Лабораторная работа_5_Исп_шабл_созд_форм_WORD7

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ. СОЗДАНИЕ ФОРМ

Цель: освоить основные технологии разработки шаблонов, их электронных форм и создание на основе шаблонов печатных документов.

Теоретические сведения

При создании различных по назначению документов необязательно проводить работу по их форматированию, поскольку текстовый процессор предоставляет библиотеку различных шаблонов, облегчающих создание документов, содержащих определенный текст и форматирование.

Диалоговое окно Создание документа (кнопка Office / Создать)

предоставляет шаблоны различных установленных шаблонов различных документов, таких как письма, факсы, отчеты и т.п. При создании документа на основе готового шаблона достаточно указать тип выбранного шаблона, затем заполнить поля актуальной информацией. Например, для создания факсимильного сообщения на основе имеющегося шаблона, достаточно вызвать окно Создание документа, выбрать вкладку Установленные шаблоны и указать соответствующий замыслу шаблон, например: Стандартный факс. Теперь остается только ввести в поля фактические данные по имеющимся подсказкам.

В принципе любой документ может быть превращен в шаблон, но его следует сохранить в формате .dot командой Office / Сохранить как… / Шаблон Word. Шаблон может быть сохранен в любой папке, но Word сохраняет свои шаблоны в специальных папках.

При создании документа на основе шаблона документ должен быть сохранен в формате .doc (командой Файл/Сохранить как…/Документ Word), в противном случае, используемый шаблон будет изменен (т.е. будет иметь расширение .dot).

При наличии интернета с помощью опций группы Microsoft Office Online диалогового окна Создание документа (кнопка Office / Создать)

можно загрузить шаблоны для создания различной печатной продукции (календари, визитные карточки, приглашения, открытки и многое другое!).

При создании нового документа Word совсем не обязательно проделывать всю работу по форматированию. Шаблоны облегчают создание документов, содержащих определенный текст, форматирование, пользовательские панели инструментов, макросы и прочие элементы.

Шаблон - служебный файл с расширением .dot, который содержит информацию о структуре и оформлении документа конкретного типа: фрагменты стандартного текста, стили, элементы автотекста и др.

Вкомплект поставки Word входят десятки шаблонов, которые могут быть использованы для создания документов различных типов. Все встро-

енные шаблоны находятся в папке Windows / Application Data / Microsoft /

Шаблоны. Для доступа к набору имеющихся шаблонов, надо вызвать диалоговое окно Создание документа, выбрав команду Office / Создать.

Вданном диалоговом окне содержится несколько вкладок, группирующих шаблоны по категориям (заголовки вкладок).

Для создания документа на основе имеющегося шаблона необходимо выбрать необходимый шаблон и установить переключатель Документ в группе Создать. После этого в окне документа откроется шаблон с уже размеченными полями и заголовками, определяя которые можно создать свой документ.

Для создания шаблона необходимо выполнить аналогичные операции, установив в группе Создать переключатель Шаблон. В данном случае

вокне документа будет открыт пустой документ (или шаблон, который вы

хотите изменить), имеющий расширение .dot. После внесения необходимых настроек нужно сохранить файл в папке Шаблоны (устанавливается автоматически) и готовый шаблон будет добавлен в выбранную категорию (выбирается при открытии диалогового окна Создание документа).

Большинство предопределенных шаблонов содержат форматированный текст, например, заголовки и графические элементы факсов, служебных записок, писем и прочих документов. Наибольший интерес представляют поля форм, которые значительно облегчают ввод данных.

Форма предназначена для сбора данных, получаемых от пользователей посредством заполнения полей данных, помеченных подписями. Процесс построения формы заключается в создании и размещении этих полей и подписей. Word позволяет создавать три вида форм:

1.Печатные формы, распространяемые на бумаге и заполняемые от руки (бланки).

2.Электронные формы, распространяемые в виде документов Word и заполняемые на экране (при необходимости могут быть распечатаны как сами формы целиком, так и данные форм).

3.Web-формы, публикуемые на узлах WWW и заполняемые в окне

браузера.

Создание форм, заполняемых в приложении Word

Используя шаблон, можно включить элементы управления содержи-

мым и пояснительный текст в приложение Microsoft Office Word 2007, чтобы быстро и без труда создать форму, которую можно отправить пользователям для заполнения с помощью приложения Office Word 2007. В расширенном сценарии любые элементы управления содержимым, добавляемые к форме, также могут быть связаны с данными.

