27.Оперативное хранение документов.

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ.

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для этого составляется план архива. Также для удобства поиска дела нужно устанавливать корешками наружу. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны.

Условия хранения документов.

Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.

Размещение документов в архиве.

Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые. Очевидно, что более часто используемые документы при их оперативном хранении должны быть расположены ближе.

Уничтожение документов

Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов. После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются промышленному шредированию (измельчению). Сжигать документы невыгодно и неэкологично!

Сдача документов в архив

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством.

28.Тактика действий в конфликтных ситуациях.

Тактика поведения в конфликте - это средства, обеспечивающие данную стратегию, которые в конечном счете определяют стиль поведения человека в конфликте.

Выделяют следующие виды тактик воздействия на оппонента.

•Тактика захвата и удержания объекта конфликта. Применяется в конфликтах, где объект материален. Это могут быть как межличностные конфликты (самовольное заселение в квартиру, например), так и межгрупповые и межгосударственные.

•Тактика физического насилия (ущерба). уничтожение материальных ценностей, физическое воздействие, нанесение телесных повреждений

•Тактика психологического насилия (ущерба). оскорбление, грубость, оскорбительные жесты

•Тактика давления. включает предъявление требований, указаний, приказов, угрозы

•Тактика демонстративных действий. Применяется с целью привлечения внимания окружающих к своей персоне.

•Санкционирование. Воздействие на оппонента с помощью взыскания, увеличения рабочей нагрузки, наложения запрета

•Тактика коалиций. Цель – усиление своего ранга в конфликте

•Тактика фиксации своей позиции Основана на использовании фактов

•Тактика дружелюбия. Включает корректное обращение

•Тактика сделок. Предусматривает взаимный обмен благами, обещаниями

Тактики бывают жесткие, нейтральные и мягкие. В конфликтах применение тактик обычно идет от мягких к более жестким. Конечно, бывает и резкое, внезапное применение жестких приемов по отношению к оппоненту (например, внезапное нападение, начало войны и т. п.).

Кроме того, выделяют рациональные (фиксация своей позиции, дружелюбие, санкционирование) и иррациональные (давление, психологическое насилие) тактики.