Лабораторный практикум по информатике

После создания таблицы для каждой темы в базе данных нужно предоставить приложению Microsoft Access 2010 средства, с помощью которых можно будет вновь объединять сведения при необходимости. Это делается путем помещения общих полей в связанные таблицы и определения связей между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, одновременно отображающие сведения из нескольких таблиц.

Межтабличные связи могут объединять две и более сущности. Как правило, они соответствуют некоторому взаимодействию между сущностями и описывают связь, возникающую между ними. Во время логического проектирования связи между таблицами могут обладать собственными атрибутами. Такое отношение выделяется в отдельную сущность типа связь.

Отношения делятся на три основных типа, в зависимости от количества записей сущности, связанных с записью другой сущности:

Один к одному: каждой записи первой сущности соответствует только одна запись второй сущности, а каждой записи второй сущности – только одна запись первой сущности. Пример - автор, у которого в данный момент имеется лишь одна незавершенная книга.

Один ко многим: каждой записи первой сущности могут соответствовать несколько записей второй сущности, однако каждой записи второй сущности соответствует только одна запись первой сущности. Пример - издательство, выпустившее несколько книг.

Многие ко многим: каждой записи первой сущности могут соответствовать несколько записей второй сущности, а каждой записи второй сущности соответствуют несколько записей первой сущности. Пример - один автор может написать несколько книг, а у одной книги может быть несколько авторов. В реляционных базах

251

данных этот тип отношений не реализуем, поэтому создается дополнительная сущность, ассоциирующая данную связь (ассоциация).

Связи между сущностями устанавливаются по равенству значений первичного и внешнего ключей.

В Microsoft Access межтабличные связи можно создать непосредственно с помощью окна «Схема данных» или путем перетаскивания поля из области Список полей. В приложении Access межтабличные связи используются для того, чтобы продемонстрировать, как связать таблицы для использования их в объекте базы данных. Существует несколько причин для создания межтабличных связей перед созданием других объектов базы данных (форм, запросов и отчетов):

Межтабличные связи предоставляют сведения для структуры запросов.

Межтабличные связи предоставляют сведения для структуры форм и отчетов.

Межтабличные связи являются основой, с помощью которой можно обеспечить целостность данных.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

Связанное поле главной таблицы является первичным ключом или альтернативным ключом (имеет уникальный индекс).

Связанные поля (первичный ключ главной таблицы и внешний ключ подчиненной таблицы) имеют один тип данных. Здесь существует исключение: поле счетчика может быть связано с числовым полем, свойство которого Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое.

Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта.

При установке целостности данных, необходимо помнить следующие правила:

Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы.

252

Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Невозможно изменить значение первичного ключа в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной записью. Чтобы задать правила целостности данных для конкретной

связи, при ее создании в Microsoft Office Access следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие будет отменено.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

После создания необходимых таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

В Microsoft Access существует два инструмента, помогающих в усовершенствовании структуры баз данных:

Мастер анализа таблиц может проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл.

Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

4. Описание оборудования и используемых программных комплексов

При выполнении лабораторной работы необходим специализированный компьютерный класс с минимальными системными требованиями компьютеров:

253

–Процессор – Intel Pentium III;

–ОЗУ – 256 Mb;

–видеокарта – 32 Mb.

Требуемое программное обеспечение:

–Операционная система Microsoft Windows, пакет прикладных программ Microsoft Office 2010.

5. Краткое руководство по эксплуатации оборудования

При использовании оборудования необходимо:

–соблюдать общие правила нахождения в учебных лабораториях, работы с компьютером и использования программных средств;

–привести в порядок одежду;

–осмотреть рабочее место, убрать все мешающие работе предметы;

–визуально проверить правильность подключения ПЭВМ к электросети.

6. Задания

Создать базу данных, создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, отсортировать, создать запрос на добавление/редактирование/удаление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц, сделать главную кнопочную форму.

Номер задания соответствует варианту.

