41. Техника ведения коммерческих переговоров

Для коммерческих переговоров существуют два принципиально отличающихся друг от друга подхода, которые можно рассматривать как методы их ведения. Это метод позиционного торга и метод так называемых принципиальных переговоров (или переговоров по суще¬ству). Рассмотрим вначале метод позиционного торга. - Суть метода ПОЗИЦИОННОГО ТОРГА заключается в том, что занимаются позиции, которые затем уступаются в некоторой последо-вательности. Цель позиционного торга — реализовать свою исходную, как пра¬вило, завышенную позицию наиболее полно при минимальных уступ¬ках. При этом торг ориентирован на некую игру, предполагающую ма¬нипулирование поведением партнера, давление на него и т. п. Позиционный торг в зависимости от его реализации подразделя¬ется на два варианта. В основе первого лежит предположение, что вы¬игрыш одного из участников равен проигрышу другого, а сами перего¬воры рассчитаны на взаимодействие, основанное на альтернативе: либо абсолютный выигрыш, либо полный проигрыш, иными словами — «все или ничего». - Более эффективным методом ведения коммерческих переговоров является метод так называемых ПРИНЦИПИАЛЬНЫХ ПЕРЕГО¬ВОРОВ (или переговоров по существу), разработанный в Гарвардс¬ком университете США и подробно описанный в книге Роджера Фи¬шера и Уильяма Юри «Путь к соглашению, или Переговоры без по¬ражения». Этот метод состоит в том, что партнеры не торгуются по поводу то¬го, на что может пойти или не пойти каждая из сторон, а исходят из сути дела и стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно, а там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами, независимо от воли каждой из сторон. Главное в переговорах — принятие удовлетворяющего все сторо¬ны решения проблемы, основанного на партнерских взаимоотношени¬ях равноправных субъектов. Отсюда и иное поведение на переговорах — значительно большая степень открытости. Таким образом, мы рассмотрели два принципиально противопо¬ложных подхода к коммерческим переговорам, которые, по сути дела, являются методами их ведения. Это метод позиционного торга, т. е. кон-фронтационный подход, и метод принципиальных переговоров, т. е. партнерский подход к их ведению. Любой из рассмотренных подходов к ведению коммерческих пе¬реговоров, которые мы условно называли методами, предполагает вы¬бор типа принимаемого решения. Таких типов три. Рассмотрим их пос¬ледовательно. Первый тип решения — компромисс, когда СТОРОНЫ ИДУТ НА ВЗАИМНЫЕ УСТУПКИ. Второй тип решения — нахождение в ходе обсуждения ПРИНЦИ¬ПИАЛЬНО НОВОГО РЕШЕНИЯ Третий тип решения — асиммет¬ричный, когда УСТУПКИ ОД¬НОЙ ИЗ СТОРОН ЗНА¬ЧИТЕЛЬНО ПРЕВЫШАЮТ УСТУПКИ ДРУГОЙ. 42. Номенклатура дел организации. Индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке*. Номенклатура дел представляет собой план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов. Этот план предусматривает дела, которые должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, в нем также устанавливаются сроки хранения дел. НД дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер. При наличии типовой или примерной номенклатуры дел упрощается процесс создания индивидуальной номенклатуры. Индивидуальная номенклатура дел создается для конкретной организации с учетом ее специфики. Оформление номенклатуры дел Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации, в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003**. Форма номенклатуры закреплена в ГСДОУ и Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел едина для организаций различных организационно-правовых форм собственности. Главное различие в форме номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти, муниципальных, государственных (бюджетных) организаций и организаций частных (негосударственных) заключается в том, что частные организации не обязаны проходить процедуру согласования сводной номенклатуры дел в государственных архивах, так как они не обязаны передавать свои документы на хранение в государственные архивы. Поэтому на номенклатуре дел частных организаций часто отсутствует гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Есть частные организации, в структуре которых отсутствует архив. В таких случаях на номенклатуре дел не будет проставлена виза заведующего архивом или архивиста (архивариуса), ответственного за архив. 43. Правила написания и оформления делового письма

Оформление письма: правило №1. Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип. Печать письма: правило №2. Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см. Составление 44. Паблик рилешнз (ПР). Общие принципы