2

С помощью типового шаблона можно также создать форму. Многие шаблоны доступны на веб-узле Microsoft Office Online.

Примечание. С помощью элементов управления содержимым можно распечатать форму в приложении Office Word 2007, но поля вокруг элементов управления содержимым распечатаны не будут.

Создание формы

Шаг 1: настройка приложения Word для создания форм

1.Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт

Параметры Word.

2.Нажмите кнопку Основные.

3.Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте,

а затем нажмите кнопку OК.

Шаг 2: открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма

1.Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите ко-

манду Создать.

2.В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.

3.Дважды щелкните Обычный, затем щелкните Шаблон или Доку-

мент в области Создание.

4.Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите ко-

манду Сохранить как.

5.В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона или документа, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Шаг 3: добавление элементов управления содержимым в форму

Создайте форму, создав вначале ее макет, или воспользуйтесь существующей формой как руководством. В форму можно добавить элементы управления содержимым, таблицы и другие графические элементы.

На вкладке Разработчик в группе

Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, а затем щелкните

место, куда необходимо вставить элемент управления. Выполните любое из следующих действий.

Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст

1.На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Форматированный текст или или Текст.

Вставка раскрывающегося списка, ограничивающего доступный выбор заданными вариантами

1.На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список.

3

2.Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Раз-

работчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

3.Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающе-

гося списка нажмите кнопку Добавить.

4.Введите значение в окне Краткое имя, например Да, Нет или Воз-

можно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в

раскрывающемся списке.

Шаг 4: установка или изменение параметров элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, в элементе управления «Выбор даты» предлагаются необходимые варианты отображения формата даты.

1.Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления содержимым, который необходимо изменить.

2.Выберите команду Свойства, а затем измените необходимые свойства.

Шаг 5: добавление в форму пояснительного текста

Пояснительный текст может сделать создаваемую и распространяемую форму более удобной в использовании. Можно изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.

1.На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.

2.Щелкните элемент управления содержимым, где необходимо изменить замещающий пояснительный текст.

3.Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

4.Если необходимо скрыть элемент управления содержимым, когда кто-либо вводит в собственное содержимое данные для замещения пояснений в элементе управления «Форматированный текст» или «Текст», нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управле-

ния, а затем установите флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого.

5.На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Примечание. Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редакти-

ровать, если необходимо, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

4

Добавление защиты в форму

Имеется возможность защитить отдельные элементы управления содержимым в шаблоне, чтобы предотвратить удаление или редактирование определенного элемента управления или группы элементов управления, либо можно защитить все содержимое шаблона паролем. Нужно проверить форму прежде, чем распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.

Защита частей формы

1.Откройте форму, которую необходимо защитить.

2.Выделите элемент управления содержимым или группу

элементов управления, изменения которой необходимо ограничить.

Для группировки нескольких элементов управления, выделите их с нажав клавишу SHIFT и щелкая по каждому элементу, который нужно сгруппировать. На вкладке Разработчик, в груп-

пе Элементы управления нажмите Группа, а затем нажмите Группа

3.На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

4.В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в

группе Блокировка выполните любое из следующих действий.

Установите флажок Элемент управления содержимым нель-

зя удалить, который разрешает редактирование элемента управления содержимым, но запрещает удаление элемента управления содержимым из шаблона или документа, основанного на шаблоне.

Установите флажок Содержимое нельзя редактировать, ко-

торый разрешает удаление элемента управления, но запрещает

редактирование содержимого в элементе управления. Защита всего содержимого формы

1.Откройте форму, которую необходимо защитить.

2.На вкладке Разработка в группе Защита выберите команду Защи-

тить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование.

3.В области задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

4.В списке ограничений редактирования выберите пункт Ввод данных в поля форм.

5.В группе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту.

6.Для назначения для документа пароля, чтобы только знающие его пользователи могли удалить защиту, введите пароль в окне Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

5

Важно. Если пароль не используется, изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный па-

роль: House27. Пароли должны состоять не менее чем из 8 символов. Рекомендуется использовать фразу-пароль, состоящую из 14 или более символов.

