Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда Свойства, меню Вид).

9.4 Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты

Для выполнения добавления вычисляемых выражений в формы и очеты:

1.Откройте форму (отчет) в режиме Конструктора.

2.Выберите команду Панель элементов (меню Вид).

3.Выберите пиктограмму ПОЛЕ панели элементов.

4.Выберите мышью пустое место в любой области формы или отчета (например, область примечаний).

5.Для появившегося нового поля укажите необходимые свойства:

откройте окно свойств поля (команда Свойства, меню Вид); для свойства «Данные» введите, начиная со знака "=", нужное выра-

жение, заключив имена полей БД в квадратные скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция (например, "=DATE()" - системная дата), так и любое действие над значениями полей с использованием арифметических или других операций; для свойства «Формат поля» выберите из списка тип вычисляемых данных.

В случае необходимости вставьте рядом с полем элемент Надпись

изаполните его нужным текстом.

6.Перейдите в режим Формы (Отчета).

9.5Применение условного форматирования

Аccess 2000 позволяет задать условные форматы для полей форм и отчетов. Можно определить логическое выражение, которое Access будет использовать для проверки значения данного поля. Если для текущей записи выражение истинно, Ассеss изменит свойства данного элемента в соответствии с установками, указанными для этого выражения.

Чтобы задать условия форматирования, откройте форму (отчет) в режиме конструктора, выделите поле, к которому Вы хотите применить условное форматирование и выберите команду Формат/Условное форматирование. Access откроет окно диалога УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ, с помощью соответствующих кнопок измените используемый по умолчанию формат.

Упражнение 6

Откройте БД Продажи.

Заполните поле [Товары].[Изображение] для 3 – 4 наименований товаров.

Указание: формы сохраняйте под именами: Форма_номерУпражнения (подчеркивание) НомерПунктаУпражнения, по которому строится форма (например, Форма6_1).

45

1)С помощью Мастера форм создайте форму на основе таблицы [Товары], выводящую в один столбец значения полей [Наименование], [Марка], [Цена], [Гарантийный срок].

2)В созданную форму добавьте кнопки, позволяющие осуществлять переход между записями.

3)Создайте подчиненную форму, отображающую данные о товарах, хранящихся на складах, используя таблицу [Склады] в качестве главной, а таблицу [Товары] в качестве подчиненной. Поля выбираются по усмотрению разработчика.

4)Создайте подчиненную форму, отображающую данные о складах и хранящихся на них товарах, используя таблицу [Товары] в качестве главной, а таблицу [Склады] в качестве подчиненной. Поля выбираются по усмотрению разработчика.

5)Создайте подчиненную форму, отображающую данные о складах фирм, используя таблицу [Фирмы] в качестве главной, а таблицу [Склады] в качестве подчиненной. Поля выбираются по усмотрению разработчика.

6)Создайте форму для таблицы [Товары], отображающую данные о ценах на мониторы, их марку, размер диагонали и изображение, включив в область примечаний минимальную цену1.

7)Создайте форму с одним полем [Изображение].

8)Добавьте в форму_6_1 кнопку, при нажатии на которую будет открываться форма_6_7.

9)Создайте подчиненную форму по таблицам [Продажи], [Товары], [Хранение], отображающую даты продаж товара, количество проданного товара, его цены, размер скидки, а также укажите номер склада, с которого осуществлялась продажа и количество данного товара на складе.

1 Для выполнения этого задания предварительно нужно создать запрос по интересующим критериям.

46

1.Создайте форму по запросу3_6, включив в область примечаний максимальную цену. Добавьте на форму кнопку, по нажатию которой будет осуществляться поиск товара с максимальной ценой.

9.6 Создание отчета

Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. В Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.

Для создания отчета с помощью Мастера Отчетов:

1.В окне БАЗА ДАННЫХ щелкните на вкладке ОТЧЕТ.

2.В открывшемся окне щелкните на кнопке СОЗДАТЬ. Появится окно НОВЫЙ ОТЧЕТ.

3.Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет и выберите режим МАСТЕР ОТЧЕТА.

47

4.Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.

5.Далее определите, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и, если требуется, то выберите вариант группировки. Интервал группировки может быть изменен после нажатия кнопки ГРУППИРОВКА.

6.Далее задайте порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажмите кнопку ИТОГИ и установите требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Нажмите кнопку ОК.

7.На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль его оформления.

Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера Отчетов:

1.В окне БАЗА ДАННЫХ щелкните на вкладке ОТЧЕТ.

2.В открывшемся окне щелкните на кнопке СОЗДАТЬ. Появится окно НОВЫЙ ОТЧЕТ.

3.Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться отчет, и выберите режим КОНСТРУКТОР.

MS Access выведет окно отчета в режиме Конструктора. Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета. В эти области при необходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уровни группировки.

Заголовок отчета – печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы. Область данных – печатается каждая запись таблицы или динамического

набора данных запроса.

Примечание группы – печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы. Примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех

записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна "знать" все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы

Пуск, Настройка, Принтеры, Установка принтера, после чего зарегистриро-

48