1. Паблик рилейшнз. Взаимодействие со средствами массовой информации

ПР — это система взаимоотношений, основанная на доверий, и этим она существенно отличается от пропаганды и агитации. Целью ПР является не внушение, а убеждение, строящееся на уважении делового партнера.

Средства массовой информации (СМИ) — это самостоятельная индустрия, деятельность которой направлена на формирование общественного мнения с использованием организационно-технических комплексов, обеспечивающих быструю передачу и массовое тиражирование словесной, образной и музыкальной информации. Формы СМИ: печать или пресса, радио, телевидение. Пресса — это массовые периодические печатные издания, т.е. газеты и журналы. Газеты, как правило, содержат материалы о текущих событиях и аналитические обзоры; журналы публикуют менее оперативную информацию, но с большими красочно оформленными обзорно-аналитическими материалами. Любая организация (фирма) заинтересована в том, чтобы о ней появлялось как можно больше положительной информации. Однако не все они ведут в этом отношении правильную политику. Основатель современной теории ПР британский профессор Сэм Блэк считает, что перед лицом, ответственным за связь с прессой (СМИ), стоят три задачи: 1) представлять материалы, по которым в дальнейшем готовятся журналистские выступления; 2) отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги; 3) следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать достигнутые результаты, принимать при необходимости меры к исправлению ошибок в заявлениях или выступать с соответствующими опровержениями. Установление доверительных отношений со СМИ является гарантией долгосрочного сотрудничества с ними. Эта задача возлагается на службу ПР. Ошибка многих руководителей состоит в нежелании обеспечить журналистов какой-либо информацией о деятельности организации, что приводит к искажению в СМИ цифр и фактов и создает конфликтную ситуацию. Практика показывает, что в СМИ чаще всего появляются негативные материалы именно о тех организациях, в которых пренебрежительно относятся к работе журналистов, отказывают им в информации. И наоборот, сотрудничающая со СМИ организация воспринимается ими как открытая, а это гарантирует отсутствие критических публикаций о ней в сложный для нее момент.

2. Сдача дел в ведомственный архив

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно, Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см, Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, "представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность", составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации75. Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы.

3. Разрешение конфликтных ситуаций. Последовательность действий

Конфликты имеют самые неблагоприятные последствия для делового общения. Это неудовлетворенность людей, плохое состояние духа, рост текучести кадров, снижение производительности труда, отсутствие желания работать и сотрудничать в будущем, формирование образа врага, сворачивание взаимодействия и общения с конфликтующей стороной и увеличение враждебности, стремление к победе любой ценой вместо действительного разрешения проблемы. Поэтому любой конфликт крайне нежелателен, и его не следует допускать, а уж если он все же возник, нужно уметь его разрешить. Это обычно делается поэтапно в следующей последовательности . 1. СОЗДАЙТЕ БЛАГОПРИЯТНУЮ ПСИХОЛОГИЧЕСКУЮ ОБСТАНОВКУ, способствующую сотрудничеству. 2. СТРЕМИТЕСЬ К ЯСНОСТИ ОБЩЕНИЯ. 3. ПРИЗНАЙТЕ НАЛИЧИЕ КОНФЛИКТА.

4. ДОГОВОРИТЕСЬ О ПРОЦЕДУРЕ

5. ОПРЕДЕЛИТЕ ГРАНИЦЫ КОНФЛИКТА. 6. ИССЛЕДУЙТЕ ВОЗМОЖНЫЕ ВАРИАНТЫ РЕШЕНИЯ. «мозговой атаки»: взаимопониманию 7. ДОБЕЙТЕСЬ СОГЛАШЕНИЯ. 8. УСТАНОВИТЕ СРОК РЕШЕНИЯ. 9. ВОПЛОЩАЙТЕ ПЛАН В ЖИЗНЬ. Во всех конфликтных ситуациях, прежде чем принимать решительные меры, необходимо выяснить позиции обеих сторон, т.е. на чем они настаивают. Затем выявить их намерения, цели, интересы. Позиция — это то, что вам предлагают, а интересы — это то, чего оппонент хочет достичь в итоге. Нужно также попытаться понять причины возбужденного состояния собеседника и постараться успокоить его. Только затем можно приниматься за прояснение зашедшей в тупик ситуации путем постановки уточняющих вопросов в возможно более вежливой и тактичной форме, например: «Прошу простить мою невнимательность, но я не совсем уяснил вашу точку зрения. Не могли ли вы ее уточнить в более популярной форме?» Следующий шаг — уяснение того, что имеется общего в интересах сторон. Если позиции несовместимы, то позиционную борьбу можно разрешить разными способами: — искать третий вариант (позицию), который устроил бы обе стороны и удовлетворил их интересы. — одной стороне следует пойти на компромисс, но при этом она получает дополнительные льготы (компенсацию). В случае, если позиционная борьба принимает острые формы, следует отойти от своей позиции и постараться убедить оппонента, что любая позиция — это только один из возможных путей решения проблемы.