«Паблик рилейшнз» (public relations) — термин, в переводе с английского означающий «отношения с общественностью». Эти отношения формируются как внутри организации (фирмы), так и за ее пределами. Главная задача деятельности в области «паблик рилейшнз» (ПР) применительно к внешним условиям состоит в расшире¬нии возможных партнерских связей и развитии бизнеса. Для внутренних условий работы организации — это формирование положительного микроклимата в коллективе, создание творчес¬кой атмосферы. ПР — это система взаимоотношений, основанная на доверий, и этим она существенно отличается от пропаганды и агитации. Целью ПР является не внушение, а убеждение, строящееся на уважении делового партнера. Главное назначение ПР — создавать благоприятное мнение обществен¬ности о фирме. Методы ПР, используемые организацией, разнообразны и зависят от специфики ее деятельности, целей и задач, которые она ставит в своей работе, перспектив развития. Основными из них являются: сотрудничество со средствами массовой инфор¬мации, проведение пресс-конференций, участие в выставках, ярмарках и т.д.

45. Работа менеджера с секретарем.

Подготовка и проведение совещаний Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам. Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает L.J.Seiwert, "вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний" Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий как по организации, так и его проведению. В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1- 1,5 часа. В зависимости от вида совещания, количества участников и временных рамок проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действующими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими: - информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.Д. (С данной целью употребляются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.П.); - подготовка перечня участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями; - оформление доклада управляющего, подготовка иллюстративных материалов; - регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.П.; - ведение протокола либо стенограммы совещания; - подбор материалов для управляющего; - выполнение оперативных поручений управляющего, полученных в ходе совещания; - оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений. 46. Справочно-информационные документы. Характеристика. Правила оформления

Носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Акт – СИД, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Состоит из вводной части и констатирующей части. –В вводной части – основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт, и лица, присутствующие при этом. –В констатирующей части – фиксируются факты, излагаются выводы, предложения, приводятся заключения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в составлении без указания должностей, и утверждается РД или руководителем. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях. Составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Вводная подразделяется на постоянную и переменную. Переменная часть содержит инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Основная часть содержит разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают 2 видов: 1)подтверждающие события в производственной деятельности предприятия; 2)подтверждающие юридические факты (место работы, проживания и т.д.) Служебное письмо – СИД, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Телеграмма – документ, который передается по телеграфу. (правительственные, срочные, международные). 47. Организация пресс-конференций, презентаций, участие в ярмарках

1. Определение целесообразности участия 2. Оплата участия 3. Определение образцов(для выставки, ярмарки) 4. Постановка цели, в участии 5. Выбор представителя 6. Определение аудитории 7. Определение конкурентных преимуществ 8. Подбор иллюстрационного материала 9. Предусмотреть вовлечение участников 10. Предусмотреть подарки и сувениры 11. Разработка и рассылка приглашений 48. Реквизит «Отметка о контроле». Оформление. Применение

Отметка о контроле Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный: • типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.; • индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. 49. (53) Контроль за исполнением задания. Виды контроля 50. (54) Систематизация документов. Правила формирования дел 51. Реклама. Способы распространения рекламы

Реклама — это информация, несущая в себе активный элемент новизны, без которой не может существовать коммерческая де¬ятельность. Стимулируя спрос на товары и услуги, реклама спо¬собствует повышению культуры потребления, обновлению ас¬сортимента выпускаемой продукции и росту ее качества. Од¬нако в любом случае реклама в СМИ может быть эффективной при условии, что она: • несет в себе запоминающуюся идею; • подчеркивает преимущество, качество своего товара (услуги); • имеет четкую содержательную направленность; • обращается непосредственно к потребителю; • привлекает внимание оригинальной формой обращения. Для получения желаемого результата от размещения рекламы в СМИ следует придерживаться определенных правил. -Так, при публикации рекламы в прессе большое значение придают месту размещения рекламного объявления в газете или журнале -Преимуществом рекламы на радио является значительно бо¬лее широкая аудитория (даже по сравнению с самой популярной газетой). -Возможности рекламы по телевидению значительно шире, чем в прессе или по радио, за счет наличия «картинки», которая играет более важную роль, чем текст. -Преимуществом наружной рекламы по сравнению с другими видами рекламной деятельности является одновременный охват многих групп потребителей. -При почтовой рекламе (директ-мэйл) составляется личное обращение к покупателю в виде письма, которое отправляется по конкретному адресу. Существуют и другие виды рекламы: по телефону, на месте продажи 52. Подготовка документов к архивному хранению

