Рисунок 1. Таблица в режиме конструктора

Вверхней части окна таблицы в режиме конструктора расположены столбцы, предназначенные для ввода имени, типа данных и краткого описания полей. В нижней части окна таблицы в режиме конструктора отображаются свойства текущего поля.

Определение полей

Встолбце Имя поля печатаются имена полей таблицы. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

Встолбце Тип данных определяется тип данных этого поля.

Встолбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное

поле.

д

а

н

н

ы

х

14

Для каждого поля таблицы выберите тип данных в соответствии с назначением и использованием поля.

Для символьных данных следует выбирать Текстовый тип. Поле Мемо используется в случаях, когда размер текста превышает 255 символов или в тексте встречаются такие символы форматирования, как табуляция или возврат каретки.

Тип данных Дата/время используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах и годах.

Тип данных Счетчик специально предназначен для автоматической генерации значений первичного ключа. Таблица не может содержать более одного поля с таким типом данных.

Логический тип данных используется для хранения значений Истина и Ложь. Он особенно полезен, когда нужны флажки, отмечающие оплаченные счета, выполненные заказы и т.п.

Поле OLE позволяет хранить такие данные, как рисунки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows.

Тип данных Гиперссылка предназначен для хранения простых или сложных «ссылок» на внешний файл или документ.

Мастер подстановок

Кроме перечисленных выше девяти типов данных Access предоставляет мастер подстановок, который, в частности, помогает заполнить поля внешних ключей, не нарушив целостности данных. Кроме того, мастер помогает установить свойства подстановки для кодового поля основной таблицы таким образом, что вместо кодов будут видны более информативные значения из таблицы подстановок.

Впервом окне мастера необходимо выбрать, откуда столбец подстановок получает значения: из фиксированного набора (и тогда этот столбец Вы должны будете сами ввести в следующем окне мастера) или из другой таблицы или запроса.

Вследующем окне выберите таблицу, в которой находятся подстановочные значения. Далее выберите поля таблицы, которые вы хотите включить в список подстановки (включите ключевое поле и одно или несколько описательных полей, которые помогут вам различать элементы столбца подстановки).

15

Свойства полей

Для каждого поля таблицы можно задать значения свойств, список которых зависит от выбранного типа данных. Некоторые значения свойств устанавливаются по умолчанию.

Прокомментируем некоторые свойства.

Для символьных данных обычно выбирают тип данных текстовый. Свойство Размер поля определяет объем памяти, необходимый для хранения данных (по умолчанию 255 символов). Указав максимальную длину текстового поля в свойстве Размер поля, можно сэкономить память, необходимую для хранения данных. Например, очевидно, что для поля Название Фирмы достаточно установить Размер поля 20 символов.

Свойство Подпись. Несмотря на то, что Access разрешает использовать пробелы в любых именах, целесообразнее обходиться в именах полей без пробелов. Тогда можно использовать свойство Подпись, чтобы задать более содержательное название поля с пробелами, которое Access будет выводить в элементах управления форм и в заголовках отчетов.

Свойство Условие на значение. Заданное условие всегда будет проверяться при вводе или изменении значения поля в таблице. Access не позволит ввести данные, не удовлетворяющие этому условию.

Условие на значение задается выражением, которое состоит из операторов сравнения и операндов.

Операторы сравнения: <, <=, >, >=, =, <>, IN (проверяется на равенство любому значению из списка), BETWEEN (проверяется, что значение поля нахо-

16

дится в заданном диапазоне; верхняя и нижняя границы разделяются логическим оператором AND); LIKE (проверяется соответствие текстового поля заданному шаблону символов).

Если выражение не содержит оператора, Access использует оператор «=». Можно использовать несколько сравнений, связанных логическими операторами OR, AND.

Текстовые значения всегда должны заключаться в кавычки. Например, чтобы ограничить ввод в поле Название Фирмы двумя фирмами Sitilink и Lizarin можно использовать в качестве условия на значение для этого поля выражение: «Sitilink» OR «Lizarin», или IN («Sitilink», «Lizarin»). Если в качестве операнда используется дата, она должна быть заключена в символы (#), например, BETWEEN #01/01/2000# AND #31/12/2000#. Тогда Access позволит вводить в данное поле только данные за 2000 год.