4. Обработка входящих документов

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступаю­щая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку .Сотрудник экс­педиции прежде всего проверяет правильность доставки коррес­понденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все кон­верты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»).

Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регист­рации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регист­рации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрацион­ный штамп, содержащий название организации, дату поступле­ния документа, его номер. Регистрационные сведения оформля­ются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то ре­гистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Ре­гистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или кар­точки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота (500—600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недоста­ток — возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Журна­лы (карточки) включают следующие графы: индекс (номер) до­кумента; дата документа; автор (внешняя организация); краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Органи­зация по своему усмотрению может выбирать оптимальный со­став регистрационных граф.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

1. руководителям организации — для обязательного рассмот­рения;

2. структурным подразделениям — для исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими подразделе­ниями, размножаются и передаются одновременно всем испол­нителям.

При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

1. вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);

2. важность содержания документа;

3. сложность и новизну поставленных вопросов;

4. срочность исполнения документа.

Руководству, как правило, направляются документы, полу­ченные из администрации президента, правительственных орга­нов, органов представительной и исполнительной власти, доку­менты вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руково­дителя предприятия в структурные подразделения или сразу ис­полнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определя­ет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и ус­танавливает реальные сроки исполнения. Эти указания офор­мляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секре­тарем-референтом в регистрационный журнал и служат осно­ванием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передается исполните­лю и находится у него в работе до окончательного решения воп­роса. Когда работа над документом завершена (выполнено зада­ние, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направ­лении в дело. После этого документ вместе с копией ответа пе­редается секретарю-референту для подшивки в дело.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения: При переда­че документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

5. Стадии процесса систематического запоминания

Произвольное систематическое запоминание называется заучиванием. Запоминание может быть различным по качеству. Скорость, полнота, точность и прочность - об этих характеристиках запоминания можно судить по воспроизведению закрепленного материала. Главное средство запоминания - воспроизведение, выступающее в форме пересказа самому себе. Воспроизведение, особенно своими словами, улучшает понимание материала. На основе известной информации о произвольном смысловом запоминании можно сформулировать некоторые практические рекомендации по улучшению памяти. 1. Огромную роль в процессах запоминания и воспроизведения играет речь, следовательно, то, что мы можем выразить словами, обычно запоминается легче и лучше, чем то, что может воспроизводиться зрительно или на слух.

2. Если предметом запоминания является текст, то наличие заранее продуманных и четко сформулированных к нему вопросов, ответы на которые могут быть найдены в процессе чтения текста, способствует его лучшему запоминанию.

3. Поскольку от внимания к материалу непосредственно зависит его запоминание, то любые приемы, позволяющие управлять вниманием, могут оказаться полезными и для запоминания. 4. На вспоминание материала влияют и связанные с ним эмоции. 5. Привычка к осмысленному восприятию материала также связана с улучшением памяти. Далее рассмотрим некоторые конкретные приемы улучшения памяти, подходящими любому здравомыслящему человеку. Чтобы что-либо запомнить быстро и качественно (надолго), рекомендуется в отношении материала выполнить следующую последовательность действий (запомнить-представить предмет)

6. Формирование дел

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства,

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

 

7. Основные этические принципы деловых взаимоотношений руководителя

Слово «этикет» означает установленный порядок поведения в определенной социальной сфере. Этикет представляет собой сис­тему детально разработанных правил учтивости, включающих формы знакомства, приветствия и прощания, выражения благо­дарности и сочувствия, культуру речи и умение вести беседу, правила поведения за столом, поздравления, подарки и т.д. Все эти ситуации в деловом этикете дополняются правилами пове­дения при устройстве на работу и перемене места работы, пра­вилами обращения начальника с подчиненными, правилами разговора по служебному телефону, деловой переписки, оформ­ления интерьера офиса, отношения мужчин и женщин в про­цессе делового общения.

В организации деловой этикет зависит от того, какой стиль делового общения и руководства (авторитарный, демократиче­ский, либеральный или попустительский) характерен для дело­вого общения в организации в целом, а также от деятельности организации, от вкусов ее руководства и от традиций.

Рекомендации по этике руководства

-Руководитель дол­жен совершенно четко отдавать себе отчет в том, что права и власть даются ему для наилучшего выполнения своих обязанностей.

-Руководитель должен уважительно относиться к подчиненным, к их мнению.

-Руководитель обязан и критиковать подчиненных, но делать это необходимо в корректной форме, не задевая их человече­ского достоинства.