1Школа (ФИО_учителя, Категория_учителя, Дата_урока, Предмет, Класс, Класс_руководитель, Пед_стаж_учителя, Количество_учащихся_класса, Тема_урока)

2Магазин (Таб_номер_продавца, ФИО_продавца, ФИО_клиента, Адрес_клиента, Категория_товара, Наимен_товара, Объем_товара, Цена_товара, Гарант_срок, Номер_дисконт_карты_клиента)

3Авиаперелеты (Номер_рейса, Пункт_ назначения, Дата_продажи, Стоимость, ФИО_клиента, Паспорт_клиента, Дата_вылета, Время_вылета, Время_прибытия)

4Выдача_кредита (Дата_выдачи, ФИО_клиента, Адрес клиента, Адрес_банка, Сумма, Проц_ставка, Срок_возврата, Наимен_банка, Место_работы_клиента)

5Посещение библиотеки (№_читательского_билета, ФИО_читателя, Место_работы_читателя, Дата_выдачи, Код_книги,

254

Название_книги, Жанр_книги, Срок_возврата, Год_издания, Цена книги, Автор)

6 Строительная_организация ( Код_подрядчика, Код_заказчика, Наимен_объекта, Тип_объекта, Срок_сдачи, Адрес_подрядчика, Наимен_организ_заказчика, Адрес_объекта, Наимен_подрядчика, Дата_начала_строит)

7Университет (№_зачетки, ФИО_студента, Код_предмета, Название_предмета, Кол_часов, Вид_контроля, Дата_сдачи, Результат)

8Швейная фабрика ( №_модели, Наим_изделия,

Адрес_объекта, Площадь, Цена, Шифр_клиента, ФИО_клиента, Адрес_клиента, Срок_сдачи_ в аренду, Способ_оплаты)

Дата_прибытия, Время_прибытия, Пункт_назначения, №_водителя,

Должность_преподавателя, Группа, Вид_занятия, №_аудитории, Тип_аудитории, Вместимость_аудитории)

255

Дата_постановки_на_ремонт, Вид_дефекта, Длительность_ремонта, Срок_службы_автотехники)

16 Поставка_продукции (Шифр_предприятия, Название_предприятия, Юрид_адрес, Код_продукции, Наимен_продукции, Вид_продукции, Директор_предприятия, Объем_поставки, Дата_поставки, Способ_оплаты, Цена_продукции)

17Аэропорт (Тип самолета, №_самолета, Дата_производства, Дата_кап_ ремонта, №_экипажа, ФИО_командира_ экипажа, Летный_стаж, Маршрут, Дата_вылета, Время_вылета, Время_прибытия)

18Расчет зарплаты (Код_должности, Название_должности, Оклад, Таб_№_сотрудника, ФИО_сотрудника, Дата_ рожд_сотрудника, Дом_адрес, Должность, Дата_приема_ на_ работу, №_месяца, Отработано_дней, Премия)

19Поликлиника (№_истории_болезни, ФИО_пациента, Дом_ адрес, Дата_обращения, Шифр_врача, ФИО_врача, Специализация_врача, Категория_врача, Диагноз, №_ бол_ листа)

20Агентство недвижимости (Шифр_агента, ФИО_агента, Код_клиента, ФИО_клиента, Телефон_клиента, №_договора, Дата_договора, Сумма_договора, Адрес_объекта)

7. Методика выполнения заданий

7.1. Создание таблиц

Предметная область – отдел сбыта предприятия. Решаемые задачи

–учет товаров (название, цена и др.),

–их реализация (дата отгрузки, кому, объем реализации) и оплаты (дата оплаты, от кого, сумма);

–используется справочник клиентов фирмы.

Ограничения целостности:

а) цена, объем реализации больше 0; б) клиент (кому и от кого) должен быть в справочнике фирмы.

Рекомендации. Для реализации задачи можно создать три таблицы: Товары, Реализация и Клиенты (она используется как справочник). Списки полей создаваемых таблиц и схема данных приведены на рисунке 1.

Т.к. товары каждого наименования могут быть реализованы одновременно нескольким клиентам, и, в то же время, каждый клиент

256

может купить одновременно несколько товаров, следовательно, для реализации данной задачи необходимо создание трех таблиц. В таблице Товары хранятся сведения о всех товарах, производимых данным предприятием; ключевым является поле Шифр товара.

В таблице Клиенты хранятся данные о всех клиентах предприятия, которые покупают его товары; ключевым в данной таблице является поле Номер клиента.

Чтобы описать реализацию конкретного товара конкретному клиенту используется таблица Реализация, в которой установлены связи с таблицами Товары и Клиенты (команда Работа с базами данных\Схема данных). Для всех таблиц устанавливаются ограничения целостности данных с каскадным обновлением и удалением связанных полей.

