Ввод и редактирование данных в таблицах excel Цель работы

В данной работе изучается технология проведения расчета доходов сотрудников по упрощенным формулам и оформления результатов в виде таблиц. Показана технология построения новых таблиц на основе исходной и анализа полученных данных с использованием фильтров и диаграмм.

Введение

Изложенная технология работы с электронной таблицей соответствует командамMS Excel 97.

Для запуска электронной таблицы выполните команду Пуск, Программы, Microsoft Office, Microsoft Excel , либо выполните двойной щелчок левой кнопкой мыши на документе со значком Excel .

Файл, созданный Excel, по умолчанию называется Книгой и имеет листы, пронумерованные от 1 до 16.

Основное назначение электронной таблицы - проведение расчетов и оформление данных в виде таблиц и диаграмм. В электронной таблице данные заносятся в ячейки, образуемые на пересечении столбцов и строк. Заголовки столбцов нумеруются буквами латинского алфавита, а заголовки строк - арабскими цифрами. К данным в электронной таблице обращаются по адресу ячейки, который состоит из номера столбца и строки. Адрес ячейки может быть абсолютным, например $B$7 или относительным, например B7.

Для ввода данных в ячейку достаточно установить на неё указатель, щелкнуть левой кнопкой мыши и набрать на клавиатуре текст, число или формулу.

Завершается ввод нажатием клавиши Enter, либо Tab или кнопки Enter в строке формул.

Текст - последовательность любых символов не являющихся числом, датой или временем. Если текст не помещается в ячейку, то он показывается поверх следующих справа пустых ячеек, либо показывается часть текста (по размеру ячейки), если ячейка справа содержит данные.

Число - последовательность цифр, которая может начинаться со знака + или - . Если числовые данные не помещаются в ячейку, то в зависимости от ширины ячейки число преобразуется к экспоненциальному формату, либо округляется, либо ячейка заполняется знаками #######. Для увеличения ширины ячейки установите указатель на правой границе заголовка столбца и нажав левую кнопку мыши протащите его до нужного размера ширины столбца.

Для ввода даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96. Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата. Чтобы ввести текущую дату, нажмите клавиши CTRL+; (точка с запятой).

Формула в Excel начинается со знака = или + или - и содержит операторы, имена функций, числа, адреса ячеек, соединенных знаками арифметических операций. Число и формула интерпретируются в Excel как текст если первым символом является пробел или апостроф ' .

После ввода формулы, в ячейке выводится число - результат расчета, а формулу можно увидеть в строке формул. Для просмотра формул во всех ячейках выполните команду меню Сервис, Параметры , Вид и установите параметр формулы.

Для редактирования содержимого ячейки необходимо установить указатель на ячейку и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши, либо выделить ячейку и нажать клавишу F2 или щелкнуть по строке формул. В режиме редактирования можно исправить часть текста или формулу в ячейке. Завершается ввод данных нажатием клавиши Enter, либо Tab или кнопки Enter в строке формул.

Нажатие клавиши Esc или кнопки Отмена в строке формул отменяет введенные изменения содержимого ячейки.

Для выделения ячейки достаточно установить на неё указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. Ячейки выделяются (активизируются) также при перемещении по электронной таблице с использованием курсорных клавиш и клавиши Tab.

Для выделения прямоугольного блока из нескольких ячеек (диапазона ячеек) достаточно установить указатель на ячейку в одном из углов блока, нажать левую кнопку мыши и не отпуская протащить указатель по диагонали блока. Прямоугольный блок выделяется также с использованием комбинации Shift + курсорные клавиши. Диапазон ячеек обозначается адресами ячеек левого верхнего и правого нижнего углов прямоугольного блока, например А4:С7.

Выделенную ячейку или блок можно копировать в буфер обмена, нажав кнопку Копировать на Стандартной панели инструментов. Затем выделив ячейку левого верхнего угла нового блока нажать кнопку Вставить.

Для перемещения данных в выделенной ячейке (блоке) используется кнопка Вырезать, затем Вставить.

Панели инструментов можно вывести на экран командой Вид, Панели инструментов. Отмеченные в меню панели инструментов показываются на экране.

Excel позволяет также копировать ячейку или блок используя приемы перетаскивания (Drap & Drop). Для этого выделите ячейку (блок), установите указатель (в виде стрелки) на нижней границе ячейки (блока), нажмите клавишу Ctrl и не отпуская её, перетащите содержимое ячейки левой кнопкой мыши в новую ячейку. Отпустите сначала кнопку мыши, а затем клавишу Ctrl . Аналогично можно копировать или перемещать выделенную ячейку (блок) протаскиванием правой кнопкой мыши. При этом в контекстном меню выбирите нужную команду.

Excel позволяет копировать ячейку или линейный блок ячеек (в столбце/строке) с использованием маркераавтозаполнения "+" .

Для этого выделите ячейку (линейный блок), установите указатель в правом нижнем углу ячейки (линейного блока) и протащите маркер "+" левой кнопкой мыши, захватив несколько ячеек. Таким способом можно, например, ячейку скопировать в столбиковый блок, а столбик - в прямоугольный блок.

Excel имеет специальную возможность автозаполнения по списку. Для этого введите в ячейку одно из слов, содержащихся в специальном списке, например, Январь. Используя маркер "+" скопируйте ячейку в строковый диапазон. Список при автозаполнении циклически повторяется если диапазон выделенных ячеек превышает число элементов списка.

Списки можно дополнить, выполнив команду Сервис, Параметры, на вкладке Списки ввести новые Элементы списка и нажать кнопку Добавить.

Более широкие возможности заполнения ячеек предоставляет Excel при протаскивании маркера автозаполнения "+" правой кнопкой мыши. Выделите ячейку для начала автозаполнения и протащите маркер "+" в диапазон . В контекстном меню можно выбрать различные команды для автозаполнения. При этом команды заполнения по дням, месяцам и годам будут работать при заполнении диапазона с первой ячейкой, содержащей название какого-либо дня, месяца или года.

Заполните две ячейки цифрами, например, 1 и 2. Выделите обе ячейки, установите маркер "+" в правом нижнем углу выделенного диапазона и протащите маркер "+" правой кнопкой мыши в строку-диапазон. Выберите в контекстном меню команду Линейное приближение. Аналогично повторите автозаполнение для команд Экспоненциальное приближение и Прогрессия ( геометрическая с Автоматическим определением шага ).