Оператор LIKE проверяется соответствие текстового поля заданному шаблону символов. Для задания шаблона используются следующие подстановочные символы:

? – один произвольный символ;

*– любое (включая нулевое) количество произвольных символов; используется для замены последовательности символов;

# – одна произвольная цифра; [ ] – позволяют определить условие, чтобы определенная позиция тексто-

вого поля содержала только символы, указанные в квадратных скобках; [А–Я] – любая буква; [0–9] – любая цифра;

! – позволяет определить условие, чтобы указать, что определенная позиция может содержать любой не входящий в список символ: условие LIKE«[!0–9АВ]» проверяет строку, начинающуюся с любого символа кроме цифры и букв А и В.

Индексированное поле. Индекс - средство MS Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.

Задание маски ввода

Чтобы облегчить ввод форматированных данных (например, номеров телефонов или дат), Access позволяет задать маску ввода.

Некоторые символы, используемые для задания маски ввода:

17

Маска ввода состоит из трех частей, разделенных точкой с запятой. Первая часть представляет собственно маску ввода, состоящую из символов маски и постоянных символов. Необязательная вторая часть указывает Access, нужно ли сохранять постоянные символы маски в этом поле (0 – постоянные символы маски включаются в значение поля, 1 – сохраняться будут только введенные символы). Необязательным третьим компонентом маски ввода является символ, используемый для указания заполняемых при вводе позиций (по умолчанию используется знак подчеркивания).

Проще всего задавать маску ввода с помощью мастера по созданию масок ввода. Для этого щелкните на поле (в верхней части окна таблицы в режиме конструктора), для которого необходимо создать маску ввода. А затем – на ячейке свойства Маска ввода, расположенной в нижней части этого окна. Справа появится кнопка с тремя точками – кнопка построителя. Щелкните на ней , чтобы воспользоваться помощью мастера по созданию масок ввода.

Создание первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный

ключ.

Первичный ключ создается в режиме Конструктора таблиц:

1.Выделите поле (или поля в случае составного ключа), которое должно стать полем первичного ключа.

2.Вызовите команду Ключевое поле (меню Правка) или нажмите кнопку КЛЮЧ панели инструментов.

Определение связей

Создав несколько таблиц, необходимо связать их друг с другом.

1.Выберите команду Схема данных (меню Сервис).

2.Используя команду Добавить таблицу из меню Связи, укажите имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне.

3.Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь и "перетащите" это поле на связующее поле другой таблицы.

4.Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных. Данное действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных. Установите флажок Каскадное обновление связанных полей, тогда при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменяться и соответствующие значения связанных записей. Установите флажок Каскадное удаление связанных полей, тогда при удалении записи

18

в главной таблице будут удалены и все связанные записи в подчиненной таблице.

Сжатие базы данных

В результате удаления одних и создания других объектов файл базы данных может стать фрагментированным. С течением времени он разрастается и занимает гораздо больше места, чем необходимо для хранения всех объектов и данных. Поэтому следует периодически сжимать базу данных. Перед сжатием базы данных все объекты БД должны быть закрыты. Выберите команду Сервис/ Служебные программы /Сжать и восстановить базу данных.

5.2 Работа с данными таблицы

Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:

1.Перейдите в режим Конструктора таблиц.

2.Добавьте поле объекта OLE.

3.В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку и выполните команду Объект (меню Вставка).

Если объект вставляется из существующего файла:

1.В появившемся окне выберите переключатель СОЗДАТЬ ИЗ ФАЙЛА.

2.Введите полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.

3.Нажмите кнопку ОК.

Если объект нужно создать:

1.Выберите тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например, Точечный рисунок Paintbrush).

2.Нажмите кнопку ОК.

3.После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните команду

Выход (меню Файл) или Выход и возврат (меню Файл) приложения OLE. Подтвердите обновление объекта в MS Access.

5.3 Просмотр данных в виде формы

Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись. Для автоматического создания простой формы:

1.Нажмите кнопку ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ панели инструментов для перехода в соответствующее окно

2.Щелкните на вкладке ТАБЛИЦА.

3.Выберите нужную таблицу.

4.Выберите команду Автоформа ( меню Вставка).

19