отбора необходимых данных. Запросы позволяют проводить вычисления, а также отбирать необходимые данные из нескольких таблиц.

6.1Создание запросов на выборку

1.В окне БАЗА ДАННЫХ выберите вкладку ЗАПРОС и нажмите кнопку

Создать.

2.Выберите режим КОНСТРУКТОР.

Окно конструктора запросов разделено на две части. В верхней части должны находиться макеты таблиц или запросов, на основе которых создается запрос. В нижней части бланка выполняется вся работа по созданию запроса.

Рисунок 2. Окно запроса в режиме конструктора

Чтобы поместить таблицы на бланк запроса, воспользуйтесь диалоговым окном ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. (Вызвать окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ можно в режиме КОНСТРУКТОРА ЗАПРОСА, с помощью команды Добавить таблицу (меню Запрос)).

Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе. Выбрать поля можно несколькими способами. Например, выделить нужное поле в верхней части бланка запроса и дважды щелкнуть на нем.

Установка свойств полей

Поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Иногда, например, в случае вычисляемых полей, возникает необходимость задать другие значения свойств: Формат поля, Число десятичных знаков, Подпись.

Чтобы задать свойства поля, щелкните в любой ячейке этого поля в бланке запроса, а затем нажмите на кнопку Свойства панели инструментов.

Ввод условий отбора

Ввод условия отбора в запросе аналогичен заданию условия на значение для поля таблицы (стр 16.). Если необходимо отобрать записи, удовлетворяю-

24

щие условию, введите его в строке «Условие отбора» в нижней части бланка запроса.

Сортировка блоков данных в запросе

Блоки данных в запросе могут быть рассортированы алфавитным или числовым способом в возрастающей (А-Я, 0-9) или убывающей (Я-А, 9-0) последовательности по содержимому отдельных полей. Можно одновременно производить сортировку по содержимому нескольких полей (до десяти):

1.Щелкните мышью в строке «Сортировка» того столбца (поля), по которому необходимо произвести сортировку.

2.Укажите способ сортировки.

6.2Запрос с параметром (параметрический запрос)

Как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора.

Чтобы определить параметр, введите в строку «Условие отбора» вместо конкретного значения имя или фразу, заключенную в квадратные скобки ([]). То, что заключено внутри квадратных скобок, Access рассматривает как имя параметра. Оно выводится в окне диалога при выполнении запроса, поэтому в качестве имени параметра разумно использовать содержательную фразу. В запросе можно задать несколько параметров; при этом имя каждого из них должно быть уникальным и информативным.

Например, требуется создать параметрический запрос для отображения процессоров, стоимостью до определенной суммы, их наименования, цены и телефона склада, где они хранятся (параметром является цена товара).

6.3 Перекрестный запрос

Перекрестный запрос – особый тип итогового запроса. Он позволяет вывести вычисляемые значения в перекрестной таблице, напоминающей электронную.

Для построения перекрестного запроса:

1. В режиме КОНСТРУКТОРА сформируйте запрос на выборку.

25

7)Создайте запрос, отображающий товары с гарантийным сроком 36 месяцев, указав наименование товара, цену, номер и телефон склада, где хранится товар.

8)Создайте запрос, отображающий 17– и 19 – дюймовые мониторы, указав их наименование, цену, гарантийный срок и телефон склада, где они хранятся.

9)Создайте параметрический запрос, отображающий видеокарты, стоимостью

до определенной суммы, их наименования, цены и телефона склада, где они хранятся (параметром является цена товара).

10)Создайте параметрический запрос для отображения всех сведений о складах (номер, адрес, телефон) данной фирмы (параметром является название фирмы).

11)Создайте параметрический запрос, отображающий товары, проданные со склада, определяемого значением параметра. Указать наименование товара, дату продажи, количество проданного товара, скидку.

12)Создайте запрос, отображающий товары, проданные за 10 декабря 2003г. Укажите наименование товара, цену и номер склада. На основе полученного запроса создайте параметрический запрос для отображения товаров, проданных за конкретное число, определяемое параметром. Сохраните параметрический запрос.

13)Создайте запрос, отображающий товары, проданные за декабрь. Укажите наименование товара, количество проданного товара, скидки и номер склада. На основе полученного запроса создайте параметрический запрос для отображения товаров, проданных за месяц, номер которого определяется параметром. Сохраните параметрический запрос.

14)Создайте перекрестный запрос, отображающий количество проданного товара фирмами. В заголовках строк укажите наименования товаров, в заголовках столбцов – названия фирм.

15)Создайте перекрестный запрос, отображающий количество товаров, хранящихся на складах. В заголовках строк укажите наименования товаров, в заголовках столбцов – номера складов.

6.4 Вычисляемые поля в запросах

Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов из исходных таблиц.

Для создания вычисляемых полей можно использовать арифметические операторы и любые встроенные функции Access.

Вычисляемое поле может также содержать результат конкатенации (объединения) значений текстовых полей. Для этого заключите текст в кавычки, в качестве оператора конкатенации используется символ «&». Например, можно создать поле, которое будет содержать результат объединения поля [Фамилия] и поля [Имя].

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице.

27

Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столбца бланка запроса.

1.После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение1», используемым в качестве имени вычисленного выражения.

2.В режиме конструктора запроса измените имя «Выражение1» на более содержательное. В примере «Выражение1» изменено на «ЦенаСоСкидкой».

Для того чтобы ввести сложные вычисления используйте окно ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ, которое вызывается нажатием кнопки ПОСТРОИТЬ панели инструментов, либо соответствующей командой контекстного меню.

Рисунок 3. Построитель выражений

В верхней части окна расположена пустая область ввода, предназначенная для создания выражения. В нижней – находятся три списка, предназначенные для поиска необходимых полей и функций.

28

Построитель поможет правильно построить выражение. Щелкните на кнопке ОК, и введенное выражение будет перенесено в бланк запроса.

6.5 Итоговые запросы

Для получения итоговых значений по группам данных используются итоговые запросы. Для задания вычислений итоговых значений щелкните на кнопке Групповые операции на панели инструментов конструктора запросов, чтобы в бланке запроса появилась строка «Групповая операция». Тогда записи по каждому полю будут группироваться. Для вычисления итогов замените значение Группировки в строке «Групповая операция» на конкретную итоговую функцию.

Access предоставляет девять функций, обеспечивающих выполнение групповых операций:

Например, необходимо вычислить, сколько всего было продано данного товара с данного склада за все время продаж.

Так как один и тот же товар мог продаваться не один раз, используем группировку по полям [Наименование] и [НомерСклада], а по полю [Количество] выбираем функцию суммирования.

29