8.5. Средства автозамены, проверка правописания
При создании новых документов могут также использоваться специальные шаблоны - мастера, обеспечивающие настройку создаваемых документов в процессе диалога с пользователем.
В текстовом процессоре Word существует следующий способ быстрой вставки часто используемой текстовой или графической информации в документ, основанный на использовании Автозамены.
С кнопки OFFICE можно вызвать диалоговое окно Параметры Word , а в нем сделать настройки исправления и форматирования текста, используя диалоговое окно Параметры Автозамены (рис. 8.10).
Рис. 8.10. Диалоговое окно команды Параметры Word- Параметры Автозамены.
Используя диалоговое окно Автозамена ранее созданные элементы (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т.д.) могут быть многократно автоматически вставлены в документ (рис. 8.11).
По этой команде также может производиться расшифровка аббревиатур и автоматическое исправление наиболее типичных опечаток. В диалоговом окне команды можно:
создать, применить, удалить элемент автозамены;
использовать автозамену в процессе набора текста;
выполнить общую настройку преобразования текста, используя соответствующие флажки в верхней части диалогового окна.
Рис. 8.11. Диалоговое окно команды Автозамена.
Текст документа Word может быть проверен на правильность правописания на нескольких десятках языков. Перечень языков устанавливается командой Выбрать язык вкладки РЕЗЕНЗИРОВАНИЕ группы Правописание (рис. 8.12).
Рис. 8.12. Диалоговое окно команды Язык.
Имеется возможность проверять тексты на наличие в них орфографических и грамматических ошибок. Проверку правописания можно производить непосредственно при вводе текста или в ранее введенных текстах. Для автоматической проверки правописания при вводе текста следует настройку исправления и форматирования текста в диалоговом окне команды Параметры Word кнопки OFFICE (рис. 8.13). Проверка правописания в выделенном фрагменте ранее введенного текста выполняется командой Правописание вкладки РЕЗЕНЗИРОВАНИЕ.
При проверке правописания Word подчеркивает красной волнистой линией возможную орфографическую ошибку, зеленой волнистой линией - возможную грамматическую ошибку (рис. 8.14).
Рис. 8.14. Диалоговое окно команды Правописание.
Основная работа ведется в диалоговом окне команды Правописание с помощью кнопок. Пользователь может пропустить слово, заменить его одним из слов, содержащихся в поле Варианты, добавить это слово в пользовательский словарь, добавить его в список автозамены для автоматического исправления ошибок и т.д.
Настройка параметров проверки правописания (установка нужных флажков в диалоговом окне, вызываемом нажатием кнопки Параметры в окне Правописание) позволяет добиться оптимального соотношения между строгостью и скоростью проверки. При проверке правописания Word подчеркивает красной волнистой линией возможную орфографическую ошибку, зеленой волнистой линией - возможную грамматическую ошибку.
8.6 Технология создания, открытия и сохранения документов
После загрузки текстового процессора появляется окно с именем Документ1, в которое можно вводить текст нового документа. Для создания очередного нового документа можно выполнить команду Создать кнопки OFFICE или нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. При этом использование команды Создать позволяет создать разнообразные виды документов по готовым шаблонам, предлагаемым в диалоговом окне.
В Word имеется несколько десятков стандартных шаблонов (файлы с расширением .dotx) для создания самых разнообразных текстовых документов (рис.8.15). Некоторые шаблоны могут быть легко модернизированы или сконструированы заново с помощью Мастера шаблонов.
Рис. 8.15. Диалоговое окно команды Создание документов.
Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Конец одного и начало другого абзаца задаются нажатием клавиши Enter. Переход на новую строку не прерывая абзаца можно осуществить нажатием комбинации клавиш Shift+Enter.
Для начала работы с уже существующим документом его следует открыть, т.е. переписать файл этого документа в оперативную память компьютера и вывести его на экран в соответствующее окно.
Документ можно открыть:
непосредственно из кнопки OFFICE, если файл этого документа находится в списке документов, с которыми работал Word (рис. 8.16);
командой Открыть кнопки OFFICE с последующем выбором нужного файла в диалоговом окне и возможным его предварительным просмотром;
при помощи комбинации клавиш Ctrl+О;
с помощью кнопки Открыть, расположенной на Панели быстрого доступа.
Рис. 8.16. Кнопка OFFICE – последние документы.
По умолчанию в диалоговом окне появляются имена всех вложенных папок и имена всех файлов с расширением .docx. Можно открывать файлы документов, сохраненные в других форматах выбирая нужные форматы по раскрывающемуся списку Тип файла. В поле Имя файла можно указать спецификацию или приблизительное имя файла с использованием символов шаблона * и ?. В случае, если имя файла неизвестно, его можно попытаться найти по дате создания или последнего изменения или некоторым другим признакам. Для этого в диалоговом окне открытия документа следует открыть раскрывающийся список Сервис и выбрать там опцию Найти.
Периодическое и окончательное сохранение документов Word имеет несколько основных режимов:
сохранение файла с заданием его имени и места сохранения, а также копии документа в разных форматах - команда Сохранить как кнопки OFFICE;
сохранение файла с прежней спецификацией - команда Сохранить кнопки OFFICE;
автосохранение.
Рис. 8.17. Кнопка OFFICE – команда Сохранить как.
В режимах Сохранить и Сохранить как документы Word сохраняются со стандартным расширением .docx. Дополнительные режимы и условия сохранения файлов задаются в диалоговом окне Параметры Word – Сохранение- Настройка сохранения документов (рис. 8.18).
Word позволяет сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. В диалоговом окне команды Сохранить как в списке Тип файла можно выбрать тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных.
Рис. 8.18. Диалоговое окно Параметры Word – Сохранение- Настройка сохранения документов