Важно помнить свой пароль. Если вы забыли пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Записывайте пароли и храните в безопасном месте отдельно от данных, для защиты которых они используются.

Создание контрольного списка в приложении Word

Если нужен контрольный список, который можно распечатать, создайте список, в котором у каждого элемента имеется окно, где на бумаге можно поставить галочку. Также можно создать контрольный список и помечать элементы в электронном виде, открыв документ в приложении

Word.

Создание контрольного списка для печати

Если необходимо создать контрольный список для работы на бумаге, можно создать список, использующий в качестве маркера символ окна. Можно выбрать множество вариантов видов окон.

Способ создания списка зависит от того, содержит ли уже документ маркированные списки с различными маркерами.

Если документ еще не содержит несколько разных типов маркеров, можно создать маркированный список с помощью пользовательского формата маркера.

Если документ уже содержит несколько форматов маркеров, можно предотвратить изменение существующих маркеров, вставив в таблицу новый список.

Создание маркированного списка с пользовательскими маркерами

1.Введите элементы списка.

2.Выделите список.

3.На вкладке Начальная страница в группе Абзац щелкните стрелку рядом с командой Маркированный список.

4.Нажмите кнопку Определение нового маркера.

5.Нажмите кнопку Символ.

6.В окне Шрифт щелкните шрифт символа, установленный на компьютере, например Wingdings.

6

7.Просмотрите список доступных символов, а затем дважды щелкните символ окна, которое необходимо использовать, например «открытое окно» ( ) или «трехмерное окно» ( ).

Создание таблицы для предотвращения изменения существующих маркеров

Шаг 1: создание таблицы

1.На вкладке Вставка в группе Таблицы щелкните Таблица.

2.Нажмите кнопку Вставить таблицу.

3.В окне Число столбцов введите 2.

4.В окне Число строк введите необходимое число строк. На каждый элемент списка нужна одна строка.

5.Нажмите кнопку ОК.

Шаг 2: вставка полей флажков и текста

1.Щелкните верхнюю левую ячейку.

2.На вкладке Вставка в группе Символы выберите команду Символ, а затем выберите в списке пункт

Дополнительные символы.

3.Перейдите на вкладку Символы.

4.В окне Шрифт щелкните шрифт символа, установленный на компьютере, например Wingdings.

5.Просмотрите список доступных символов, а затем дважды щелкните символ окна, которое необходимо использовать, например «открытое окно» ( ) или «трехмерное окно» ( ).

6.Нажмите кнопку Закрыть.

7.Щелкните другую ячейку, куда необходимо вставить окно, а затем используйте клавиши CTRL+Y.

8.После вставки окна для каждого элемента щелкните верхнюю правую ячейку и введите текст для первого элемента. Повторите этот шаг для каждого элемента списка.

Шаг 3: отработка макета

Несмотря на то, что для размещения списка используется таблица, можно отрегулировать ее разбивку так, чтобы столбец, содержащий окна флажков, не был слишком широким, а текст был выровнен в сторону окон флажков. Возможно, нет необходимости применять границы, которые приложение Word обычно создает вместе с таблицей. Чтобы внести эти корректировки, выполните следующие действия.

1.Щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите команду Ав-

топодбор, а затем команду Автоподбор по содержимому.

2.Щелкните правой кнопкой мыши таблицу, выберите команду Свойства таблицы, а затем перейдите на вкладку Таблица.

7

3.Нажмите кнопку Параметры, а затем в окнах левое и правое введите число, задающее величину минимального интервала между окном флажка и текстом, например 4,9 мм, а затем нажмите кнопку OК.

4.На вкладке Таблица нажмите кнопку Границы и заливка, а затем перейдите на вклад-

ку Граница.

5.В группе Тип нажмите кнопку Нет, а затем

— кнопку OК.

Примечание. После удаления границ будет отображаться серая сетка. Это сетка таблицы, которая не будет распечатана. Если необходимо скрыть сетку вовсе, нажмите кнопку Отобразить сетку в группе Таблица вкладки

Макет группы Работа с таблицами.

Создание контрольного списка, который можно отмечать в приложении Word

Чтобы использовать окна, которые можно отмечать в приложении Word, необходимо вставить в документ поле формы флажка. Лучше всего, если для выравнивания флажков с текстом используется таблица — следовательно, на первом шаге должна быть создана таблица. После создания таблицы флажки можно вставлять в один столбец, а текст

— в другой. Затем макет можно улучшить. Чтобы отмечать элементы, форму необходимо заблокировать. Результат показан на рисунке.