Рис. 1 Схема данных для базы данных «Отдел сбыта предприятия»

Поля Номер клиента и Шифр товара в таблице Реализация

определяются Мастером подстановок, используя подстановку значений соответствующих полей из ключевых таблиц Клиенты и Товары. Для ограничения ввода некорректных значений для полей

Цена за единицу и Объем реализации определено свойство Условие на значение: >0. Для единообразия при вводе значений в поле Категория товара, в нем с помощью Мастера подстановок определен фиксированный список значений, включающий в себя перечень этих категорий (например, молочная, мясная, хлебобулочная, кондитерская и т.п.). Ниже приведен список всех полей таблиц, их типов и свойств:

257

Ввести не менее 7 записей в таблицы Клиенты и Товары и не менее 15 записей в таблицу Реализация.

7.2. Работа с макетом таблицы

Открыть любую из таблиц базы данных в режиме таблицы и произвести изменения ее макета, пользуясь командами из меню

Формат:

поменять местами два столбца таблицы; закрепить первый столбец таблицы и скрыть один из ее столбцов при просмотре записей; изменить шрифт и оформление записей в таблице.

7.3. Сортировка записей

Открыть не ключевую таблицу базы данных и отсортировать в ней записи:

по возрастанию значений в первом поле таблицы и убыванию значений в любом из ее текстовых полей;

258

по убыванию значений одного числового поля и возрастанию другого числового поля.

При выполнении сортировки по нескольким полям рекомендуется использовать команду Главная/Сортировка и

фильтр/Дополнительно/Расширенный фильтр.

7.4. Выбор данных с помощью запросов

Создать запросы на выборку к одной из таблиц базы данных, используя в качестве условия отбора записей следующие критерии: конкретное значение в каком либо текстовом поле (например,

выбрать товары одной категории).

диапазон значений в любом числовом поле (например, выбрать товары, стоимость которых более 1 000 руб.).

диапазон значений в любом текстовом поле (например, найти товары, наименования которых начинаются на буквы М-С).

неточное совпадение значений в текстовом поле (например, найти клиентов, проживающих в одном городе).

логическое И, связывающее два значения одного числового поля (например, товары, стоимость которых более 200 И менее 500 руб.).

логическое И, связывающее значения двух разных полей (например, товары стоимостью свыше 200 руб. реализованные сегодня).

логическое ИЛИ, связывающее два значения в одном текстовом поле (например. Товары той или иной категории).

логическое ИЛИ, связывающее значения двух различных полей (например, товары, реализованные в определенный день, ИЛИ товары, чья стоимость не менее 100 руб.).

оператор NOT в текстовом поле (например, все товары, кроме определенной категории).

Рекомендации. Для создания всех запросов следует использовать режим Конструктора запросов. В результат запроса необходимо включать поля, по которым можно идентифицировать записи (например, фамилии, наименования и т.п.), а также поля, в которых вводятся условия отбора.

Для поиска по неточному совпадению значений использовать оператор Like, а также шаблоны для поиска (? - заменяет один символ и * - заменяет любое количество символов. Например, по

259

шаблону Like A*, введенному в поле Фамилия, можно найти все фамилии, начинающиеся с буквы А; по шаблону Like A???, только те фамилии, которые начинаются с буквы А и состоят из 4 букв.

При определении диапазона значений, как в текстовых, так и в числовых полях, использовать операторы сравнения: >, <, >=, <=, <>.

Взапросах с логическим И следует учитывать правило: если связываемые критерии находятся в одном поле, то они разделяются оператором And или запятой; если связываемые критерии находятся

вразных полях, то они записываются на одной строке бланка запроса.

Взапросах с логическим ИЛИ следует учитывать правило: если связываемые критерии находятся в одном поле, то они разделяются оператором OR; если связываемые критерии находятся в разных полях, то они записываются на разных строках в бланке запроса.

Оператор Not используется для поиска значений, полностью несовпадающих с указанным. Например, критерий Not Уфа, введенный в поле Город, используется для поиска записей, для которых в данном поле указано любое другое значение.

Готовый запрос выполняется после щелчка по кнопке

7.5. Создание запросов с помощью построителя выражений

Создать запрос к базе данных, в котором одно из полей является результатом вычислений над значениями любого числового поля исходной таблицы:

-подсчитать надбавку за доставку товара, равную 5% от цены

-подсчитать стоимость товара одного наименования, реализованного данному клиенту.

Рекомендации. При создании вычисляемого поля в запросе формулу для вычисления следует вводить в бланке запроса в строке Поле. Для ввода формул использовать Построитель выражений

. Для определения подписи вычисляемого поля использовать свойство Подпись в окне Свойства поля (его можно вывести командой Конструктор/Показать или скрыть/Страница свойств).

-Создать запрос к базе данных, в котором одно из полей получается путем сцепления значений нескольких текстовых полей исходной таблицы.

260