10. Документы по персоналу. Характеристика

К документам по личному составу относятся:

1. Трудовые контракты, заключённые предприятием с работником;

2. Приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);

3. Трудовые книжки;

4. Личные карточки ф. Т-2;

5. Личные дела;

6. Лицевые счета по заработной плате (хранятся в бухгалтерии предприятия).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Документы по личному составу (л/с), относятся к категории конфиденциальной информации.

Приём на постоянную работу

Основным документом при приёме на работу является контракт, регулирующий правоотношения предприятия с работником, после его подписания издаётся приказ, оформляется личная карточка ф. Т-2 (заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа поступают в личное дело, в бухгалтерию, где поступающему работнику присваивается табельный номер и заводиться лицевой счёт по заработной плате.

Увольнение

Заявление об увольнении работник пишет за 2 недели до предполагаемого срока увольнения. Издаётся приказ об увольнении подписываемый руководителем предприятия, делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа поступают в личное дело, в бухгалтерию, которая производит полный расчёт с работником.

Перевод

Запись производится аналогично вышеперечисленной записи об увольнении. Если есть изменения оклада, то производится соответствующая запись в личной карточке ф. Т-2 и лицевом счёте по заработной плате.

Трудовые контракты

Трудовой контракт (договор) - документ, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда. Трудовые контракты хранятся 75 лет, при отсутствии по каким-либо причинам приказов по личному составу, и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляется приём на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителя дисциплины.

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Трудовые книжки относятся к числу основных документов, подтверждающих общий стаж работы

Основным документом по учёту персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов содержащих сведения о работнике.

В состав личного дела должны входить:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учёту кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• характеристики или рекомендательные письма;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;

• дополнительные сведения о работнике.