Шаг 1: создание таблицы

1.На вкладке Вставка в группе Таблицы щелкните Таблица.

2.В окне Число столбцов введите 2.

3.В окне Число строк введите необходимое число строк. На каждый элемент списка нужна одна строка.

Не беспокойтесь о размере столбцов или границах таблицы. Все это настраивается позднее.

Шаг 2: вставка окон флажков и текста

Чтобы вставить окна, которые можно отмечать, необходимо воспользоваться вкладкой Разработчик.

Отображение вкладки «Разработчик»

1.Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт

Параметры Word.

2.Нажмите кнопку Основные.

3.Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте.

Установка флажков

8

1.Щелкните левую верхнюю ячейку в созданной таблице.

2.На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Прежние средства.

3.В группе Формы предыдущих версий нажмите кнопку Флажок

Примечание. Если окно флажка имеет серый фон, нажмите кнопку

Инструменты из предыдущих версий в группе Элементы управления, а затем нажмите кнопку Изменение затенения полей формы, чтобы удалить серую заливку.

4.Щелкните другую ячейку, где необходимо вставить окно флажка, а затем используйте клавиши CTRL+Y.

5.После вставки окна флажка для каждого элемента щелкните верхнюю правую ячейку и введите текст для первого элемента. Повторите этот шаг для каждого элемента списка.

Шаг 3: отработка макета

Несмотря на то, что для размещения списка используется таблица, можно отрегулировать ее разбивку так, чтобы столбец, содержащий окна флажков, не был слишком широким, а текст был выровнен в сторону окон флажков. Возможно, нет необходимости применять границы, которые приложение Word обычно создает вместе с таблицей. Чтобы внести эти корректировки, выполните следующие действия.

1.Щелкните правой кнопкой мыши таблицу, выберите команду Авто-

подбор, а затем команду Автоподбор по содержимому.

2.Щелкните правой кнопкой мыши таблицу, выберите команду Свойства таблицы, а затем перейдите на вкладку Таблица.

3.Нажмите кнопку Параметры, а затем в окнах левое и правое введите число, задающее величину минимального интервала между окном флажка и текстом, например 4,9 мм, а затем нажмите кнопку OК.

4.На вкладке Таблица нажмите кнопку Границы и заливка, а затем перейдите на вкладку Граница.

5.В группе Тип нажмите кнопку Нет, а затем — кнопку OК.

Примечание. После удаления границ будет отображаться серая сетка.

Это сетка таблицы, которая не будет распечатана. Чтобы скрыть сетку таблицы на экране, перейдите на вкладку Макет в группе Работа с таблицами, а затем в группе Таблица нажмите кнопку Отобразить сетку.

Шаг 4: блокировка формы

Чтобы отмечать элементы путем установки флажков, необходимо заблокировать форму. Однако если форма заблокирована, в текст или макет нельзя вносить изменения, поэтому убедитесь в том, что блокировка формы выполняется в последнюю очередь.

Примечание. Если в списке необходимо проверить орфографию, необходимо запустить проверку орфографии в документе до блокировки формы.

9

При необходимости редактирования документа можно очень просто разблокировать форму. Только не забудьте снова заблокировать ее, чтобы можно было устанавливать флажки.

Блокировка формы

1.Убедитесь в том, что не используется режим конструктора, путем на-

жатия кнопки Режим конструктора

вгруппе Элементы управления на вкладке Разработчик.

2.На вкладке Разработка в группе Защита выберите команду Защи-

тить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование.

3.В области задач Защитить документ в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

4.В списке ограничений редактирования выберите пункт Ввод данных

вполя форм.

5.В группе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту.

6.Для назначения пароля для документа, чтобы только пользователи, знающие его, могли удалить защиту, введите пароль в окне Новый

пароль (необязательно), а затем подтвердите пароль.

Важно. Если пароль не используется, изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

Разблокировка формы

1.На вкладке Разработка в группе Защита выберите команду Защи-

тить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование.

2.В области задач Защитить документ нажмите кнопку Отключить защиту.

Примечание. Если для защиты документа используется пароль, его следует ввести до снятия защиты.

10