29.Структура и функции служб документационного обеспечения управления.

Движение документации осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах.

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов: внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы), входящие (поступающие в организацию) и исходящие (отправляемые в другие организации). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Структура и штаты управления делами утверждаются руководителем учреждения (предприятия) с учетом специфики предприятия и объема работ. Основными функциями делопроизводственного обслуживания являются:

• прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;

• оформление и отправка исходящих документов;

• изготовление и размножение документов;

• контроль за сроками исполнения;

• хранение документов;

• методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;

• повышение квалификации делопроизводственного персонала.

30.Организация исполнения и контроля внутренних документов.

Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

•составление проекта документа;

•согласование;

•проверка правильности оформления;

•подписание документа руководителем;

•регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

•передача документа исполнителю;

•контроль его исполнения;

•исполнение;

•проставление отметки об исполнении документа;

•подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передаётся конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции.

Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления — центральных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Конечная дата указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение типового срока производится принятием нового акта. Изменение индивидуального срока исполнения документа возможно только по указанию руководителя, который установил этот срок. Для переноса срока исполнения по просьбе исполнителя необходимо наличие докладной записки на имя руководителя с указанием уважительных причин. Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.д.).

На документе оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Такая же отметка делается в журнале регистрации или РКК.