова других кнопочных

форм;

2)элементы, обеспечивающие открытие формы, отчета, запуск макроса, программы, выход из приложения с закрытием БД или переход в режим продолжения разработки кнопочной формы.

Для формирования в главной кнопочной форме кнопки вызова одной из подчиненных кнопочных форм нужно нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Изменение элемента кнопочной формы

враскрывающемся списке Команда выбирается значение Перейти к кнопочной форме. В раскрывающемся списке Кнопочная форма выбирается форма, переход к которой должна обеспечивать создаваемая кнопка редактируемой формы. В поле Текст вводится подпись для этой кнопки. Для завершения формирования элемента выбирается кнопка ОК. Элемент отобразится в списке Элементы данной кнопочной формы окна Изменение страницы кнопочной формы. Аналогичным образом создаются кнопки вызова других подчиненных форм и других объектов.

После завершения работы с диспетчером кнопочных форм в списке форм БД появится форма с именем Кнопочная форма. При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм Access создает таблицу Элементы кнопочной формы, содержащую описания отображаемых в форме кнопок и выполняемых ими действий.

Для запуска главной кнопочной формы сразу при открытии файла БД нужно выбрать команду меню Файл/Параметры/Текущая

270