Основные этапы. Подготовка включает следующие этапы: 1)Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. 2)Оформление дел. 3)Составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов при полистном просмотре всех дел организации. Выделяют 4 группы дел: -постоянного хранения, подлежащие передаче в гос. архив; -длительного хранения в архиве, свыше 10 лет; -временного хранения до 10 лет; -подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения. Предархивная подготовка дел включает оформление и описание. Оформление м.б. полным или частичным в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и долговременного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения – частичному. Для дел постоянного и длительного хранения составляется внутренняя опись документов=оформление заверительной надписи=опертивное хранение документов. 53. (49) Контроль за исполнением задания. Виды контроля

Контроль за сроками исполнения задания, осуще-ствляемый секретарем, можно разделить на текущий и предуп¬редительный. Сроки исполнения документов исчисляются в ка¬лендарных днях со времени их доведения до исполнителя, а для входящих документов — с даты их поступления. Сроки исполне¬ния могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки предоставления статистической и финансо¬вой отчетности и др. установлены ведомственными подзаконны¬ми актами. В рамках конкретной организации типовые сроки исполне¬ния могут быть установлены для документов после их утверж¬дения и включения в инструкцию по делопроизводству. Сроки исполнения документов, рассмотренных руководите¬лем, указываются в резолюции. Работу с документом, имеющим длительный срок исполнения (полгода, год), следует контроли¬ровать поэтапно. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов сроки исполнения указывают по каждо¬му пункту. Форма контроля может быть ручной и автоматизированной. Ручной контроль осуществляют с помощью регистрационных карточек и картотечного ящика с 32 подвижными (картонны¬ми или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разде¬литель соответствует числам месяца (31 день). За 32-й раздели¬тель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня до его окончания) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченной датой исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный, срок ис¬полнения. Секретарь регистрирует документы, записывает в карточки задания и расставляет их по срокам исполнения. Автоматизированный контроль за исполнением документов ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в оп¬ределенный срок. С использованием автоматизированной систе¬мы контроля просматриваются все задания не только по срокам, но и по исполнителям. С помощью компьютера можно получить в любое время списки всех категорий документов: неисполнен¬ных, с истекающим сроком исполнения или нерассмотренных исполнителем. Компьютер рассортирует их по исполнителям, срокам исполнения и видам документов. Автоматизированный контроль позволяет увеличить объем контролируемой документа¬ции, экономит время, предоставляет возможность уделять боль¬ше внимания качеству исполнения, повышает исполнительскую дисциплину. 54. (50) Систематизация документов. Правила формирования дел

Формированием дела называется группирование исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Порядок формирования дел должен быть изложен инструкцией по делопроизводству. Различают централизованное формирование, которое осущ. только службой ДОУ, и децентрализованное, которое осущ. всеми структурными подразделениями. Формирование дела начинается с начала года. Для всех названных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке пишется наименование организации, название структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела из номенклатуры. Все это посередине и с каждой отдельной строки. В нижней части обложки дела ставится срок хранения. При постоянном сроке хранения пишется «хранить постоянно». 55. Планирование личной работы руководителя

Процесс персонального менеджмента руководителя складывается из отдельных этапов: • планирование целей и задач управления (куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий; • принятие решений по организации выполнения поставленных задач; • организация деятельности по выполнению задач и достижению поставленных целей; • самоконтроль и контроль итогов. Комплексные планы управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день. 56. Структура и функции служб документационного обеспечения управления

Движение документации осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки за¬интересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задер¬жек и скоплений документов на рабочих местах. В документационном обеспечении управления можно выде¬лить три группы документов: внутренние (созданные в органи-зации и не выходящие за ее пределы), входящие (поступающие в организацию) и исходящие (отправляемые в другие организа¬ции). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Структура и штаты управления делами утверждаются ру¬ководителем учреждения (предприятия) с учетом специфики предприятия и объема работ. Основными функциями делопро¬изводственного обслуживания являются: • прием, регистрация и распределение документов по испол¬нителям; • оформление и отправка исходящих документов; • изготовление и размножение документов; • контроль за сроками исполнения; • хранение документов; • методическое руководство всеми подразделениями органи¬зации по вопросам постановки делопроизводства; • повышение квалификации делопроизводственного персонала.

Данная работа скачена с сайта Банк рефератов http://www.vzfeiinfo.ru. ID работы: 27251