17.Организация пресс – конференций, презентаций, участие в ярмарках.

1. Определение целесообразности участия

2. Оплата участия

3. Определение образцов(для выставки, ярмарки)

4. Постановка цели, в участии

5. Выбор представителя

6. Определение аудитории

7. Определение конкурентных преимуществ

8. Подбор иллюстрационного материала

9. Предусмотреть вовлечение участников

10. Предусмотреть подарки и сувениры

11. Разработка и рассылка приглашений

18.Реквизит «Отметка о контроле». Оформление. Применение.

Отметка о контроле

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

• типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

• индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

19.Контроль за исполнением задания. Виды контроля.

Контроль за сроками исполнения задания, осуществляемый секретарем, можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со времени их доведения до исполнителя, а для входящих документов — с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки предоставления статистической и финансовой отчетности и др. установлены ведомственными подзаконными актами.

В рамках конкретной организации типовые сроки исполнения могут быть установлены для документов после их утверждения и включения в инструкцию по делопроизводству.

Сроки исполнения документов, рассмотренных руководителем, указываются в резолюции. Работу с документом, имеющим длительный срок исполнения (полгода, год), следует контролировать поэтапно. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов сроки исполнения указывают по каждому пункту.

Форма контроля может быть ручной и автоматизированной.

Ручной контроль осуществляют с помощью регистрационных карточек и картотечного ящика с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель соответствует числам месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня до его окончания) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченной датой исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный, срок исполнения.

Секретарь регистрирует документы, записывает в карточки задания и расставляет их по срокам исполнения.

Автоматизированный контроль за исполнением документов ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. С использованием автоматизированной системы контроля просматриваются все задания не только по срокам, но и по исполнителям. С помощью компьютера можно получить в любое время списки всех категорий документов: неисполненных, с истекающим сроком исполнения или нерассмотренных исполнителем. Компьютер рассортирует их по исполнителям, срокам исполнения и видам документов. Автоматизированный контроль позволяет увеличить объем контролируемой документации, экономит время, предоставляет возможность уделять больше внимания качеству исполнения, повышает исполнительскую дисциплину.